Conflit déclaration et règlement de copropriété

Par Muriel Druart, directrice, service client

Un conflit déclaration et règlement de copropriété peut compliquer une décision pourtant courante. Le problème touche souvent les animaux, les rénovations, le stationnement, le bruit ou l’utilisation des parties communes. Dans une copropriété divise, la réponse dépend de la nature exacte des documents et des règles du Code civil du Québec.

Le terme « règlement » porte parfois à confusion. Le règlement de l’immeuble constitue normalement l’une des parties de la déclaration de copropriété, aussi appelée DCV. Un syndicat peut également adopter des modifications, des politiques administratives ou des résolutions après la publication de la déclaration.

Ces documents n’ont pas tous la même portée. Avant d’imposer une sanction ou de refuser une demande, le conseil d’administration doit donc retracer l’origine de la règle concernée.

La déclaration de copropriété contient trois parties

Selon le Code civil du Québec, la déclaration de copropriété comprend l’acte constitutif, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions. Ces trois parties forment un ensemble, mais elles remplissent des fonctions distinctes.

L’acte constitutif définit notamment la destination de l’immeuble, des parties privatives et des parties communes. Il précise aussi les droits de vote, la valeur relative des fractions et certaines responsabilités du syndicat. Ses dispositions structurantes ne peuvent généralement pas être contournées par une simple résolution du CA.

Le règlement de l’immeuble encadre plutôt la jouissance, l’usage et l’entretien des espaces. Il peut traiter du bruit, des animaux, des déménagements, des balcons ou de l’accès à une piscine. Il comprend également des règles relatives à l’administration courante de la copropriété.

Enfin, l’état descriptif identifie les fractions, les droits réels et les numéros cadastraux. Il permet notamment de distinguer les parties communes des parties privatives. Cette distinction devient déterminante lorsqu’un copropriétaire souhaite effectuer des travaux.

Le RGCQ publie aussi des ressources permettant aux administrateurs de mieux comprendre ces documents. Elles complètent utilement la lecture de la DCV, sans remplacer une opinion juridique adaptée.

Quel document prévaut en cas de contradiction?

La première règle consiste à respecter les lois applicables. Une clause de la déclaration ou un règlement incompatible avec une disposition impérative du Code civil peut être inopposable. L’ancienneté d’une clause ne suffit donc pas à confirmer sa validité.

À l’intérieur de la DCV, l’acte constitutif établit le cadre fondamental de la copropriété. Le règlement de l’immeuble doit être interprété en cohérence avec ce cadre. Une règle d’usage ne devrait pas modifier indirectement la destination de l’immeuble ou les droits fondamentaux attachés aux fractions.

Une modification valablement adoptée peut toutefois remplacer une disposition antérieure portant sur le même objet. Il faut vérifier la compétence de l’organe décisionnel, la majorité applicable et les formalités de conservation ou de publication.

Une politique interne ne devient pas prioritaire simplement parce qu’elle est récente. Par exemple, le CA peut encadrer la réservation d’une salle commune. Il ne peut pas retirer un droit prévu par la déclaration sans suivre le processus de modification applicable.

Le rôle de la date et des formalités

La date d’adoption aide à déterminer quelle version était en vigueur lors d’un événement. Elle ne règle cependant pas tout. Une décision récente, mais adoptée par la mauvaise instance, demeure contestable.

Les modifications à l’acte constitutif ou à l’état descriptif exigent normalement des formalités plus importantes. Selon leur nature, un acte notarié et une publication au registre foncier peuvent être nécessaires. Les modifications au règlement de l’immeuble doivent notamment être consignées au registre tenu par le syndicat afin de devenir opposables selon les règles applicables.

Un PV d’AGA constitue une preuve de la décision prise. Il ne remplace pas automatiquement l’acte de modification, son dépôt ou sa publication. Le syndicat doit conserver la résolution, les résultats du vote et la version consolidée du document.

Comment résoudre un conflit documentaire

Le CA devrait éviter une interprétation improvisée pendant une assemblée ou dans un échange de courriels. Une démarche documentée réduit les décisions contradictoires et facilite les communications avec les copropriétaires.

1. Définir précisément le différend. Il faut identifier la conduite, les travaux ou le droit contesté, sans résumer le problème à une opposition personnelle.
2. Rassembler toutes les versions. La déclaration publiée, ses amendements, le registre, les PV et les résolutions pertinentes doivent être comparés.
3. Qualifier chaque disposition. Le CA doit déterminer si la règle relève de l’acte constitutif, du règlement ou d’une politique administrative.
4. Vérifier l’autorité décisionnelle. Une résolution du CA ne peut dépasser les pouvoirs accordés par la loi et la DCV.
5. Contrôler les majorités et formalités. Les articles 1096 à 1098 C.c.Q. prévoient différentes majorités selon la décision envisagée.
6. Consigner l’analyse. Le PV devrait présenter la décision, ses motifs et les documents examinés, sans divulguer un avis juridique confidentiel.
7. Obtenir un avis professionnel au besoin. Un notaire ou un avocat en copropriété peut évaluer la validité et l’opposabilité d’une clause.

La consultation de l’OACIQ peut aussi éclairer les obligations documentaires lors de la vente d’un condo. Une règle ambiguë ou un registre incomplet risque d’occasionner des questions au moment d’une transaction.

Exemple concernant des rénovations

Supposons qu’un règlement autorise certains revêtements de plancher dans une partie privative. Une politique récente du CA exige ensuite une insonorisation différente, sans modification formelle de la DCV. La politique peut préciser une procédure ou une preuve technique raisonnable, mais elle ne peut pas nécessairement abolir l’autorisation existante.

Le CA doit alors examiner la destination de l’immeuble, les normes acoustiques prévues et les pouvoirs accordés par la déclaration. Il doit aussi déterminer si les travaux touchent une partie commune, même située à l’intérieur du condo. Lorsque les travaux relèvent de la construction, le répertoire et les renseignements de la Régie du bâtiment du Québec peuvent aider à vérifier les obligations applicables.

Prévenir les conflits dans la gestion du syndicat

Une version consolidée de la déclaration facilite la consultation, mais elle doit distinguer clairement le texte publié des modifications au règlement. Chaque changement devrait indiquer sa date d’adoption, sa date de dépôt et l’organe décisionnel concerné.

Le syndicat gagne aussi à tenir un registre structuré. Celui-ci comprend notamment la DCV, les modifications, les PV, les contrats, les états financiers, le carnet d’entretien et les études du fonds de prévoyance. Une gestion documentaire cohérente soutient autant le CA que les copropriétaires.

Avant chaque AGA, les administrateurs devraient vérifier si une proposition modifie réellement un droit. Une décision présentée comme une simple procédure peut parfois toucher la destination ou l’usage d’une fraction. Le seuil de vote et les formalités doivent alors être réévalués.

La gestion administrative de multiRent peut soutenir la préparation des assemblées, la tenue des registres et le suivi des résolutions. Cette organisation ne remplace pas le conseil juridique, mais elle aide le syndicat à conserver une chaîne documentaire claire.

Questions fréquentes

Le CA peut-il adopter seul un nouveau règlement?

Le CA peut prendre des mesures relevant de ses pouvoirs de gestion et appliquer les règles existantes. Il ne peut toutefois pas modifier seul une disposition lorsque la loi ou la DCV exige un vote des copropriétaires. Le contenu réel de la décision compte davantage que son titre.

Un règlement ancien demeure-t-il valide?

Il peut demeurer applicable s’il n’a pas été remplacé et respecte les dispositions impératives actuelles. Son ancienneté n’établit toutefois ni sa validité ni son opposabilité. Les modifications publiées ou déposées depuis son adoption doivent être vérifiées.

Un copropriétaire peut-il contester une règle incohérente?

Oui, selon les circonstances. Il devrait demander le texte applicable, la résolution d’adoption et les motifs du syndicat. Une consultation juridique permet ensuite d’évaluer les recours, les délais et l’opportunité d’une médiation.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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