Retenues impayées : responsabilité des administrateurs
À jour au 2026-10-07. Un syndicat de copropriété divise qui emploie du personnel doit effectuer et remettre différentes retenues à la source. Cette obligation peut concerner un concierge, un responsable de l’entretien ou un employé administratif.
Un défaut de remise expose d’abord le syndicat aux intérêts, pénalités et démarches de recouvrement. Dans certaines circonstances, les autorités fiscales peuvent aussi rechercher personnellement les administrateurs. La responsabilité administrateurs retenues à la source syndicat copropriété mérite donc une surveillance active du conseil d’administration.
Cette responsabilité n’est toutefois ni automatique ni identique dans chaque dossier. Les faits, les périodes visées, les recours exercés contre le syndicat et la diligence du CA doivent être analysés.
Quelles obligations fiscales concernent le syndicat employeur?
Dès qu’il verse un salaire, le syndicat doit déterminer les retenues applicables et ses cotisations d’employeur. Il doit ensuite produire les déclarations requises et remettre les sommes dans les délais prévus. Revenu Québec présente ces responsabilités dans son dossier sur les retenues et cotisations.
Les sommes en cause peuvent notamment comprendre l’impôt québécois retenu, les cotisations au Régime de rentes du Québec et au Régime québécois d’assurance parentale. D’autres obligations provinciales ou fédérales peuvent s’ajouter selon la situation. Les administrateurs devraient valider le traitement avec le responsable de la paie et le professionnel comptable du syndicat.
Le CA doit également vérifier si une personne présentée comme travailleuse autonome est réellement un fournisseur indépendant. Une mauvaise qualification peut entraîner une réclamation rétroactive de retenues et de cotisations. La méthode de calcul des retenues et cotisations devrait être documentée dans les dossiers financiers.
Ces obligations sont distinctes du budget courant, des frais de condo, des charges communes et des cotisations spéciales. Les sommes destinées à la paie ne devraient pas servir temporairement aux travaux, au fonds de prévoyance ou aux dépenses touchant les parties communes.
Quand un administrateur peut-il devenir personnellement responsable?
Le syndicat constitue une personne morale chargée de conserver l’immeuble et d’administrer les parties communes (cf. art. 1039 C.c.Q.). Le Code civil du Québec encadre également les devoirs de prudence, de diligence, d’honnêteté et de loyauté des administrateurs.
En matière fiscale, des règles particulières permettent aux autorités de cotiser des administrateurs pour certaines sommes que la personne morale n’a pas remises. La Loi sur l’administration fiscale prévoit le cadre québécois applicable. Des dispositions fédérales distinctes peuvent également viser les retenues administrées par le gouvernement fédéral.
La responsabilité personnelle dépend notamment du statut réel de l’administrateur pendant la période concernée. Elle peut aussi dépendre des démarches de recouvrement effectuées, de la cessation des fonctions et des moyens de défense disponibles. Une démission tardive ne fait généralement pas disparaître les gestes ou omissions antérieurs.
La diligence raisonnable comme moyen de défense
Un administrateur peut faire valoir qu’il a exercé le degré de soin, de diligence et d’habileté raisonnablement attendu dans les circonstances. Il ne suffit cependant pas d’affirmer que la trésorerie relevait du président, du trésorier, du gestionnaire ou du comptable.
Le tribunal ou l’autorité examinera les mesures concrètes prises pour prévenir le défaut. Les compétences, l’expérience, les signaux d’alarme et le contexte financier peuvent être considérés. Le bénévolat de l’administrateur n’accorde pas, à lui seul, une immunité générale.
Les situations qui devraient alerter le CA
Des salaires nets versés sans preuve des remises constituent un signal important. Il en va de même pour les avis fiscaux non déposés au registre, les rapports financiers incomplets ou les écarts répétés entre la paie et le compte bancaire.
Un manque de liquidités causé par des frais de condo insuffisants ne justifie pas de reporter les remises. Le CA devrait plutôt revoir le budget, le calendrier des cotisations et les dépenses reportables. Les décisions importantes devraient apparaître clairement au PV des réunions.
Quels contrôles le conseil d’administration devrait-il adopter?
Une gouvernance efficace repose sur des contrôles simples, récurrents et vérifiables. Le CA peut répartir les tâches, mais il conserve un devoir de surveillance. La gestion financière de multiRent peut notamment soutenir le suivi budgétaire et la présentation de rapports au conseil.
| Contrôle recommandé | Fréquence indicative | Preuve à conserver |
|---|---|---|
| Rapprocher le registre de paie et les sorties bancaires | À chaque cycle de paie | Rapport de paie et relevé bancaire |
| Vérifier les remises fiscales | Selon l’échéancier applicable | Confirmation de paiement |
| Examiner les avis des autorités | Dès leur réception | Avis, réponse et suivi écrit |
| Présenter les soldes au CA | Mensuellement | Rapport financier et PV |
| Confirmer les accès aux comptes | À chaque changement d’administrateur | Registre des accès mis à jour |
Le syndicat devrait prévoir une deuxième approbation pour les paiements sensibles. Les accès bancaires et fiscaux doivent être retirés rapidement lors d’un changement au conseil. Une copie des confirmations devrait être conservée dans un espace contrôlé par le syndicat, et non seulement dans les courriels d’une personne.
À l’AGA, les copropriétaires devraient recevoir une information financière suffisante pour comprendre les obligations courantes. La DCV peut préciser certains pouvoirs et processus internes, sans écarter les obligations fiscales imposées par la loi. Le budget doit aussi distinguer l’exploitation, le fonds de prévoyance et les dépenses liées au carnet d’entretien ou à l’EUC.
Ces contrôles complètent les pratiques de gestion administrative. Ils facilitent la continuité lorsque les administrateurs changent et réduisent la dépendance envers une seule personne.
Que faire après la découverte de retenues impayées?
Le CA devrait agir rapidement sans improviser une admission personnelle de responsabilité. Il faut d’abord établir les périodes touchées, les employés concernés, les déclarations produites et les paiements réellement effectués. Les avis, relevés et confirmations doivent être centralisés.
Une démarche structurée comprend généralement les actions suivantes :
- suspendre toute utilisation des sommes réservées aux remises;
- aviser tous les administrateurs et consigner la situation au PV;
- demander au comptable de quantifier les retenues, cotisations, intérêts et pénalités;
- communiquer avec l’autorité fiscale concernée pour connaître l’état du dossier;
- consulter rapidement un avocat ou un fiscaliste sur les risques personnels;
- corriger les contrôles de paie et établir un suivi écrit jusqu’au règlement.
Le syndicat devrait aussi vérifier ses protections d’assurance, sans présumer qu’elles couvrent une dette fiscale. Une police responsabilité des administrateurs comporte souvent des exclusions et conditions particulières. L’assureur ou le courtier doit recevoir un avis conforme au contrat.
Les travaux concernant les parties privatives, les parties communes ou le carnet d’entretien ne devraient pas masquer le problème de liquidités. Au besoin, le CA évaluera le budget et les cotisations selon la DCV et les règles applicables. Les forfaits de multiRent peuvent être examinés lorsque le syndicat souhaite structurer son administration financière.
Questions fréquentes sur la responsabilité des administrateurs
Tous les administrateurs sont-ils automatiquement responsables?
Non. Une dette du syndicat ne devient pas automatiquement celle de chaque administrateur. L’autorité fiscale doit s’appuyer sur les dispositions applicables, tandis que chaque administrateur peut présenter les faits et moyens de défense pertinents.
Le trésorier est-il le seul administrateur exposé?
Pas nécessairement. Le titre de trésorier influence les responsabilités pratiques, mais les autres membres du CA ne peuvent ignorer des signaux manifestes. Une délégation adéquate doit s’accompagner de rapports, de vérifications et d’un suivi documenté.
Une démission met-elle fin au risque?
La démission peut délimiter la période future, mais elle n’efface pas nécessairement une responsabilité liée au mandat antérieur. Sa date doit être claire, documentée et inscrite aux registres pertinents. Un conseil juridique est recommandé dès qu’une cotisation personnelle paraît possible.
Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.
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