Guide du conseil d’administration

Changer de gestionnaire de copropriété : la marche à suivre, du préavis au transfert des livres

Un contrat à relire, une résolution à adopter, un avis écrit à envoyer, des livres à récupérer. Voici l’ordre des opérations, ce que le conseil doit obtenir du gestionnaire sortant, et ce qui se passe pendant les trente jours qui suivent la signature.

Parler de votre transition 438 817-8399

Changer de gestionnaire de copropriété se fait en six étapes : relire le contrat en cours et son préavis, comparer deux ou trois propositions, faire adopter une résolution par le conseil, aviser par écrit le gestionnaire sortant, signer avec le successeur, puis transférer les livres, les fonds et les accès. Chez multiRent, la prise en charge dure 30 jours à compter de la signature.

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Quand un changement se justifie, et quand une mise au point suffit

Changer de gestionnaire demande du temps au conseil. Avant de lancer la démarche, il vaut la peine de distinguer l’irritant qui se règle en une rencontre du problème de fond qui, lui, ne se réglera pas.

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Les chiffres arrivent en retard

États financiers, conciliations bancaires et suivi du fonds de prévoyance livrés des mois après la fin de la période, ou seulement après relance. Un conseil qui ne voit pas ses chiffres ne peut pas décider.

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Les demandes restent sans suite

Des copropriétaires qui écrivent trois fois, des travaux que personne ne suit, des procès-verbaux qui tardent après l’assemblée. Quand le conseil recommence à tout relayer lui-même, le mandat ne remplit plus son rôle.

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La facturation devient illisible

Des frais ajoutés en cours d’année, des honoraires hors forfait que personne n’avait vus venir, des hausses sans explication. Ce qui se facture en sus devrait figurer au contrat, par écrit.

Une mise au point peut suffire. Un nouvel interlocuteur chez le même gestionnaire, un calendrier de reddition de comptes ou une liste écrite des points à corriger, assortie d’une date, règlent une partie des situations. Si rien ne bouge à l’échéance fixée, le conseil dispose au moins d’un dossier écrit pour la suite.

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Qui décide : le conseil d’administration ou l’assemblée ?

Le plus souvent, le conseil. Mais c’est votre déclaration de copropriété qui a le dernier mot.

Le Code civil du Québec prévoit que l’administration courante du syndicat peut être confiée à un gérant, choisi ou non parmi les copropriétaires (art. 1085 C.c.Q.). Dans la plupart des copropriétés, c’est le conseil d’administration qui retient le gestionnaire, signe son contrat et y met fin, parce que ces gestes relèvent de l’administration du syndicat.

Votre déclaration de copropriété peut toutefois en disposer autrement : certaines exigent une consultation ou un vote de l’assemblée pour nommer ou remplacer le gestionnaire. C’est le premier document à relire, avant le contrat lui-même.

Dans tous les cas, la décision se prend par résolution du conseil, consignée au procès-verbal : date de fin du mandat en cours, gestionnaire retenu, administrateur chargé du suivi. Le Code prévoit que le procès-verbal d’une décision du conseil est transmis aux copropriétaires dans les trente jours (art. 1086.1 C.c.Q.) ; autant leur expliquer le changement en même temps.

Cas particulier : la copropriété neuve. Le conseil nommé à l’assemblée qui suit la perte de contrôle du promoteur dispose de soixante jours, à compter de son élection, pour mettre fin sans pénalité à un contrat d’entretien ou de services de plus d’un an conclu auparavant par le syndicat (art. 1107 C.c.Q.). Si votre contrat de gestion date de cette époque, faites vérifier sans tarder s’il est visé et à quelle date le délai a commencé. La transition du promoteur au syndicat.

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Lire le contrat en cours avant toute chose

Le contrat signé avec le gestionnaire actuel fixe presque tout : la date à laquelle vous pouvez partir, le préavis à donner et ce que la sortie peut coûter. Cinq clauses à repérer.

Clause	Ce qu’il faut repérer	Pourquoi c’est important
Durée et échéance	La date de début, la durée et la date de fin exacte.	C’est la sortie la plus simple : ne pas renouveler à l’échéance.
Renouvellement automatique	Le contrat se reconduit-il de lui-même ? Jusqu’à quelle date peut-on s’y opposer ?	Une date manquée peut reconduire le mandat pour une période complète. Le renouvellement automatique, en détail.
Préavis de résiliation	Le délai, couramment de 30 à 90 jours, la forme exigée et le destinataire de l’avis.	Un avis envoyé hors délai ou dans la mauvaise forme peut être contesté.
Indemnité ou frais de sortie	Une pénalité, des honoraires dus jusqu’au terme, des frais de transfert des dossiers.	C’est le coût réel d’un départ en cours de contrat.
Remise des documents	La liste des pièces, leur format et le délai de remise.	Ces documents sont ceux du syndicat ; mieux vaut que le contrat dise quand et comment ils reviennent. Quand le gestionnaire tarde à les remettre.

Notre rôle s’arrête à l’administratif. Nous relevons avec vous les dates et les clauses du contrat en cours. Leur interprétation appartient à l’avocat ou au notaire du syndicat. Ce que contient un contrat de gestion.

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Les six étapes, dans l’ordre

L’ordre compte : on choisit le successeur avant d’aviser le gestionnaire sortant. Un syndicat ne devrait pas passer un seul jour sans gestionnaire ni ligne d’urgence.

Étape 1

Relire la déclaration de copropriété et le contrat

Qui décide, à quelle date le contrat prend fin, quel préavis il exige. Inscrivez les dates butoirs au calendrier du conseil.

Étape 2

Comparer deux ou trois propositions

Demandez des soumissions écrites sur la même base : services compris, ce qui se facture en sus, plan de transition daté. Les critères pour choisir un gestionnaire.

Étape 3

Adopter la résolution du conseil

Fin du mandat en cours, gestionnaire retenu, administrateur responsable de la transition. La résolution est consignée au procès-verbal.

Étape 4

Aviser par écrit le gestionnaire sortant

Dans le délai et la forme prévus au contrat, avec la date de fin et la liste des documents et des accès à remettre. Conservez la preuve d’envoi.

Étape 5

Signer le nouveau mandat et la lettre de transfert

La lettre autorise le nouveau gestionnaire à recevoir les dossiers au nom du syndicat. Fixez une seule date de bascule pour la perception et les paiements.

Étape 6

Transférer, puis informer les copropriétaires

Livres, fonds, registres et accès changent de mains. Les copropriétaires reçoivent les nouvelles coordonnées et la marche à suivre pour leurs paiements.

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Le dossier de transfert : ce que le syndicat doit récupérer

Le Code civil énumère ce que contient le registre de la copropriété (art. 1070 C.c.Q.). S’y ajoutent les livres comptables, les fonds et les accès. Demandez le tout par écrit, avec une date de remise.

Comptabilité et banque

Grand livre, balance de vérification et états financiers à la date de fin
Conciliations bancaires et relevés du compte d’exploitation et du fonds de prévoyance
Solde de chaque copropriétaire, comptes en souffrance et ententes de paiement
Factures impayées et dépôts en transit
Autorisations de prélèvement des copropriétaires

Registres et documents du syndicat

Déclaration de copropriété, règlement de l’immeuble et leurs modifications
Procès-verbaux des assemblées et du conseil, résolutions écrites
Registre des copropriétaires et description des parties privatives
Carnet d’entretien et étude du fonds de prévoyance
Plans, devis et certificats de localisation, s’ils existent

Contrats, assurances et dossiers en cours

Contrats des fournisseurs, avec leurs échéances
Police d’assurance du syndicat, sinistres ouverts et échanges avec l’assureur
Travaux en cours, soumissions reçues et retenues
Litiges, mises en demeure et dossiers confiés à un avocat
Déclarations au Registraire des entreprises et dossiers fiscaux

Accès et sécurité

Accès bancaires et liste des signataires
Portail des copropriétaires, boîtes courriel et numéros de téléphone du syndicat
Clés, puces et codes des systèmes d’accès
Comptes ouverts chez les fournisseurs et les services publics
Mots de passe changés à la date de bascule

Exigez un arrêté des comptes à la date de fin. Une conciliation bancaire et une liste des soldes des copropriétaires, établies à la date exacte du changement et transmises par écrit. C’est le point de départ de la comptabilité suivante, et la pièce qui évite les discussions six mois plus tard.

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Délais et coûts : à quoi s’attendre

Deux horloges tournent : le préavis du contrat que vous quittez, puis la prise en charge par le gestionnaire qui arrive.

Préavis au gestionnaire sortant: Celui de votre contrat, couramment de 30 à 90 jours. C’est lui qui fixe la date de départ.
Prise en charge par multiRent: 30 jours à compter de la signature, avec des jalons datés.
Coût de sortie: Ce que prévoit le contrat en cours : les honoraires jusqu’à la date de fin, parfois une indemnité ou des frais de transfert.
Frais d’entrée chez multiRent: 450 $, une seule fois. Ils couvrent la prise en charge du dossier et le transfert des livres. Montants avant taxes. TPS et TVQ s’ajoutent (14,975 %).
Durée de notre contrat: Un an, renouvelable. Les modalités de résiliation figurent au contrat et vous sont expliquées avant la signature.

Le moment le plus simple est la fin de l’exercice financier : les livres sont arrêtés à une date nette, et le nouveau gestionnaire prépare le budget suivant. Un changement en cours d’année reste tout à fait faisable, à condition d’arrêter les comptes à la date de bascule. Évitez seulement les semaines qui précèdent l’assemblée annuelle, quand les états financiers et la convocation sont en préparation.

La grille tarifaire complète, avec des exemples chiffrés

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Les pièges courants

Une transition se complique rarement à cause du droit. Elle se complique à cause d’une date manquée ou d’un accès oublié.

Ce qui protège le syndicat

Choisir le successeur avant d’aviser le gestionnaire sortant
Envoyer l’avis par écrit, dans la forme du contrat, et garder la preuve
Fixer une seule date de bascule pour la perception et les paiements
Mettre à jour les signataires bancaires le jour même
Prévenir les copropriétaires avant le premier prélèvement du nouveau gestionnaire

Ce qui complique une transition

Laisser passer la date d’opposition au renouvellement automatique
Accepter les dossiers sans conciliation bancaire à la date de fin
Suspendre les honoraires dus pour forcer la remise des documents, sans en avoir parlé à l’avocat du syndicat
Oublier les accès : portail, courriels, comptes fournisseurs, codes d’entrée
Lancer de grands travaux ou une cotisation spéciale en pleine bascule

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Avec multiRent : vos trente premiers jours

La même séquence pour tous nos mandats, avec un écrit à chaque jalon.

Jour 0

Signature

Dossier ouvert le jour même, équipe attitrée désignée.

Semaines 1 et 2

Transfert des livres

Nous allons chercher les dossiers et listons par écrit ce qui manque.

Semaines 3 et 4

Tout bascule

Portail, prélèvements, fournisseurs et urgences repris ; copropriétaires prévenus.

Jour 30

Bilan au conseil

Rapport écrit et calendrier des douze prochains mois.

Concrètement, vous signez la lettre de transfert et vous désignez un administrateur comme contact. Nous allons chercher les dossiers, nous relançons le gestionnaire sortant s’il tarde, nous reprenons les soldes et nous prévenons les copropriétaires. Vous recevez l’état de la situation par écrit, à intervalle régulier, puis un bilan au jour 30.

Aucune interruption de service. La ligne d’urgence est active dès le jour de la signature, avant même la fin du transfert. Vos trente premiers jours, en détail.

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Questions fréquentes sur le changement de gestionnaire

Peut-on changer de gestionnaire de copropriété en cours de contrat ?

Cela dépend d’abord du contrat : préavis, forme de l’avis et, parfois, indemnité. Le Code civil prévoit aussi des règles sur la résiliation d’un contrat de service (art. 2125 et 2129 C.c.Q.), que votre contrat peut aménager. Faites lire le contrat par l’avocat du syndicat avant d’envoyer l’avis.

Faut-il un vote de l’assemblée des copropriétaires ?

En général, la décision revient au conseil d’administration, qui administre le syndicat. Votre déclaration de copropriété peut cependant exiger une consultation ou un vote de l’assemblée : c’est le document à vérifier en premier.

Quel préavis faut-il donner au gestionnaire actuel ?

Celui qui est écrit au contrat, couramment de 30 à 90 jours, dans la forme qu’il exige. Si le contrat se renouvelle automatiquement, repérez aussi la date limite pour vous y opposer.

Combien de temps prend un changement de gestionnaire ?

Comptez le préavis du contrat en cours, puis la prise en charge. Chez multiRent, celle-ci dure 30 jours à compter de la signature, avec un bilan écrit remis au conseil au jour 30.

Combien coûte un changement de gestionnaire ?

Deux postes : ce que le contrat sortant prévoit à la résiliation, et les frais d’entrée du nouveau gestionnaire. Chez multiRent, les frais d’inscription sont de 450 $, une seule fois, transfert des livres compris. Voir les tarifs.

Que faire si l’ancien gestionnaire tarde à remettre les documents ?

Demandez-les par écrit, avec une liste et une date. Le registre de la copropriété est celui du syndicat, qui doit le tenir (art. 1070 C.c.Q.). Si la remise n’a pas lieu, le dossier passe à l’avocat du syndicat. Quand nous prenons un mandat, c’est nous qui faisons les relances.

Les copropriétaires doivent-ils refaire leurs prélèvements préautorisés ?

Cela dépend de la façon dont les charges étaient perçues. Si les prélèvements passaient par le compte ou le système du gestionnaire sortant, de nouvelles autorisations sont nécessaires. Nous prévenons chaque copropriétaire et lui indiquons quoi faire avant la date de bascule.

Y a-t-il une interruption de service pendant la transition ?

Il ne devrait pas y en avoir si le nouveau mandat commence le jour où l’ancien se termine. Chez multiRent, la ligne d’urgence est active dès le jour de la signature, avant même la fin du transfert des livres.

Parlons de votre transition

Dites-nous quand votre contrat se termine et ce qui vous amène à changer. Nous vous rappelons pour situer votre dossier — sans proposition commerciale tant que nous n’avons pas compris votre situation.

Vous préférez parler tout de suite ? 438 817-8399 — ou réservez directement une plage horaire dans notre calendrier.