L’assemblée générale annuelle (AGA) est le moment le plus important de la vie démocratique de votre copropriété. C’est là que les décisions majeures sont prises, que le budget est voté et que les administrateurs sont élus. Selon le Code civil du Québec, l’AGA doit avoir lieu au moins une fois par année. Voici comment la réussir.
Avant l’assemblée : la préparation
L’avis de convocation
Le Code civil du Québec exige un préavis d’au moins 10 jours avant l’assemblée. L’avis doit inclure :
- Date, heure et lieu (ou lien virtuel) de l’assemblée
- Ordre du jour détaillé
- Documents pertinents : états financiers, budget proposé, propositions à voter
- Formulaire de procuration pour les absents
Conseil : envoyez l’avis par courrier certifié ou par un moyen qui vous permet de prouver la réception. Un copropriétaire qui prétend ne pas avoir été convoqué peut contester les décisions prises en assemblée.
Documents à préparer
- Bilan financier de l’année
- État des résultats (revenus vs dépenses)
- État du fonds de prévoyance
- Budget prévisionnel pour l’année à venir
- Rapport du conseil d’administration
- Liste des travaux réalisés et planifiés (tirée du carnet d’entretien)
Checklist de préparation
| Tâche | Délai | Fait? |
|---|---|---|
| Fixer la date et réserver la salle/plateforme | 6-8 semaines avant | ☐ |
| Préparer les états financiers | 4-6 semaines avant | ☐ |
| Préparer le budget prévisionnel | 4-6 semaines avant | ☐ |
| Rédiger l’ordre du jour | 3 semaines avant | ☐ |
| Envoyer l’avis de convocation | Minimum 10 jours avant | ☐ |
| Recevoir et valider les procurations | Jour de l’assemblée | ☐ |
Pendant l’assemblée
Le quorum
Pour que l’assemblée soit valide, le quorum doit être atteint. Généralement, il faut la majorité des voix (50%+1) des copropriétaires présents ou représentés par procuration. Vérifiez votre déclaration de copropriété pour le quorum exact.
Astuce au Québec : si le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée peut être convoquée dans les 30 jours suivants. Le quorum y est alors réduit (souvent 25% des voix), ce qui facilite la prise de décision.
Le déroulement type
- Ouverture et vérification du quorum
- Élection du président d’assemblée et du secrétaire
- Lecture et adoption de l’ordre du jour
- Lecture et adoption du PV de l’assemblée précédente
- Présentation des états financiers
- Présentation et vote du budget
- Rapport sur les travaux réalisés et planifiés
- État du fonds de prévoyance
- Élection des administrateurs (si applicable)
- Questions et varia
- Levée de l’assemblée
Les types de votes
| Type de majorité | Seuil | Exemples d’application |
|---|---|---|
| Majorité simple | 50%+1 des présents | Budget, élection des administrateurs, contrats courants |
| Majorité renforcée | 75% des copropriétaires | Modifications aux parties communes, travaux majeurs |
| Double majorité | Majorité des copropriétaires représentant 75% des voix | Modifications à la déclaration de copropriété |
Les assemblées virtuelles
Depuis la pandémie, les assemblées virtuelles sont devenues courantes et sont désormais encadrées par la loi au Québec. Avantages :
- Meilleur taux de participation : les copropriétaires absents ou en voyage peuvent participer
- Vote en temps réel sécurisé
- Enregistrement possible pour référence
- Réduction des tensions : les échanges sont généralement plus civilisés en virtuel
- Gain de temps : pas de déplacement, assemblées généralement plus courtes et mieux structurées
Après l’assemblée
- Procès-verbal : rédigez et distribuez le PV dans les 30 jours
- Mise en œuvre : exécutez les décisions votées
- Communication : informez les copropriétaires absents des décisions prises
- Suivi : planifiez les travaux votés et mettez à jour le carnet d’entretien
Erreurs fréquentes à éviter
- ❌ Convocation envoyée trop tard ou sans preuve de réception
- ❌ Absence de quorum (et assemblée tenue quand même — toute décision sera contestable)
- ❌ Vote sur des points non inscrits à l’ordre du jour
- ❌ Procès-verbal incomplet ou non distribué
- ❌ Assemblée qui dégénère en conflit personnel
- ❌ Ne pas présenter l’état du fonds de prévoyance (obligatoire selon la Loi 16)
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