Évaluer un gestionnaire de copropriété avant de renouveler

Par Muriel Druart, directrice, service client

Évaluer un gestionnaire de copropriété ne devrait pas se limiter à demander si les courriels sont répondus rapidement. Pour un syndicat de copropriété divise, la qualité de la gestion touche aussi les finances, les obligations administratives, l’entretien et la conservation des documents.

Avant de renouveler un contrat, le conseil d’administration devrait examiner des faits mesurables. Cette démarche permet de distinguer un irritant ponctuel d’un problème structurel et de choisir entre le renouvellement, la renégociation ou un changement de gestionnaire.

Commencer l’évaluation avant l’échéance du contrat

Le CA devrait d’abord relire le contrat actuel. Il faut relever sa date d’échéance, la clause de renouvellement, le délai de préavis et les modalités de résiliation. La déclaration de copropriété doit également être consultée afin de confirmer les pouvoirs du conseil d’administration et les décisions qui exigeraient une autorisation particulière.

Une évaluation commencée plusieurs semaines ou quelques mois avant l’échéance laisse le temps d’obtenir des explications. Elle permet aussi de comparer les services sans prendre une décision dans l’urgence. Le calendrier devrait prévoir une réunion du CA, la collecte des pièces justificatives et l’adoption d’une résolution consignée au PV.

Le cadre juridique demeure important. Le syndicat doit notamment assurer la conservation de l’immeuble, l’administration des parties communes et la protection des droits collectifs, conformément au Code civil du Québec (cf. art. 1039 C.c.Q.). Le gestionnaire soutient le syndicat dans ces responsabilités, mais le CA conserve son rôle décisionnel et son devoir de surveillance.

Utiliser une grille pour évaluer un gestionnaire de copropriété

Une grille commune réduit l’influence des impressions personnelles. Chaque administrateur peut attribuer une appréciation documentée, puis le CA peut discuter des écarts. Les critères doivent correspondre au contrat, à la taille de l’immeuble et aux priorités adoptées par le syndicat.

La rapidité ne doit pas être le seul indicateur. Une réponse immédiate, mais incomplète ou non documentée, peut créer davantage de travail. À l’inverse, un dossier complexe peut exiger des validations avant qu’une réponse fiable soit transmise.

Le CA devrait aussi vérifier la qualité des contrôles financiers. Il peut examiner le suivi des frais de condo, des charges communes et des cotisations spéciales, ainsi que l’autorisation des paiements. La séparation des tâches, la traçabilité et la présentation des écarts budgétaires sont particulièrement importantes.

Pour les travaux, le gestionnaire devrait obtenir les autorisations du CA et coordonner des fournisseurs qualifiés. Lorsqu’une licence est requise, le syndicat peut vérifier l’entrepreneur dans les services en ligne de la RBQ. Un gestionnaire de copropriété ne devrait pas être évalué comme s’il exécutait lui-même les travaux.

Vérifier les résultats à partir de documents concrets

Une bonne évaluation repose sur des preuves accessibles. Le CA peut sélectionner quelques dossiers représentatifs : un sinistre, un retard de paiement, une réparation dans les parties communes et une demande concernant une partie privative. Pour chaque dossier, il faut vérifier les décisions, les communications, les coûts autorisés et la fermeture du suivi.

Le registre du syndicat mérite une attention particulière. Selon l’article 1070 C.c.Q., il rassemble notamment la déclaration de copropriété, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les contrats et certains documents financiers. Le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance doivent également s’intégrer à la planification documentaire applicable au syndicat.

Les administrateurs peuvent ensuite vérifier si les documents sont classés, récupérables et remis au syndicat sur demande. Une dépendance excessive envers la boîte courriel personnelle d’un gestionnaire représente un risque de continuité. Les accès bancaires, les contrats, les garanties et l’historique des décisions doivent demeurer sous le contrôle du syndicat.

Les ressources du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec peuvent aussi aider le CA à situer certaines pratiques de gouvernance. Elles ne remplacent toutefois ni le contrat ni les conseils adaptés à la situation juridique du syndicat.

Renouveler, renégocier ou changer de gestionnaire

Une fois les constats réunis, le CA devrait classer les écarts selon leur gravité. Un retard isolé n’a pas le même poids qu’une absence répétée de rapports financiers ou qu’un défaut de remettre des documents. Il faut aussi distinguer ce qui relève du gestionnaire, du CA ou d’un mandat mal défini.

Renouveler ou corriger le mandat

Le renouvellement peut être pertinent lorsque les résultats sont satisfaisants et que les irritants peuvent être corrigés. Le CA peut alors préciser les livrables, les délais de réponse, la fréquence des rapports et les mécanismes d’approbation. Ces attentes devraient être intégrées au contrat ou à une annexe, plutôt que laissées dans un simple échange verbal.

Une renégociation peut également ajuster la portée des services. Le syndicat doit vérifier quels volets sont réellement inclus : finances, administration, assemblées, demandes des copropriétaires, sinistres et coordination des opérations. La page sur les étapes pour changer de gestionnaire de copropriété présente aussi les précautions à prendre lorsque les correctifs proposés ne suffisent pas.

Préparer un changement sans perdre l’information

Si le CA choisit de changer de gestionnaire, il doit respecter le contrat et adopter une résolution claire. Le plan de transition devrait dresser la liste des documents, soldes bancaires, accès numériques, clés, contrats, réclamations et dossiers ouverts à transférer.

Le nouveau mandat ne devrait pas reproduire les ambiguïtés du précédent. Les administrateurs gagneront à définir des indicateurs simples, comme la remise mensuelle des rapports, le suivi des décisions du CA et la mise à jour des dossiers d’entretien. La comparaison doit porter sur la portée, les exclusions et les responsabilités, pas seulement sur les honoraires.

Questions fréquentes sur l’évaluation du gestionnaire

Qui doit évaluer le gestionnaire de copropriété?

Le conseil d’administration supervise normalement le mandat et prend la décision selon ses pouvoirs. Il peut consulter les copropriétaires au moyen d’un sondage ou recueillir leurs commentaires avant l’AGA. Toutefois, les impressions recueillies devraient être validées à partir du contrat et des dossiers.

Faut-il attendre la fin du contrat pour signaler les problèmes?

Non. Le CA devrait documenter les écarts lorsqu’ils surviennent et demander un plan correctif raisonnable. Cette approche donne au gestionnaire l’occasion de répondre et évite d’accumuler des reproches non communiqués jusqu’à l’échéance.

Quels signaux justifient d’envisager un changement?

Des rapports financiers manquants, des suivis constamment abandonnés, une documentation inaccessible ou des décisions prises sans autorisation sont des signaux sérieux. Le CA doit néanmoins vérifier les faits, les obligations contractuelles et les correctifs possibles avant de décider.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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