Ajouter un sujet à l’ordre du jour d’une AGA de copropriété
Un copropriétaire peut vouloir soulever des travaux, une dépense ou une modification aux règles de l’immeuble. Dans une copropriété divise, cette démarche doit toutefois respecter un délai et une procédure précise. Une demande improvisée pendant l’AGA risque de ne pas permettre un vote valide ou suffisamment éclairé.
Pour ajouter un sujet à l’ordre du jour d’une AGA de copropriété, il faut généralement agir dans les cinq jours suivant la réception de l’avis de convocation. La demande devrait être écrite, claire et transmise au conseil d’administration sans attendre. Ce guide, à jour au 2026-10-07, présente les étapes utiles aux copropriétaires et au CA.
Quel est le délai pour ajouter un sujet à l’ordre du jour?
L’article 1088 du Code civil du Québec permet à tout copropriétaire de faire inscrire une question à l’ordre du jour. La demande doit parvenir au conseil d’administration dans les cinq jours suivant la réception de l’avis de convocation. Le délai commence donc à la réception de l’avis, et non à sa date de préparation.
Le texte applicable peut être consulté dans le Code civil du Québec sur LégisQuébec. La DCV peut préciser le moyen de transmission ou l’adresse officielle du syndicat. Elle ne devrait cependant pas retirer un droit accordé par la loi.
Le copropriétaire devrait conserver une preuve indiquant la date d’envoi et, idéalement, celle de la réception. Un courriel transmis à l’adresse officielle du syndicat convient souvent, sous réserve de la DCV. Une remise en main propre avec accusé de réception offre également une trace utile.
Une demande reçue après le délai peut être refusée pour cette AGA. Le CA peut néanmoins évaluer d’autres options, comme reporter la question, convoquer une assemblée extraordinaire ou l’inscrire à une prochaine assemblée. Ces solutions dépendent de l’urgence, de la DCV et de la nature de la décision.
Comment rédiger une demande claire et complète
Une demande efficace ne se limite pas à annoncer un thème général. Elle explique la question, la décision recherchée et les documents nécessaires à son examen. Cette précision aide le CA à informer les autres copropriétaires avant l’assemblée.
La demande devrait contenir les éléments suivants :
- le nom du copropriétaire et l’identification de sa fraction;
- un titre court pour le point proposé;
- une explication factuelle du problème ou du besoin;
- le texte d’une résolution, lorsqu’un vote est demandé;
- les documents pertinents, comme une estimation ou une photographie;
- la date et le mode de transmission au syndicat.
Par exemple, « discussion sur les balcons » demeure trop vague si une décision financière est attendue. Une formulation plus utile préciserait qu’il faut autoriser une inspection, déterminer son financement et mandater le CA. Les balcons peuvent relever des parties communes, des parties communes à usage restreint ou, plus rarement, des parties privatives selon la DCV.
Distinguer une question d’une résolution
Une question permet d’obtenir de l’information ou d’ouvrir une discussion. Une résolution propose plutôt une décision précise soumise au vote des copropriétaires. Si la demande touche les cotisations, le fonds de prévoyance ou les charges communes, les conséquences financières doivent être exposées clairement.
La résolution devrait identifier l’autorité accordée au CA, une limite budgétaire et la source de financement envisagée. Elle ne doit pas contourner les majorités particulières prévues par le Code civil. Une consultation juridique peut être appropriée pour une modification à la DCV ou un projet transformant les parties communes.
| Élément | Formulation insuffisante | Formulation plus utile |
|---|---|---|
| Travaux | Parler du toit | Présenter l’inspection du toit et voter le mandat proposé |
| Finances | Réduire les frais de condo | Examiner les postes budgétaires ciblés et leurs conséquences |
| Règlement | Interdire le bruit | Étudier une modification précise au règlement de l’immeuble |
| Entretien | Discuter du carnet | Présenter la mise à jour du carnet d’entretien et de l’EUC |
Les ressources du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec peuvent aussi aider à comprendre les pratiques d’assemblée. Pour d’autres sujets administratifs, l’index du blogue de multiRent regroupe plusieurs guides destinés aux syndicats.
Que doit faire le conseil d’administration après la demande?
Le CA devrait d’abord confirmer la réception et vérifier si la demande respecte le délai applicable. Il doit ensuite déterminer si les renseignements transmis permettent aux copropriétaires de comprendre la question. Une demande recevable ne devrait pas être écartée simplement parce que le conseil d’administration n’appuie pas la proposition.
Avant la tenue de l’assemblée, le CA doit aviser par écrit les copropriétaires des questions nouvellement ajoutées, conformément à l’article 1088 C.c.Q. Cet avis devrait reproduire fidèlement le sujet et joindre les documents importants. Une distribution rapide favorise une participation éclairée et réduit les surprises pendant l’AGA.
Le CA doit également vérifier si la décision nécessite une documentation particulière, une majorité renforcée ou un avis professionnel. Un projet de rénovation peut, par exemple, exiger des soumissions et la vérification d’un entrepreneur auprès de la Régie du bâtiment du Québec. Une question liée à une vente de condo ou aux documents du syndicat peut aussi justifier la consultation des ressources de l’OACIQ.
Une gestion administrative structurée facilite le suivi des demandes, des convocations et des versions de documents. Le registre devrait conserver la demande originale, la preuve de réception, l’avis complémentaire et les pièces distribuées.
Comment traiter le sujet pendant l’AGA
Le président d’assemblée présente normalement l’ordre du jour et confirme les points ajoutés avant les délibérations. Le sujet est traité au moment prévu, avec une période raisonnable pour les explications et les questions. Les échanges doivent rester liés à la proposition annoncée.
Lorsqu’une résolution est soumise, son texte final devrait être lu avant le vote. Les amendements doivent demeurer compatibles avec l’objet annoncé et ne pas transformer complètement la décision. Une modification majeure peut justifier un report afin que tous les copropriétaires reçoivent une information suffisante.
Le résultat du vote, le nombre de voix et la résolution adoptée doivent être consignés clairement au PV. Le secrétaire devrait éviter les résumés ambigus, surtout lorsque la décision autorise une dépense ou impose des cotisations. Le PV devient une pièce importante du registre du syndicat.
Le point « varia » ne constitue pas une solution de remplacement à une inscription régulière. Il peut servir aux annonces et aux échanges exploratoires, mais une décision substantielle non annoncée peut être contestée. La prudence est particulièrement indiquée lorsque le sujet touche le budget, les assurances ou les droits attachés aux fractions.
Questions fréquentes sur l’ajout d’un sujet à l’AGA
Le CA peut-il refuser une demande reçue à temps?
Le CA peut vérifier la recevabilité, la clarté et la compétence de l’assemblée. Il ne devrait pas refuser une question uniquement parce qu’il est en désaccord avec son contenu. Une demande abusive, étrangère aux affaires du syndicat ou incompatible avec la loi nécessite toutefois une analyse particulière.
Peut-on présenter une résolution directement pendant l’AGA?
Une résolution simple peut parfois découler d’un sujet clairement annoncé. Toutefois, une décision nouvelle et substantielle ne devrait pas surprendre les copropriétaires présents ou absents. Son report permet souvent de transmettre les renseignements requis et de réduire le risque de contestation.
Un locataire peut-il demander l’ajout d’un sujet?
Le droit prévu à l’article 1088 C.c.Q. appartient au copropriétaire. Un locataire peut communiquer une préoccupation à la personne qui détient la fraction ou au gestionnaire. Le copropriétaire pourra ensuite transmettre la demande au syndicat dans le délai applicable.
Une demande préparée rapidement, appuyée par des documents et formulée comme une décision concrète facilite le travail de l’assemblée. De son côté, le CA gagne à utiliser une procédure uniforme pour chaque copropriétaire. Cette discipline protège la qualité des décisions et la fiabilité du PV.
Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.
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