Résolution écrite hors AGA en copropriété au Québec

La résolution écrite permet parfois de prendre une décision sans réunir le conseil d’administration (CA) ou les copropriétaires en AGA (assemblée générale annuelle). Mais qu’est-ce qui est réellement permis en copropriété divise au Québec? Voici un tour d’horizon pratique pour éviter les faux pas, avec des exemples concrets et des points de vigilance.

Information à jour au 2026-07-26.

Le cadre légal en bref

Au Québec, le syndicat de copropriétaires est une personne morale régie par le Code civil du Québec (C.c.Q.). Deux grands ensembles de règles s’appliquent:

• Les règles générales sur les personnes morales et l’administration par un conseil d’administration.
• Les règles propres à la copropriété divise, qui précisent les compétences de l’assemblée des copropriétaires et celles du CA.

En principe, les décisions des copropriétaires se prennent en assemblée, selon un avis de convocation, un ordre du jour, le respect du quorum et des règles de vote. Certaines matières sont expressément « réservées » à l’assemblée et ne peuvent être retirées de ce cadre par une simple résolution écrite (ex.: modifications à la déclaration de copropriété (DCV), aliénation de parties communes, travaux majeurs non urgents, etc.). À l’inverse, le CA gère les affaires courantes et peut souvent décider rapidement, y compris par écrit, lorsque les règles applicables et la DCV le permettent.

Pour les bases juridiques, consultez le Code civil du Québec sur LégisQuébec (personnes morales et copropriété) et votre DCV, qui peut préciser ou encadrer l’usage des résolutions écrites.

• LégisQuébec – Code civil du Québec: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/ccq-1991
• RGCQ – Ressources copropriété: https://rgcq.org/ressources/

Résolution écrite du CA: quand et comment l’utiliser

Le CA peut, dans bien des syndicats, adopter une décision par résolution écrite lorsque tous les administrateurs y consentent. Cette pratique vise l’efficacité administrative et s’applique typiquement à des décisions opérationnelles qui ne nécessitent pas d’échanges approfondis en réunion.

Cas d’usage fréquents pour le CA:

• Autoriser un petit contrat d’entretien en deçà d’un seuil déjà établi au règlement de l’immeuble ou par une politique interne.
• Mandater un expert (ingénieur, évaluateur du fonds de prévoyance) dans un délai serré.
• Déclencher une mise en demeure pour recouvrement de charges communes.
• Approuver un ajustement technique à un contrat existant (p. ex., prolongation de 3 mois) lorsque l’enjeu est simple et documenté.

Bonnes conditions à réunir:

• Consentement unanime des administrateurs en fonction au moment de la décision (signature de tous).
• Information suffisante fournie à chacun (contrat, soumissions, avis professionnel, etc.).
• Respect des compétences du CA (ne pas empiéter sur une matière réservée à l’assemblée par le C.c.Q. ou la DCV).
• Traçabilité: consigner la résolution au registre et l’annexer au PV de la prochaine réunion du CA.

Contenu minimal d’une résolution écrite du CA

• Titre clair (ex.: « Résolution écrite – Mandat à l’ingénieur X pour inspection des balcons »).
• Attendus brefs (« Considérant ») qui résument le contexte et les documents examinés.
• Dispositif de la décision (ce qui est approuvé, les montants/limites, la personne autorisée à signer, l’échéance).
• Date d’entrée en vigueur.
• Liste des administrateurs en fonction et leur signature. La signature électronique est généralement acceptable si l’authenticité est assurée.

Conservation et registre du syndicat

La résolution écrite doit être classée au registre du syndicat, avec les pièces justificatives pertinentes (soumissions, avis, correspondances). Elle devrait être mentionnée et annexée au procès-verbal (PV) de la prochaine séance du CA, pour une piste d’audit complète.

Consultation écrite des copropriétaires: dans quels cas?

Peut-on remplacer une AGA par un « vote par courriel »? En général, non. Les décisions qui appartiennent à l’assemblée doivent être prises en assemblée, que celle-ci se tienne en présentiel ou par moyens technologiques lorsque permis par le C.c.Q. et la DCV. Une simple résolution écrite signée par quelques copropriétaires ne remplace pas une assemblée régulière avec avis, quorum et règles de vote.

Cependant, certaines DCV prévoient des mécanismes de consultation écrite pour des sujets limités ne faisant pas partie des matières réservées à l’assemblée par la loi. Par exemple, un sondage décisionnel sur un aménagement paysager mineur, ou l’approbation d’une politique interne qui ne modifie pas la DCV ni les droits substantiels des copropriétaires.

Si votre DCV autorise une consultation écrite, respectez au minimum:

• Transmission à tous les copropriétaires inscrits au registre, avec preuve d’envoi.
• Délai raisonnable pour répondre et mécanisme clair de vote.
• Règle de majorité applicable explicitée (quotités ou têtes, selon la matière prévue).
• Conservation des réponses, calcul des résultats, annonce officielle et insertion au registre.

Attention: l’élection des administrateurs, la révocation, les modifications à la DCV, l’aliénation d’une partie commune, ou toute question exigeant un scrutin secret ou des échanges en direct, ne se prêtent pas à une « résolution écrite » des copropriétaires.

Pour de bonnes pratiques d’assemblée et de vote, voyez les ressources du RGCQ et le C.c.Q. sur LégisQuébec.

• RGCQ – Outils AGA et CA: https://rgcq.org/ressources/
• LégisQuébec – Code civil du Québec: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/ccq-1991

Ce qu’une résolution écrite ne peut pas faire

• Remplacer l’AGA sur des matières réservées par la loi ou la DCV.
• Contourner le quorum, l’avis de convocation, l’ordre du jour ou les règles de vote.
• Modifier la DCV, le règlement de l’immeuble ou aliéner une partie commune.
• Évincer le droit des copropriétaires à la discussion sur des sujets majeurs ou controversés.
• Valider rétroactivement une décision illégale ou entachée d’un vice de procédure substantiel.

Si l’enjeu est important, litigieux ou engage significativement le syndicat (p. ex., litige majeur, emprunt, travaux non urgents d’envergure), privilégiez une réunion formelle du CA ou convoquez une assemblée, au besoin par moyens technologiques lorsque permis.

Bonnes pratiques et gabarit utile

Voici un parcours simple pour sécuriser l’usage d’une résolution écrite:

1. Vérifiez la compétence: la matière relève-t-elle clairement du CA?
2. Consultez la DCV et le règlement de l’immeuble: y a-t-il des balises ou seuils à respecter?
3. Réunissez les pièces: soumissions, analyses, avis professionnels.
4. Rédigez une résolution claire, avec limites et responsabilités d’exécution.
5. Obtenez la signature unanime de tous les administrateurs en fonction.
6. Classez la résolution et les pièces au registre, puis mentionnez-la au prochain PV du CA.

Structure suggérée d’une résolution écrite du CA:

• Objet: [Sujet concis]
• Considérant: [Faits et documents pertinents]
• Il est résolu que: [Décision précise, montants, délégations, échéances]
• Entrée en vigueur: [Date]
• Signatures: [Noms des administrateurs et signatures]

Exemple vécu: dans une copropriété sous notre gestion, une fuite mineure exigeait l’engagement rapide d’un plombier pour éviter des dommages aux parties communes. Le CA a adopté une résolution écrite unanime autorisant un plafond de dépenses et mandatant le gestionnaire pour agir. La résolution, signée le jour même, a été annexée au PV de la rencontre suivante du CA. Résultat: intervention rapide, dossier bien documenté et traçable.

Pour des modèles et un accompagnement administratif, voyez nos services de gestion administrative: https://www.multirent.ca/services/#gestion-administrative

FAQ – Résolutions écrites et AGA

Q1. Un administrateur est en voyage et ne répond pas. Peut-on quand même adopter une résolution écrite?

• En principe, la résolution écrite du CA requiert l’accord de tous les administrateurs en fonction. Si l’un d’eux est indisponible ou refuse, tenez une réunion (en personne ou par moyens technologiques lorsque permis) pour délibérer et voter selon les règles.

Q2. Peut-on tenir une AGA entièrement « par écrit »?

• Non. L’assemblée doit se tenir avec avis, quorum et règles de vote. Elle peut se dérouler par moyens technologiques lorsque la loi et la DCV le permettent, mais un échange de courriels ne remplace pas une assemblée dûment convoquée. Référez-vous au C.c.Q.: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/ccq-1991

Q3. Faut-il un notaire ou un huissier pour valider une résolution écrite?

• Pas nécessairement. Pour la plupart des décisions courantes du CA, la signature de tous les administrateurs suffit, avec une bonne tenue de registre. Pour les sujets sensibles (ex.: modification à la DCV), l’assemblée s’impose et l’accompagnement d’un notaire ou d’un avocat est recommandé.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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