AGA hybride en copropriété au Québec : cadre légal

La tenue d’une assemblée hybride en copropriété divise s’est imposée comme une pratique durable au Québec. Elle combine participation en salle et à distance, ce qui améliore l’accessibilité des copropriétaires et réduit les reports faute de quorum. Mais l’hybride entraîne des exigences précises pour le conseil d’administration (CA) et le président d’assemblée. Voici un tour d’horizon du cadre légal, des règles de convocation et du vote électronique, avec des conseils pratiques (à jour au 2026-06-29).

• Objectif de l’hybride: permettre la participation de tous, sans compromettre la validité des décisions.
• Enjeux clés: conformité à la déclaration de copropriété (DCV), quorum, secret du vote, preuve de l’identité et traçabilité pour le procès-verbal (PV).

Pour aller plus loin sur l’organisation et le secrétariat d’assemblée, voyez nos services de gestion administrative et parcourez le blogue de multiRent.

1) Cadre légal d’une assemblée hybride

Le Code civil du Québec (C.c.Q.) encadre l’assemblée des copropriétaires et ses décisions. L’assemblée générale annuelle (AGA) doit se tenir chaque année, et le syndicat conserve la latitude d’organiser l’assemblée au moyen de technologies si la DCV ne l’interdit pas et si les règles de participation, de vote et de tenue du registre sont respectées.

• Assemblée annuelle: obligation de convocation périodique du syndicat (cf. art. 1084 C.c.Q.).
• Majorités: les règles de majorité varient selon la décision (ex.: art. 1090 à 1092 C.c.Q.).
• Moyens technologiques: permis si tous peuvent y participer de façon équitable, que l’identité est vérifiée et que le vote secret, lorsqu’exigé, est préservé. Le cadre québécois des technologies de l’information appuie ces pratiques (voir la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information).

Références officielles:

• Code civil du Québec – copropriété divise, art. 1084 et suivants
• Majorités et décisions
• Cadre juridique des TI (C-1.1)

Le RGCQ propose aussi des lignes directrices utiles pour la préparation et la conduite d’assemblées en copropriété: rgcq.org

2) Convocation, quorum et déroulement en mode hybride

La convocation demeure au cœur de la validité de l’assemblée. Elle doit respecter les délais et les modalités prévues à la DCV et aux règlements de l’immeuble, incluant l’ordre du jour, les projets de résolution et les pièces requises.

• Avis de convocation: envoyez par le moyen prévu (poste, remise, courriel si permis par la DCV ou si le copropriétaire y a consenti). Indiquez clairement le lieu physique, la plateforme, les consignes d’accès et de test.
• Documents: incluez l’ordre du jour, le rapport du CA, les états financiers et tout projet de règlement. Pour un vote important (ex.: travaux majeurs), joignez l’information nécessaire pour une décision éclairée.
• Preuve de transmission: conservez les preuves d’envoi et de réception (courriel, accusés, rapport d’envoi), utiles en cas de contestation.

Quorum et présence:

• Le quorum se calcule sur l’ensemble des voix des copropriétaires présents, représentés par procuration ou connectés en temps réel via la plateforme.
• Le registre des présences doit distinguer les participants en salle, à distance et par procuration. Le président d’assemblée confirme le quorum au début, puis au besoin avant les votes critiques.

Déroulement efficace:

• Identité: à l’entrée virtuelle, vérifiez le nom complet et l’adresse civique. Demandez au besoin une pièce d’identité à caméra fermée puis validez via la fonction d’admission.
• Discipline de parole: utilisez la fonctionnalité « lever la main » et des tours de parole chronométrés. En salle, un micro dédié évite les apartés.
• Assistance technique: un coanimateur gère l’aspect technique pour que le président se concentre sur le fond.

Astuce gestion: centralisez les documents de séance et le PV dans un espace sécurisé, avec accès pour les copropriétaires. Voyez aussi notre service de gestion financière pour structurer les annexes budgétaires et le suivi des décisions.

3) Vote électronique: validité, secret et preuves

Le vote à distance doit offrir les mêmes garanties que le vote en salle. Selon la nature de la décision, le vote secret peut être exigé ou souhaitable pour éviter toute pression.

• Secret du vote: utilisez une solution qui sépare l’identité du choix exprimé. Évitez les votes à main levée en mosaïque si le secret est requis.
• Pondération des voix: chaque fraction de copropriété vote selon sa valeur relative inscrite à la DCV. Assurez-vous que l’outil applique correctement la pondération lors des calculs.
• Procurations électroniques: acceptables si la DCV et le C.c.Q. le permettent, avec vérification de la validité de la procuration et de l’identité du mandataire.
• Conservation des preuves: gardez les journaux d’audit (horodatages, registres d’émission/réception des bulletins, résultats agrégés) pour appuyer le PV. Le PV résume le mode de scrutin, le résultat et toute contestation.

Rappels utiles sur les majorités (référence):

• Décisions courantes: majorité simple des voix présentes/représentées (cf. art. 1090 C.c.Q.).
• Décisions importantes (ex.: modification à l’usage des parties communes): majorités plus élevées peuvent s’appliquer (cf. art. 1091 C.c.Q.).

Consultez les articles pertinents du C.c.Q.: legisquebec.gouv.qc.ca — art. 1090 et suivants

Gestion des incidents de vote

• Perte de connexion: prévoyez une pause courte et la reprise du vote pour les électeurs affectés. Notez l’incident au PV.
• Contestation: expliquez la procédure dès le début (délai et destinataire). Conservez les éléments techniques pertinents.

4) Outils numériques et conformité technique

Choisir la bonne plateforme est essentiel. Elle doit permettre un contrôle d’accès robuste, la traçabilité et, au besoin, un scrutin secret intégrant la pondération des voix.

Critères de sélection:

• Accès et identité: salle d’attente, liens uniques, authentification par courriel/SMS, possibilité de double validation.
• Gestion du vote: bulletins secrets, pondération par fraction, export des résultats. Idéalement, un module séparé du flux vidéo.
• Sécurité: chiffrement en transit, serveurs conformes aux lois québécoises/canadiennes pertinentes, contrôle des permissions d’enregistrement.
• Support: assistance temps réel et redondance (numéro d’appel, seconde connexion) pour limiter les interruptions.

Protection des renseignements personnels (Loi 25):

• Lorsque vous collectez des courriels, signatures électroniques ou journaux de connexion des copropriétaires, appliquez les principes de minimisation, d’information et de sécurité. Tenez un registre des incidents.
• Révisez vos ententes avec les fournisseurs (responsables du traitement), et limitez les accès aux seuls intervenants requis.

Pour le cadre légal applicable à la protection des renseignements dans le secteur privé, voir: P-39.1

5) Bonnes pratiques pour le CA et le gestionnaire

Préparer une AGA hybride réussie tient autant à la pédagogie qu’à la technologie. Voici une liste d’essentiels à cocher.

• Avant l’assemblée:
  • Vérifiez la DCV et le règlement de l’immeuble: l’hybride est-il permis? Des modalités particulières s’appliquent-elles?
  • Annoncez clairement le format hybride, avec un guide pas-à-pas (connexion, tests, vote). Offrez une séance technique facultative.
  • Désignez les rôles: président, secrétaire du PV, scrutateurs (dont un responsable du scrutin électronique), coanimateur technique.
  • Testez: connexion, identité, procurations, scénarios de vote. Ayez un plan B (ligne téléphonique, lien de rechange).
• Pendant l’assemblée:
  • Ouvrez par le rappel des règles (tour de parole, enregistrements, procédure de vote, contestations).
  • Confirmez le quorum et adoptez l’ordre du jour. Présentez les règles du vote secret s’il y a lieu.
  • Documentez les incidents (perte de réseau, double connexion) et les résolutions, avec le résultat chiffré.
• Après l’assemblée:
  • Émettez un sommaire des décisions rapidement, puis le PV détaillé dans les délais. Indiquez le format hybride et les outils utilisés.
  • Mettez à jour le registre et les suivis (ex.: mandats de travaux, échéanciers), et archivez les journaux de vote de façon sécurisée.

Pour structurer ces étapes et alléger la charge du CA, explorez nos services de gestion administrative. Vous pouvez aussi en apprendre plus sur notre équipe: Qui sommes-nous.

Modèles et gabarits utiles

• Avis de convocation: prévoyez des encadrés pour les instructions de connexion et l’assistance technique.
• Feuille de présence hybride: colonnes séparées pour présence en salle, à distance, et procurations, avec heure d’entrée/sortie.
• Gabarit de PV: sections pour le quorum, la description des outils technologiques, les règles annoncées, puis le résultat détaillé de chaque vote.

FAQ sur l’assemblée hybride en copropriété

Q1. Peut-on imposer le format hybride si la DCV est silencieuse?

R. Le CA peut généralement recourir à des moyens technologiques si cela n’empêche pas les copropriétaires d’exercer leurs droits de façon équivalente et que les exigences du C.c.Q. sont respectées. Validez toutefois la DCV et, au besoin, faites adopter une résolution précisant les modalités.

Q2. Comment gérer le secret du vote à distance?

R. Utilisez un module de scrutin qui dissocie identité et choix. Évitez le vote par clavardage. Désignez des scrutateurs, conservez les journaux d’audit et décrivez la méthode au PV.

Q3. Les copropriétaires sans accès Internet peuvent-ils participer?

R. Offrez un accès téléphonique ou une station sur place. L’objectif est de ne pas créer de barrières à la participation. Mentionnez clairement les options dans l’avis de convocation.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

Vous gérez une copropriété au Québec ? Découvrez nos forfaits ou contactez-nous pour évaluer vos besoins.