Mise à jour déclaration de copropriété: Loi 16 et 25

Par Muriel Druart, directrice, service client

La mise a jour declaration de copropriete loi 16 loi 25 quebec est devenue un passage obligé pour la plupart des syndicats. Depuis l’entrée en vigueur progressive de la Loi 16 et de la Loi 25, plusieurs clauses de la DCV (déclaration de copropriété), du règlement de l’immeuble et des pratiques internes doivent être revues. Cet article, à jour au 2026-09-14, vous guide étape par étape, du diagnostic aux votes en AGA, afin d’assurer la conformité de votre copropriété divise et de vos procédures quotidiennes.

• Public visé: membres du CA, gestionnaires, copropriétaires et présidents d’assemblée.
• Portée géographique: Québec, grande région de Montréal.
• Objectif: réduire les risques juridiques et opérationnels en alignant la DCV et les politiques internes sur les nouvelles exigences.

Rappel express: ce que couvrent la Loi 16 et la Loi 25

• Loi 16: modernise la copropriété divise. Elle clarifie des responsabilités du syndicat, renforce les outils techniques (carnet d’entretien / EUC, étude du fonds de prévoyance, planification des travaux) et améliore la gouvernance du CA et des assemblées. Elle entraîne souvent des mises à jour de la DCV et des règlements pour refléter ces obligations.
• Loi 25: réforme majeure de la protection des renseignements personnels dans le privé. Les syndicats collectent, détiennent et communiquent des renseignements sur les copropriétaires, locataires et fournisseurs; ils doivent donc adopter des politiques, tenir un registre des incidents, encadrer la conservation/destruction et nommer une personne responsable.

Pour aller à la source:

• Code civil du Québec – dispositions sur la copropriété divise (Livre 4, articles 1038 et suivants) sur LégisQuébec.
• Modifications en matière de copropriété liées à la Loi 16 sur LégisQuébec.
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) sur LégisQuébec.
• Bonnes pratiques copropriété – RGCQ.
• Obligations techniques liées à l’entretien des bâtiments – RBQ.

Qu’est-ce qui doit changer dans votre DCV après la Loi 16?

Votre DCV comprend généralement: l’acte constitutif, la description des parties communes/privatives, la répartition des charges communes et le règlement de l’immeuble. La Loi 16 amène des ajustements concrets:

• Carnet d’entretien et planification: intégrer l’obligation de tenir à jour le carnet d’entretien, d’y colliger les inspections et d’en tirer des plans de travaux. Référencer clairement les responsabilités du CA.
• Fonds de prévoyance: préciser l’obligation d’une étude périodique par un professionnel compétent et d’un plan de cotisation cohérent. Mentionner la mise à jour périodique (p. ex. tous les 5 ans ou selon la recommandation professionnelle).
• Accès aux parties privatives: encadrer les modalités d’accès du syndicat pour inspection, entretien préventif ou urgence, avec préavis raisonnable, tout en respectant les droits des copropriétaires.
• Appels d’offres et gestion des entrepreneurs: prévoir les seuils et les règles d’adjudication; référer à l’exigence d’entrepreneurs licenciés (RBQ) quand requis.
• Gouvernance: clarifier les pouvoirs du CA en matière de sécurité, entretien, et application des règlements, ainsi que les sanctions progressives.

Référez-vous aux articles pertinents du C.c.Q. sur LégisQuébec (notamment art. 1070 et suivants pour la DCV, et 1096 à 1101 pour les modalités de modification et les majorités applicables). Évitez de recoller des modèles génériques; adaptez selon la réalité technique de l’immeuble.

Qu’est-ce qui doit changer pour la Loi 25 (protection des renseignements)?

Même un petit syndicat manipule des données personnelles: coordonnées, clés, caméras, intercom, véhicules, dossiers de réclamation d’assurance, états financiers avec noms, etc. La Loi 25 impose par exemple:

• Responsable de la protection des renseignements personnels (PRP): désigner formellement la personne (souvent un membre du CA), publier ses coordonnées et préciser son rôle.
• Politique de confidentialité: expliquer pourquoi et comment les données sont collectées, les bases légales, les durées de conservation, les droits d’accès et de rectification.
• Registre des incidents de confidentialité: documenter tout incident et, le cas échéant, notifier les personnes touchées selon la gravité.
• Ententes avec fournisseurs: prévoir des clauses de confidentialité, de sécurité et de sous-traitance (p. ex. gestionnaire, plateforme de gestion, caméras, infonuagique).
• Gouvernance des accès: limiter l’accès aux dossiers sensibles (p. ex. plaintes, sinistres) au besoin strict, avec traçabilité minimale.

Insérez dans le règlement de l’immeuble des pratiques compatibles: communication électronique sécurisée des avis, procédures d’archivage, lignes directrices pour les caméras et l’intercom, et modalités de remise de documents aux copropriétaires.

Les majorités à viser: comment adopter les modifications

La manière d’adopter les amendements dépend de la nature des changements. En termes généraux, à valider avec vos conseillers:

• Modifications au règlement de l’immeuble: se font normalement à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés en assemblée, sous réserve du C.c.Q.
• Modifications à l’acte constitutif (p. ex. destination de l’immeuble, répartition des charges): exigent des majorités renforcées, voire l’unanimité dans certains cas prévus aux articles 1096 à 1101 C.c.Q.
• Politique de confidentialité et désignation du PRP: peuvent être adoptées par résolution du CA si la DCV l’autorise, sinon par l’assemblée.

Conseils pratiques:

• Préparez un projet d’amendements consolidé, avec une note explicative article par article.
• Affichez clairement pour chaque point: la base légale (référence aux articles pertinents) et la majorité requise.
• Remettez le projet complet avant l’AGA/AGE et consignez le tout au PV.

Pour les textes légaux: consultez LégisQuébec pour les articles 1096 à 1101 C.c.Q. et la Loi sur le secteur privé (Loi 25).

Feuille de route: de l’audit à l’AGA

Voici une séquence éprouvée par des syndicats que nous accompagnons dans la région de Montréal:

1. Audit documentaire (2 à 4 semaines)

   • DCV, règlement, annexes.
   • Procédures internes: gestion des plaintes, sécurité, accès aux unités, caméras, intercom.
   • Politiques existantes: confidentialité, conservation, accès aux documents du syndicat.
   • Registres et archives (art. 1070 et s. C.c.Q.), format papier/électronique.

2. Audit technique et financier (4 à 8 semaines)

   • Carnet d’entretien et EUC: état, lacunes, responsabilités.
   • Étude du fonds de prévoyance: validité, hypothèses, mise à jour.
   • Contrats clés: entretien, sécurité, ascenseurs, stationnement, toiture.

3. Rédaction des projets d’amendements (3 à 6 semaines)

   • DCV/règlement: clauses mises à jour, rédaction neutre, références légales.
   • Annexes Loi 25: politique de confidentialité, registre des incidents, procédures d’accès.
   • Gabarits: avis de convocation, feuille de présence, bulletins de vote, résolutions.

4. Consultation et finalisation (2 à 3 semaines)

   • Lecture par le CA et, au besoin, un avocat ou notaire.
   • Intégration des commentaires et vérification des majorités.

5. Adoption en AGA/AGE et suivi (selon l’échéancier d’assemblée)

   • Présentation pédagogique: contexte, risques, bénéfices.
   • Votes par point, consignation au PV.
   • Publication et dépôt au registre du syndicat; communication aux copropriétaires.

Astuce: créez un dossier électronique structuré (par années et par thématiques) et restreignez l’accès selon les rôles. Documentez tout.

Tableau synthèse des mises à jour fréquentes

Articles typiques à corriger ou ajouter

• Communications électroniques: prévoir la notification par courriel, les plateformes autorisées et les exceptions papier. Préciser les consentements et la sécurité minimale.
• Sécurité et vidéosurveillance: encadrer la finalité, l’accès restreint aux enregistrements et la durée de conservation. Interdire l’usage privé des images par des tiers non autorisés.
• Accès aux unités pour entretien préventif: ventilation, coupe-feu, chauffe-eau, colonnes d’évacuation. Prévoir préavis et mesures en cas de refus.
• Gestion des clés, cartes et télécommandes: inventaire, remise, révocation, coûts de remplacement et protection des données.
• Contrats et appels d’offres: seuils, comparables, références RBQ et attestations exigées.
• Règles d’usage des parties communes: entreposage, balcons, bornes électriques, bornes de recharge, animaux, bruit et Airbnb (location de courte durée) selon la destination de l’immeuble.

Erreurs fréquentes et risques juridiques

• Copier-coller d’un modèle non adapté: peut créer des contradictions avec le C.c.Q. ou la réalité de l’immeuble.
• Mélanger DCV et règlement: certaines clauses doivent figurer à l’acte constitutif; d’autres au règlement. La majorité requise peut différer.
• Oublier la Loi 25: absence de politique, responsable non désigné, registres inexistants. Risques d’enquête et de sanctions.
• Procédures de vote imprécises: risque de contestation de l’assemblée et d’inopposabilité des amendements.
• Aucune trace écrite: sans PV, registre et communication officielle, difficile de prouver la validité des changements.

Pour limiter ces risques, planifiez l’assemblée, formez le CA, et tenez à jour les registres exigés par le C.c.Q. Consultez LégisQuébec pour les articles pertinents et le RGCQ pour des guides pratiques.

Processus de vote, convocation et preuves

• Convocation: respectez les délais, l’ordre du jour détaillé, et joignez le texte des amendements. Offrez un canal de questions avant l’AGA.
• Quorum et votes: appliquez fidèlement votre DCV et le C.c.Q. Utilisez des bulletins clairs, numérotés, et gardez les preuves.
• PV: rédigez un PV précis, incluant les résultats, les majorités atteintes et les références légales. Déposez-le au registre et partagez-le rapidement aux copropriétaires.

Références utiles: articles 1070 et suivants (registre, documents), 1096 à 1101 (modifications) sur LégisQuébec.

Politiques et gabarits indispensables (Loi 25)

• Politique de confidentialité: disponible aux copropriétaires; explique les finalités, le cycle de vie des données et les recours.
• Registre des incidents: formulaire interne pour décrire l’événement, évaluer le risque, décider des avis à donner.
• Gabarits d’ententes: clauses de confidentialité avec gestionnaire, firmes d’ingénierie, sécurité, infonuagique.
• Procédure d’accès aux documents: qui peut voir quoi, dans quels délais, à quel coût, et avec quelles pièces d’identité.

Astuce: formez le PRP et décrivez sa relève en cas d’absence. Une courte capsule de sensibilisation au CA et au gestionnaire réduit considérablement les écarts.

Budget, frais de condo et mise en œuvre

• Étude du fonds de prévoyance: elle influencera vos cotisations et votre budget pluriannuel. Prévoyez une hausse graduelle si l’étude le recommande.
• Outils et formation: budgetez la rédaction juridique, la formation du CA, et l’intégration de vos gabarits/politiques.
• Communication: planifiez une séance d’information avant l’AGA pour expliquer l’impact sur les charges communes et les avantages (prévisibilité, conformité, sécurité des données).

Pour des repères fiscaux généraux sur la TVQ/TPS applicables à certains contrats, consultez Revenu Québec.

Comment multiRent peut vous aider

• Diagnostic documentaire et technique: revue de votre DCV, règlement, PV, carnet d’entretien, et étude du fonds de prévoyance.
• Projet d’amendements et plan d’assemblée: préparation des documents, de l’ordre du jour, et accompagnement en AGA.
• Mise en place Loi 25: politique de confidentialité, registre des incidents, cartographie des données, gabarits contractuels avec vos fournisseurs.

Découvrez nos services de gestion:

• Gestion administrative: pages, registres, AGA, conformité (voir nos services).
• Gestion financière: budget, frais de condo, états financiers (voir nos services).
• Gestion des opérations: entretien, appels d’offres, suivi de travaux (voir nos services).

Ressources utiles sur multiRent:

• Forfaits et accompagnement: nos forfaits et nos tarifs.
• En apprendre plus: le blogue et qui sommes-nous.
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FAQ – Mise à jour DCV après Loi 16 et Loi 25

Q1. Faut-il absolument refaire toute la DCV?
– Pas nécessairement. Un addenda ou des amendements ciblés au règlement peuvent suffire. Toutefois, si la DCV est très ancienne ou contradictoire, une refonte complète peut être plus claire.

Q2. Peut-on adopter la politique de confidentialité par résolution du CA?
– Souvent oui, si la DCV confère au CA le pouvoir d’adopter des politiques internes. Sinon, faites entériner par l’assemblée. Vérifiez la base légale et vos textes existants.

Q3. Qui peut être le responsable de la protection des renseignements?
– Un membre du CA, idéalement appuyé par le gestionnaire. Son nom et ses coordonnées doivent être communiqués aux copropriétaires.

Q4. Comment déterminer la majorité requise pour chaque amendement?
– Analysez la nature de la clause et référez-vous aux articles 1096 à 1101 C.c.Q. En cas de doute, consultez un professionnel du droit.

Q5. La mise à jour influence-t-elle les frais de condo?
– Indirectement, oui. L’étude du fonds de prévoyance et l’entretien planifié peuvent ajuster les cotisations; cela stabilise toutefois les dépenses et réduit les imprévus.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

Cet article fournit de l’information générale et ne remplace pas les conseils d’un fiscaliste ou d’un comptable. Référez-vous à Revenu Québec et à l’ARC pour les modalités exactes.

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