AGA sans quorum en copropriété au Québec : que faire

Par Muriel Druart, directrice, service client

Constater l’absence de quorum à l’assemblée générale annuelle (AGA) d’une copropriété divise peut déstabiliser un conseil d’administration. Pourtant, la situation se gère méthodiquement. Entre les règles de votre DCV et les dispositions du Code civil du Québec (C.c.Q.), il existe un parcours clair pour limiter les risques, reconvoquer l’assemblée et assurer la continuité de la gouvernance.

Cet article, à jour au 2026-09-14, résume les étapes concrètes, les pièges à éviter et les bonnes pratiques pour les syndicats de copropriétaires de la grande région de Montréal.

D’abord, comprendre le quorum: DCV et C.c.Q.

Le quorum est généralement défini dans votre déclaration de copropriété (DCV) et, le cas échéant, précisé au règlement de l’immeuble. Le C.c.Q. encadre surtout les majorités requises selon les sujets, tandis que la DCV fixe souvent le seuil de présence/participation pour que l’assemblée puisse délibérer.

• La majorité simple s’applique fréquemment aux décisions courantes, calculée sur les voix des copropriétaires présents ou représentés, sauf dispositions contraires de la loi ou de la DCV (voir C.c.Q., dispositions sur la copropriété divise).
• Certaines décisions exigent des majorités accrues, par exemple la modification de la déclaration ou des travaux majeurs, selon des seuils prévus au C.c.Q. et à votre DCV.
• Le C.c.Q. laisse généralement à la DCV le soin de préciser le quorum et les modalités de reconvocation si le quorum n’est pas atteint.

Pour valider vos paramètres, consultez votre DCV et les articles pertinents du C.c.Q. sur l’assemblée des copropriétaires et les votes. Références utiles:

• LégisQuébec – Code civil du Québec (partie copropriété divise)
• Sur la continuité des administrateurs jusqu’à leur remplacement, voir les règles du C.c.Q. relatives aux administrateurs d’une personne morale

Avant l’AGA: prévenir l’absence de quorum

Un quorum manquant se prévient souvent par une meilleure mobilisation. Voici des leviers concrets à mettre en place plusieurs semaines avant votre AGA.

• Communication ciblée: envoyez un rappel clair du rôle de l’AGA, des points à l’ordre du jour et des enjeux budgétaires, du fonds de prévoyance et du carnet d’entretien/EUC.
• Procurations et présence à distance: facilitez l’assignation de procurations conformes à la loi et aux règles de votre DCV. Si votre cadre le permet, ouvrez des moyens technologiques (visioconférence, vote électronique) en respectant les modalités légales et les preuves d’identité.
• Rappels échelonnés: programmez 2-3 rappels (avis initial, rappel à mi-chemin, rappel 48-72 h avant) avec instructions pratiques: heure, lieu/lien, pièces à lire, formulaire de procuration.
• Ordre du jour priorisé: mettez les résolutions clés plus tôt à l’ordre du jour pour limiter l’érosion de participation en cours de séance.
• Dossiers prêts: budget, états financiers, projet de planification du fonds de prévoyance, soumissions et recommandations. Une préparation « propre » favorise la participation.

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Jour J: pas de quorum, que faire pas à pas

Si, à l’heure d’ouverture, le quorum n’est pas atteint, suivez un protocole simple et traçable.

1. Ouvrir la séance à l’heure prévue, constater les présences et calculer formellement l’atteinte (ou non) du quorum selon votre DCV.
2. Annoncer l’absence de quorum, suspendre ou ajourner. Demandez au président d’assemblée de déclarer officiellement l’impossibilité de délibérer.
3. Consigner au PV: faites noter au procès-verbal l’heure d’ouverture, le constat d’absence de quorum, le nombre de copropriétaires présents/représentés (voix et fractions), ainsi que la décision d’ajourner ou de reconvoquer. Déposez sur le registre la feuille de présence et les procurations reçues.
4. Décider de la suite: selon la DCV, vous pouvez ajourner sur place (à une date/heure à annoncer) ou annoncer une nouvelle convocation qui suivra les modalités prévues (délai, contenu de l’avis, moyens de transmission).
5. Informer rapidement: communiquez dès que possible le plan de reconvocation et les raisons, avec un appel explicite à la participation.

Tableau récapitulatif au jour J

Reconvoquer l’assemblée: délais, avis et bonnes pratiques

La reconvocation doit suivre les règles de votre DCV. À défaut d’indications détaillées, appliquez un délai raisonnable et des moyens de transmission éprouvés, en documentant chaque étape. Référez-vous aux dispositions du C.c.Q. sur la convocation et les décisions de l’assemblée des copropriétaires.

Contenu de l’avis de reconvocation

• Date, heure, lieu ou lien de connexion (avec instructions techniques si hybride ou virtuel).
• Rappel de l’ordre du jour initial, en précisant si certaines résolutions exigent des majorités particulières.
• Modalités de procuration acceptées et date limite de réception, si applicable.
• Accès aux documents: budget, états financiers, rapports d’experts (p. ex., étude du fonds de prévoyance, carnet d’entretien/EUC), projets de règlements.
• Coordonnées de la personne-ressource pour assistance technique ou questions de procédure.

Le jour de la reconvocation

• Vérifiez de nouveau le quorum selon la DCV. Certaines déclarations prévoient un seuil différent lors d’une assemblée reconvoquée; d’autres non. Appliquez strictement votre texte.
• Identifiez clairement les copropriétaires présents et représentés, et validez les procurations.
• Adoptez les décisions à l’ordre du jour selon les majorités requises par le C.c.Q. et/ou la DCV. Évitez d’ajouter des sujets substantiels hors avis, sauf s’ils relèvent des « questions diverses » permis par vos règles.
• Faites signer le PV, puis déposez-le au registre de la copropriété.

Exemples usuels de majorités (à valider avec votre DCV et le C.c.Q.)

Pour des références et bonnes pratiques sur la tenue d’assemblées, consultez le RGCQ.

Gouvernance entre-temps: budget, CA et décisions urgentes

L’absence de quorum à l’AGA ne met pas le syndicat à l’arrêt.

• Continuité du CA: en droit des personnes morales, le mandat d’un administrateur se poursuit généralement jusqu’à sa réélection ou son remplacement. En pratique, les administrateurs sortants demeurent donc en fonction jusqu’à la prochaine assemblée valide, sous réserve de la DCV et de la loi.
• Budget et cotisations: au Québec, le CA prépare le budget et fixe les charges communes/frais de condo. L’assemblée peut discuter, demander des explications et, selon les cas, adopter certaines orientations. En attendant l’AGA valide, le CA peut assurer la continuité financière, notamment pour la conservation de l’immeuble et les obligations incompressibles.
• Décisions urgentes: le CA peut et doit prendre les mesures nécessaires pour préserver les parties communes et parties privatives lorsque la situation l’exige, en se référant aux pouvoirs conférés par le C.c.Q. et la DCV.
• Transparence: informez les copropriétaires des mesures intérimaires et des échéances de reconvocation. Publiez des mises à jour courtes et factuelles.

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Après coup: améliorer la participation et le suivi

Transformez l’incident en levier d’amélioration continue.

• Diagnostic de participation: envoyez un court sondage pour comprendre les empêchements (horaire, format, compréhension des enjeux, procuration).
• Calendrier prévisible: publiez dès maintenant les fenêtres probables des prochaines réunions du CA et de l’AGA; les gens s’organisent mieux quand ils savent tôt.
• Rappels multicanaux: courriel, affichage dans les aires communes, gestionnaire d’immeuble, portail si disponible.
• Clarté documentaire: résumez en langage simple le budget, le plan de fonds de prévoyance et les impacts pour les cotisations. Moins d’ambiguïté, plus de participation.
• Registre à jour: tenez le registre des copropriétaires, les PV et les coordonnées à jour; un registre propre, c’est moins de retours de courriel et plus de présences.

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Foire aux questions (FAQ)

Q1. Peut-on tenir l’AGA et voter sans quorum?

En général, non: sans quorum, l’assemblée ne peut pas valablement délibérer selon la DCV. Vous pouvez toutefois maintenir une séance d’information, présenter les états financiers et recueillir des questions. La voie normale consiste à reconvoquer, puis à voter selon les règles.

Q2. Les procurations électroniques sont-elles valides?

Elles peuvent l’être si elles respectent les exigences du C.c.Q., de votre DCV et les règles d’authentification/traçabilité. Précisez dans l’avis comment les transmettre (format, délais) et comment le syndicat vérifiera l’identité du mandant.

Q3. Que faire si personne ne veut siéger au CA?

Le CA peut combler des postes en cours d’année selon la DCV (cooptation), sous réserve d’une ratification subséquente par l’assemblée. En dernier recours, une partie intéressée peut s’adresser au tribunal pour faire nommer un administrateur provisoire, selon les mécanismes prévus au C.c.Q.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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