Affichage numerique copropriete Loi 25: contenu permis

Par Muriel Druart, directrice, service client

Les écrans d’affichage numériques se multiplient dans les halls, ascenseurs et garages des copropriétés divises. Ils facilitent la communication du conseil d’administration (CA) avec les copropriétaires et les occupants. Mais la Loi 25, qui renforce la protection des renseignements personnels au Québec (à jour au 2026-09-12), impose des règles claires sur le contenu permis et le consentement requis. Comment informer efficacement sans contrevenir à la loi? Voici un guide pratique pour votre syndicat.

Comprendre la Loi 25 en contexte de copropriété

La Loi 25 modifie la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. En copropriété, un renseignement personnel, c’est toute donnée qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne (nom, numéro d’unité associé à une personne, image reconnaissable, coordonnées, situation financière, etc.).

• Base légale: le syndicat peut traiter des renseignements personnels lorsqu’il a une finalité légitime liée à l’administration de l’immeuble, et lorsqu’il dispose du consentement requis ou d’une autre assise prévue par la loi. Référence: Loi sur le secteur privé (LégisQuébec, P-39.1) et certaines obligations du syndicat prévues au Code civil du Québec (registre, avis, sécurité des occupants).
• Principe de minimisation: afficher seulement ce qui est nécessaire. Évitez les détails identifiants si un message peut être compris sans ceux-ci.
• Transparence: informez les copropriétaires des finalités de l’affichage numérique, des personnes autorisées à publier et de la durée de conservation du contenu. Inscrivez ces éléments dans le règlement de l’immeuble et au besoin dans une politique de confidentialité.

Petite nuance fréquente: des informations « d’exploitation » (p. ex., fermeture de la piscine, travaux dans les parties communes, avis d’AGA) ne sont pas des renseignements personnels si elles ne identifient personne. Inversement, afficher « M. Tremblay, unité 304, en retard de frais de condo » vise clairement une personne et appelle un consentement et une autre base légale stricte — en pratique, à éviter sur un écran public.

Ce qu’il est permis d’afficher sans consentement (en pratique)

Vous pouvez généralement afficher, sans consentement individuel, des informations nécessaires à l’exploitation et à la sécurité de l’immeuble, tant qu’elles ne permettent pas d’identifier une personne.

• Sécurité et prévention: consignes incendie, rappels de sécurité, numéros d’urgence, directives de la RBQ applicables à l’immeuble, fermetures de zones en raison de travaux dans les parties communes.
• Communications institutionnelles du syndicat: avis d’AGA (date, heure, lieu/visioconférence), ordre du jour sommaire sans noms, échéances de paiement des charges communes (sans lister des unités ou des personnes), rappel de règles du règlement d’immeuble (p. ex., tri des déchets, quiétude).
• Travaux et entretien: calendrier d’entretien préventif, extraction anonyme du carnet d’entretien/EUC (ex.: « Inspection des balcons semaine 42 » sans associer à un copropriétaire), arrêts planifiés des services (eau, ascenseurs) et coordonnées génériques du gestionnaire.
• Données agrégées: résultats globaux d’un vote en AGA (« 68 % pour, 32 % contre ») sans identifier qui a voté quoi. Évitez tout élément qui relie un vote à une personne.
• Extraits de PV: messages neutres comme « Le PV de l’AGA est disponible au portail » avec lien ou code QR; n’affichez pas de passages contenant des noms, adresses courriel ou renseignements sensibles.

Astuce: quand c’est utile, remplacez les détails identifiants par des termes génériques (« une unité du 3e étage », « un véhicule dans la section B ») ou par des pictogrammes.

Contenu qui exige un consentement clair (et souvent à éviter à l’écran)

Certains contenus comportent des renseignements personnels. Pour les diffuser sur un écran visible dans des espaces communs, un consentement préalable, libre et éclairé est requis — et même avec consentement, demandez-vous si l’écran est le bon canal.

• Identification d’une personne: noms, photos où la personne est reconnaissable, numéro d’unité associé à une personne, informations de contact (courriel, téléphone), détails sur la présence/absence (ex.: « en vacances »).
• Informations financières ou disciplinaires: retards de cotisations, ententes de paiement, mises en demeure, décisions de sanctions. Ces sujets ne devraient pas figurer sur un écran public. Préférez une communication individuelle et confidentielle.
• Contenu événementiel ou promotionnel: photos d’événements de la copropriété, annonces d’un service offert par un copropriétaire ou un fournisseur si cela implique le partage de coordonnées personnelles ou d’images identifiantes.
• Témoignages et citations: tout propos attribué à une personne, même s’il semble anodin.

Bonnes pratiques pour le consentement:

• Obtenez un consentement « opt-in » spécifique pour l’affichage numérique, distinct des autres fins (portail, infolettre). Évitez les cases pré-cochées.
• Documentez la demande (formulaire papier/numérique), la finalité, la durée, la possibilité de retrait, et l’endroit où le contenu sera vu (hall, ascenseur, garage).
• Permettez en tout temps le retrait du consentement, et retirez le contenu sans délai indu.
• Évitez d’insérer une obligation d’acceptation dans la DCV ou le règlement d’immeuble pour des usages non essentiels; la Loi 25 privilégie un consentement libre.

Gouvernance, sécurité et rôles: comment rester conforme

La conformité à la Loi 25 ne se résume pas au contenu. Elle touche aussi votre gouvernance et vos contrôles techniques.

• Rôles et accès: définissez qui peut créer, approuver et publier le contenu (p. ex., gestionnaire, président·e du CA). Prévoyez une revue à deux paires d’yeux pour les messages sensibles.
• Journalisation: conservez un registre interne des publications (date, auteur, finalité, durée d’affichage). Cela facilite les vérifications et les demandes d’accès/correction.
• Sécurité des systèmes: protégez l’écran et son lecteur média (mises à jour, mots de passe robustes, verrouillage physique, réseau distinct du Wi-Fi invité). Désactivez toute télémétrie qui capterait des images ou des données personnelles.
• Durée d’affichage et rotation: programmez une expiration automatique des messages datés. Évitez les boucles trop rapides qui nuisent à la compréhension.
• Alignement documentaire: faites adopter une « Politique d’affichage numérique » par résolution du CA et, au besoin, avalisée à l’AGA. Référencez-la dans le règlement d’immeuble. Mentionnez-la dans votre avis de confidentialité.

Le Code civil du Québec oblige le syndicat à tenir certains registres (art. 1070 C.c.Q.), mais cela ne justifie pas d’exposer des renseignements personnels sur un écran public. Utilisez plutôt un portail sécurisé pour les documents (PV, états financiers) et des envois ciblés lorsque des personnes sont concernées.

Pour structurer ces pratiques, voyez les services de gestion administrative détaillés sur la page Services de MultiRent, section « Gestion administrative ». Ils couvrent la tenue documentaire et les communications internes tout en respectant la confidentialité.

• Découvrir: https://www.multirent.ca/services/#gestion-administrative
• Blogue: https://www.multirent.ca/blog/

Mettre en place un écran: démarche en 6 étapes

Avant d’installer un écran ou de lancer la publication, suivez un cheminement simple et conforme.

1) Cadrage et inventaire

• Où seront situés les écrans (parties communes: hall, ascenseurs, gym, garage)? Qui verra les messages (copropriétaires, visiteurs, livreurs)?
• Quel type de contenu est « nécessaire » à l’administration et à la sécurité? Listez-le par catégories.

2) Politique et règles éditoriales

• Rédigez une Politique d’affichage numérique: finalités, catégories de contenu permis/interdit, délais d’affichage, gabarits approuvés, processus d’approbation, gestion des incidents.
• Inscrivez les rôles (création, approbation, publication) et la procédure de retrait/correction.
• Intégrez une clause dans le règlement d’immeuble pour en assurer l’applicabilité, sans forcer de consentement personnel.

3) Consentements et formulaires

• Préparez un formulaire de consentement spécifique pour l’usage de photos, noms et coordonnées à l’écran. Offrez des choix granulaire (ex.: « photo d’événement oui/non »).
• Ajoutez un rappel périodique (annuel) pour reconfirmer les consentements.

4) Sélection de la solution technique

• Privilégiez une solution qui permet la planification, l’expiration des messages, la gestion des accès et les mises à jour à distance.
• Assurez-vous que le fournisseur n’active pas de collecte d’images ou de statistiques personnelles par défaut. Si l’appareil possède une caméra, désactivez-la.

5) Gabarits et scénarios

• Créez des gabarits sans zones de texte libre superflues. Utilisez des pictogrammes pour les consignes.
• Élaborez des scénarios types: « Avis d’AGA », « Travaux/fermeture », « Rappel règlement d’immeuble », « Sécurité/incendie ».

6) Opérations et revue continue

• Tenez un registre des publications et révisez-le au CA chaque trimestre.
• Testez la lisibilité (10 secondes par diapo dans un hall; 20-30 secondes dans un ascenseur, selon l’attente typique).
• Retirez les messages périmés et archivez au besoin pour vos dossiers, pas sur l’écran.

Checklist rapide à coller dans votre classeur du CA:

• [ ] Politique d’affichage adoptée et communiquée
• [ ] Rôles et double approbation définis
• [ ] Gabarits verrouillés et testés
• [ ] Formulaires de consentement en place
• [ ] Journal des publications actif
• [ ] Mesures de sécurité et mises à jour en place

Cas limites fréquents: comment décider rapidement

• Retards de frais de condo: n’affichez pas de noms, d’unités ou de montants. Utilisez un rappel général des échéances et dirigez les comptes en souffrance vers une communication privée. Référez au portail pour les soldes.
• Objets perdus: affichez la description de l’objet et un point de contact générique (courriel du syndicat), pas le numéro d’unité d’une personne.
• Paquets mal livrés: privilégiez une procédure centrale (conciergerie ou case dédiée). Évitez « Colis de Mme X à l’unité 1207 » sur l’écran.
• Photos d’événements: si vous souhaitez diffuser des photos prises dans les parties communes, obtenez un consentement préalable des personnes reconnaissables. Préférez des plans larges où les visages ne sont pas identifiables.
• Alertes d’incident (p. ex., dégât d’eau): affichez la zone touchée (étages/sections) et les mesures à suivre. Évitez toute mention d’unité ou de responsable.

Références et ressources utiles

• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1) – LégisQuébec
• Code civil du Québec (CCQ-1991), notamment sur le registre du syndicat (art. 1070) – LégisQuébec
• RGCQ – Ressources et bonnes pratiques en copropriété
• RBQ – Sécurité des bâtiments et consignes

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Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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