Vote par correspondance en copropriété au Québec : permis?

Le « vote par correspondance » intrigue de plus en plus les copropriétaires et les conseils d’administration (CA). Peut-on voter par la poste ou par formulaire à l’avance lors d’une assemblée générale annuelle (AGA) en copropriété divise au Québec? Réponse courte: ce n’est pas une méthode prévue par défaut au Code civil du Québec et elle exige un encadrement précis dans votre déclaration de copropriété (DCV) ou dans un règlement d’assemblée bien rédigé. À jour au 2026-07-28.

Dans ce guide, vous verrez ce que dit la loi (C.c.Q.), les différences entre procuration, vote électronique en direct et vote par correspondance, les risques à éviter, puis une démarche pas-à-pas pour décider ce qui convient à votre syndicat.

Ce que dit le Code civil et votre DCV

• Le Code civil du Québec encadre l’assemblée des copropriétaires, la convocation, le quorum et les majorités requises (arts 1084 à 1108 C.c.Q.). Les décisions sont prises par les copropriétaires « présents ou représentés ». Cela vise la présence à l’assemblée (en personne ou par un moyen permis) et la représentation par procuration, non un vote écrit déposé d’avance.
• La procuration demeure le mécanisme expressément reconnu pour qu’un copropriétaire mandate un tiers afin de voter à l’AGA, au besoin après avoir entendu les échanges et les amendements.
• La participation à distance (visioconférence, plateforme) est possible si votre DCV ou un règlement adopté à la majorité requise le permet, à condition que tous puissent communiquer entre eux en temps réel. Le vote s’effectue alors « pendant » l’assemblée, pas avant.
• Le vote par correspondance (formulaire écrit envoyé avant l’AGA) n’est pas prévu par défaut au C.c.Q. Il peut être envisagé seulement si votre DCV ou un règlement interne définit des modalités solides: vérification d’identité, respect du secret quand requis, gestion des amendements, conservation des preuves, et recours en cas d’irrégularité.

Références utiles (LégisQuébec):

• Participation, convocation, quorum et votes: art. 1084 et suivants du C.c.Q. (art. 1084 C.c.Q.)
• Règles de l’assemblée et majorités: (art. 1102 C.c.Q., art. 1108 C.c.Q.)
• Représentation par procuration: (art. 1096 C.c.Q.)

Pour des bonnes pratiques spécifiques aux syndicats, voyez aussi le RGCQ (Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec).

Correspondance, procuration ou vote électronique en direct: bien distinguer

Voici l’essentiel pour le CA et le syndic de copropriété.

• Vote par correspondance (écrit avant l’AGA)
  • Principe: le copropriétaire transmet un bulletin écrit (postal ou numérique) avant l’assemblée.
  • Enjeu: le texte des résolutions peut être amendé pendant l’AGA; un vote figé à l’avance risque de ne plus viser la même proposition.
  • Statut: seulement si encadré par la DCV ou un règlement d’assemblée prévoyant des garde-fous clairs.
• Procuration
  • Principe: vous mandatez une personne qui assiste à l’AGA (en salle ou en visioconférence) et vote en votre nom, après avoir entendu les débats et les amendements.
  • Statut: expressément reconnu au C.c.Q. et généralement prévu dans la DCV.
• Vote électronique en direct (assemblée virtuelle ou hybride)
  • Principe: les copropriétaires participent en temps réel via une plateforme permettant l’identification, le scrutin, et l’accès équitable à la parole.
  • Statut: possible si votre DCV/règlement d’assemblée l’autorise et si tous peuvent communiquer simultanément.

Pour sécuriser toute option à distance, un règlement d’assemblée structuré et une plateforme fiable sont essentiels. Le RGCQ propose des repères de gouvernance; voyez leurs ressources. Et pour les exigences légales, référez-vous au C.c.Q. sur LégisQuébec.

Encadrer le vote par correspondance: si vous l’adoptez

Si votre syndicat souhaite permettre le vote par correspondance, procédez méthodiquement afin de réduire les risques de contestation.

1. Vérifier la DCV et le règlement d’immeuble
   • Confirmez si votre DCV autorise des modalités de vote autres que la présence/procuration. Certaines DCV exigent une majorité renforcée pour modifier les règles d’assemblée.
   • Préparez, au besoin, un projet de règlement d’assemblée précisant les moyens technologiques, l’identification et le secret des votes.
2. Définir des formulaires et délais clairs
   • Un bulletin par résolution, indiquant la version « publiée » à l’avis de convocation. Mentionnez que tout amendement substantiel en assemblée peut invalider le bulletin déjà remis.
   • Indiquez la date et l’heure limites de réception, le canal (poste, dépôt sécurisé, portail), et qui agit comme scrutateur.
3. Prévoir l’identité, le secret et la conservation
   • Procédure d’authentification: signature manuscrite + copie d’identification, ou signature électronique fiable.
   • Secret du vote: enveloppes doubles ou chiffrement; dévoilement seulement au moment du scrutin.
   • Conservation: archives confidentielles avec le PV, pour la durée légale et les besoins de vérification.
4. Gérer les amendements en AGA
   • Si une résolution est amendée, les bulletins reçus d’avance doivent être écartés à moins qu’un mécanisme permette au copropriétaire d’actualiser son choix en temps réel (ex.: connexion à distance en direct).
   • Indiquez cette règle dans l’avis de convocation et rappelez-la en ouverture d’assemblée.
5. Prévoir les recours et les cas litigieux
   • Bulletins illisibles, en double, reçus hors délai, ou non conformes: précisez le traitement.
   • Mentionnez au PV le nombre de bulletins admissibles, rejetés et les motifs.

Ressources utiles:

• Assemblée, quorum et votes: C.c.Q. art. 1102, art. 1108.
• Bonnes pratiques en copropriété: RGCQ.

Les risques juridiques fréquents (et comment les éviter)

• Amendements en cours d’AGA
  • Risque: un vote « figé » par correspondance ne reflète plus la résolution telle qu’adoptée.
  • Prévention: invalider automatiquement ces bulletins si la résolution change, et offrir procuration ou participation à distance.
• Quorum et majorités contestés
  • Risque: compter des bulletins reçus d’avance comme « présents » peut fausser le calcul du quorum.
  • Prévention: distinguer présence/réprésentation (procurations) des votes par correspondance; n’incluez pas les bulletins d’avance dans le quorum si la DCV ne le prévoit pas expressément. Voir C.c.Q. art. 1084.
• Secret du vote non respecté
  • Risque: certaines décisions exigent un vote secret; des procédures inadéquates peuvent mener à la nullité.
  • Prévention: enveloppes doubles, boîtes scellées, ou solution électronique certifiée pour scrutins secrets en direct.
• Chaîne de possession et preuves insuffisantes
  • Risque: contestations sur l’intégrité des bulletins reçus par la poste ou courriel.
  • Prévention: registre d’entrée, deux scrutateurs, scellement et consignation détaillée au PV.
• Mauvaise information aux copropriétaires
  • Risque: avis de convocation incomplet (absence des modalités, délais et règles d’invalidation) exposant le syndicat à des contestations.
  • Prévention: modèle d’avis clair, mention des conséquences d’un amendement, coordonnées pour soutien technique.

Pour un rappel des pouvoirs et responsabilités du CA en matière d’assemblée, voyez le C.c.Q. et les guides du RGCQ. En cas de doute, consultez un professionnel du droit.

Procédure recommandée pour votre prochaine AGA

1. Choisir l’option principale: procurations et/ou participation virtuelle en direct

   L’option la plus conforme au C.c.Q. demeure la présence (salle ou visioconférence) avec procurations. Le vote par correspondance devrait rester l’exception, dûment encadrée.

2. Mettre à jour vos règles

   Rédigez un règlement d’assemblée qui traite de l’identification, du secret du vote, du calcul du quorum, des scrutateurs, et de la conservation des preuves.

   Soumettez-le à l’AGA avec la majorité requise par votre DCV. Mentionnez expressément la portée du vote par correspondance, s’il est adopté.

3. Préparer la logistique et les modèles

   Avis de convocation: ordre du jour précis, textes des résolutions, procédures de vote, délais, modèles de procuration et, s’il y a lieu, bulletin par correspondance.

   Plateforme d’assemblée virtuelle (si applicable): test technique, procédure d’inscription, soutien aux copropriétaires.

4. Tenir l’assemblée et documenter

   Vérifier le quorum selon la DCV. Ne compter comme « présents » que les copropriétaires ou leurs mandataires identifiés.

   Annoncer les règles sur les bulletins par correspondance avant le premier scrutin. Désigner deux scrutateurs.

   Inscrire au PV: le nombre de copropriétaires présents, représentés, les bulletins reçus, rejetés, et le résultat par valeur et par voix, au besoin.

5. Après l’AGA

   Conserver les pièces au dossier (bulletins, procurations, rapports des scrutateurs) pour la période requise.

   Communiquer le PV dans les délais usuels et mettre à jour, si nécessaire, le règlement d’assemblée pour la prochaine année.

Pour de l’accompagnement administratif (avis de convocation, procès-verbaux, gestion des scrutins), consultez nos services de gestion: gestion administrative, gestion financière et gestion des opérations. Visitez aussi notre blogue pour des guides pratiques, et apprenez-en plus sur nous.

FAQ

• Peut-on imposer le vote par correspondance à tous les copropriétaires?

  Non. À défaut de l’autoriser clairement dans la DCV ou un règlement adopté à la majorité requise, vous devez privilégier la présence (en salle ou virtuelle) et la procuration. Même lorsqu’il est permis, offrez toujours des alternatives équitables.

• Un copropriétaire à l’étranger peut-il voter?

  Oui, par procuration ou via une participation virtuelle en direct si votre DCV le permet. Le vote par correspondance est possible seulement si vos règles l’encadrent et si les enjeux d’amendement et d’identification sont couverts.

• Que faut-il conserver au dossier pour éviter les contestations?

  L’avis de convocation, la liste de présence, les procurations, les bulletins par correspondance reçus/rejetés, le rapport des scrutateurs et le PV complet. La traçabilité est clé.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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