Soumission gestionnaire de copropriété : comparer

Par Muriel Druart, directrice, service client

Comparer une soumission gestionnaire de copropriété exige davantage qu’un rapprochement entre deux frais mensuels. Les responsabilités proposées, les exclusions, les contrôles financiers et les modalités de transition peuvent varier considérablement. Une offre moins chère peut donc laisser plusieurs tâches au conseil d’administration.

Dans une copropriété divise, le CA demeure responsable de l’administration du syndicat, même lorsqu’il délègue des activités courantes. Il doit choisir une formule adaptée à la taille de l’immeuble, à ses risques et à la disponibilité des administrateurs. La méthode suivante permet d’analyser les offres sur une base comparable.

Définir les besoins avant de demander une soumission

Le syndicat devrait préparer un bref portrait de l’immeuble avant de solliciter des gestionnaires. Une information uniforme aide chaque candidat à évaluer le mandat selon les mêmes paramètres. Elle réduit aussi les réserves et les suppléments découverts après la signature.

Le document transmis devrait notamment préciser :

• le nombre d’unités, de bâtiments et d’espaces de stationnement;
• les équipements communs, comme les ascenseurs, la piscine ou les systèmes d’accès;
• le budget annuel, les frais de condo et les cotisations spéciales en cours;
• la fréquence souhaitée des visites et des réunions du CA;
• l’état du carnet d’entretien et de l’étude du fonds de prévoyance;
• les sinistres, projets majeurs ou dossiers litigieux actifs;
• les tâches que les administrateurs souhaitent conserver.

Le CA devrait également remettre une liste de livrables attendus. Celle-ci peut couvrir le budget, les états financiers, les avis de cotisation, l’AGA, le PV et le suivi des fournisseurs. La déclaration de copropriété doit aussi être consultée, car elle peut prévoir des procédures particulières.

Une visite de l’immeuble permet au candidat de repérer les enjeux opérationnels difficiles à résumer. Pour mieux délimiter le mandat, le CA peut consulter les services de gestion financière, administrative et opérationnelle. Il devient ensuite plus simple d’exiger une ventilation identique dans chaque offre.

Comparer la portée des services, pas seulement le total

Chaque soumission devrait être transformée en grille d’analyse. Le CA peut attribuer une note aux éléments importants et indiquer clairement si chaque tâche est incluse, optionnelle ou exclue. Cette méthode empêche qu’une description générale soit interprétée comme un engagement précis.

Il faut porter attention aux formulations comme « soutien au CA » ou « coordination au besoin ». Elles ne précisent ni le volume compris ni les délais habituels. Une annexe détaillée au contrat offre une référence plus utile pendant le mandat.

Le syndicat devrait aussi identifier la personne qui servira l’immeuble. Il peut demander son expérience, sa charge approximative de dossiers et la procédure prévue lors de ses absences. La page expliquant comment engager un gestionnaire de copropriété présente d’autres critères utiles pour cette évaluation.

Examiner les frais, exclusions et mécanismes financiers

Le prix doit être ramené à une période et à une unité de mesure communes. Le CA devrait distinguer les honoraires récurrents des services facturés séparément. Il peut ensuite estimer le coût annuel selon les activités réelles du syndicat.

Les éléments variables à clarifier comprennent souvent les assemblées supplémentaires, les projets majeurs, les dossiers de recouvrement et la préparation de documents exceptionnels. Il faut également vérifier les frais de démarrage, d’archivage ou de fin de mandat. Une soumission transparente précise le déclencheur, le mode de calcul et l’autorité requise avant toute dépense.

La comparaison doit aussi couvrir les contrôles financiers. Le CA peut poser les questions suivantes :

• Les comptes bancaires demeurent-ils au nom du syndicat?
• Qui peut créer, approuver et modifier un paiement?
• Une double autorisation est-elle offerte pour certains montants?
• À quelle fréquence les rapprochements bancaires sont-ils produits?
• Le conseil reçoit-il un budget comparatif et un bilan?
• Comment les arrérages de frais de condo sont-ils suivis?

Ces contrôles réduisent les ambiguïtés et facilitent la surveillance par les administrateurs. La séparation des rôles devient particulièrement importante lorsque plusieurs personnes peuvent modifier les coordonnées d’un fournisseur. Les modalités devraient être documentées avant l’ouverture des accès.

Vérifier le contrat, les compétences et la transition

Le contrat devrait reprendre les engagements de la soumission, sa durée, son renouvellement et ses conditions de résiliation. Il devrait également expliquer la conservation des documents, la confidentialité, l’accès aux données et la remise des archives. Une simple présentation commerciale ne remplace pas ces clauses.

Le Code civil du Québec encadre l’administration du syndicat et permet de confier la gestion courante à un gérant choisi par le conseil d’administration, notamment selon les articles 1084 et 1085 C.c.Q. Cette délégation ne dispense pas les administrateurs de surveiller le mandat. Le contrat doit donc prévoir des rapports suffisamment clairs pour soutenir leurs décisions.

Le CA peut demander des références comparables en nombre d’unités et en complexité. Il devrait aussi vérifier les assurances pertinentes, les politiques de protection des renseignements et les mécanismes de traitement des plaintes. Les ressources du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec peuvent compléter son analyse des pratiques en copropriété.

Un gestionnaire coordonne généralement les fournisseurs plutôt que d’exécuter lui-même les travaux spécialisés. Lorsqu’un entrepreneur intervient sur l’immeuble, le syndicat devrait utiliser l’outil de la RBQ pour vérifier sa licence, lorsque les travaux l’exigent. Il faut aussi déterminer qui valide les assurances, les soumissions et la fin des travaux.

Enfin, la transition mérite une section distincte dans l’offre. Elle devrait couvrir les contrats, clés, registres, accès numériques, dossiers de sinistre et informations bancaires. Si le syndicat remplace déjà un fournisseur, un plan pour changer de gestionnaire de copropriété aide à structurer les étapes et le préavis.

Questions fréquentes sur les soumissions de gestion

Combien de soumissions le CA devrait-il demander?

Trois offres fournissent généralement une base de comparaison raisonnable, sans constituer une règle juridique universelle. La déclaration de copropriété ou une politique interne peut toutefois imposer une procédure. Le CA devrait conserver sa grille, les réponses reçues et la résolution autorisant le contrat.

Le gestionnaire le moins cher est-il nécessairement moins complet?

Pas nécessairement. Son organisation, sa technologie et la répartition des tâches peuvent influencer le tarif. Le conseil doit néanmoins vérifier les exclusions, les limites de volume et les frais variables. Le coût total prévisible est plus révélateur que le montant affiché seul.

Qui devrait approuver le choix du gestionnaire?

Le conseil d’administration choisit normalement le gestionnaire dans le cadre de ses pouvoirs, sous réserve de la déclaration de copropriété et des décisions applicables. La résolution devrait préciser le candidat, la durée, les honoraires et les signataires autorisés. Le PV doit refléter fidèlement cette décision.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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