Convoquer une assemblée de copropriété si le CA refuse

Par Muriel Druart, directrice, service client

Un différend important peut exiger une décision rapide des copropriétaires, même lorsque le conseil d’administration tarde à agir. En copropriété divise, le refus du CA ne ferme pas nécessairement la porte à une assemblée extraordinaire.

La recherche « convoquer assemblée copropriété refus CA Québec » renvoie toutefois à une démarche encadrée. Il faut réunir le nombre de voix requis, transmettre une demande claire et respecter la déclaration de copropriété. Une convocation improvisée pourrait rendre les décisions contestables.

Voici les étapes à suivre, les documents à préparer et les précautions à prendre avant de convoquer l’assemblée.

Ce que prévoit le Code civil du Québec

Le conseil d’administration convoque normalement l’AGA et les assemblées extraordinaires du syndicat. Une assemblée extraordinaire sert à traiter une question qui ne peut raisonnablement attendre la prochaine réunion annuelle.

Le Code civil du Québec permet aux copropriétaires représentant au moins 10 % des voix d’exiger la convocation d’une assemblée. Ce seuil concerne les voix inscrites au syndicat, et non simplement 10 % des unités ou des personnes.

La demande doit être adressée au CA. Si celui-ci ne convoque pas l’assemblée dans les 21 jours suivant sa réception, un copropriétaire signataire peut généralement procéder à la convocation, conformément à l’article 1087 C.c.Q. La DCV doit aussi être consultée, puisqu’elle peut préciser les modalités administratives applicables.

Cette démarche ne permet pas de contourner les règles de majorité. Elle donne plutôt aux copropriétaires un mécanisme pour soumettre une question valide à l’assemblée. Les décisions demeurent assujetties au quorum, aux droits de vote et aux majorités prévues par la loi.

Préparer une demande formelle au conseil d’administration

Avant de recueillir des signatures, les copropriétaires devraient définir précisément le résultat recherché. Une demande générale visant « la gestion du CA » risque de produire un ordre du jour imprécis. Chaque résolution proposée devrait porter sur une décision relevant véritablement de l’assemblée.

La demande écrite devrait contenir les éléments suivants :

1. le nom du syndicat et l’adresse de la copropriété;
2. l’identité des copropriétaires demandeurs;
3. leurs fractions et le nombre de voix représentées;
4. le motif de l’assemblée extraordinaire;
5. les questions proposées pour l’ordre du jour;
6. le texte des résolutions lorsque cela est possible;
7. la signature de chaque copropriétaire participant à la demande.

La preuve du seuil de 10 % est essentielle. Le registre du syndicat, la DCV et les actes modificatifs peuvent aider à confirmer les quotes-parts. Il faut aussi vérifier si certains droits de vote sont suspendus, notamment en raison d’un défaut prolongé de paiement des charges communes.

La demande devrait être envoyée par un moyen permettant d’établir sa réception. Un courriel peut être utile, mais un envoi recommandé ou une remise avec accusé réduit les désaccords sur le point de départ du délai.

Une saine gestion administrative de copropriété facilite cette vérification. Un registre à jour permet d’identifier les copropriétaires, leurs coordonnées, leurs voix et les procurations pertinentes.

Convoquer l’assemblée après l’inaction du CA

L’expiration du délai ne dispense pas les signataires de respecter les règles de convocation. Le copropriétaire qui prend le relais devrait agir au nom de la démarche collective, sans présenter l’assemblée comme une réunion informelle.

L’avis doit notamment indiquer la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour. Il doit être transmis à tous les copropriétaires selon les délais et les modes prévus par le Code civil et la DCV. Une assemblée virtuelle ou hybride exige également une méthode permettant de participer, de voter et de communiquer adéquatement.

Les documents nécessaires à une décision éclairée devraient accompagner l’avis. Selon le sujet, ceux-ci peuvent comprendre des soumissions, un avis professionnel, une résolution détaillée, un budget spécial ou une analyse du fonds de prévoyance.

Le délai de convocation doit laisser aux copropriétaires une possibilité réelle d’étudier les propositions. Une urgence pratique ne justifie pas automatiquement un avis incomplet. Les recommandations du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec peuvent compléter la lecture de la DCV et du Code civil.

Lors de l’assemblée, une personne doit présider les échanges conformément aux règles applicables. Il faut vérifier le quorum, consigner les procurations et compter les voix selon les quotes-parts. Un PV fidèle doit ensuite rapporter les résolutions, les résultats des votes et les principales décisions.

Éviter les erreurs pouvant fragiliser les décisions

La première erreur consiste à calculer le seuil selon le nombre de condos. Dix unités sur cent ne représentent pas nécessairement 10 % des voix. Les quotes-parts peuvent différer selon la valeur relative de chaque fraction.

Une autre erreur fréquente consiste à ajouter, pendant l’assemblée, une décision importante absente de l’ordre du jour. Les copropriétaires absents n’auraient alors pas été informés qu’un vote déterminant pouvait survenir. Il vaut mieux reporter la résolution et transmettre un avis conforme.

Les signataires devraient également distinguer les pouvoirs du CA de ceux de l’assemblée. L’administration courante relève généralement du conseil d’administration. Certaines transformations, aliénations ou modifications importantes exigent toutefois une décision des copropriétaires et une majorité particulière.

Si l’assemblée vise des travaux, la décision collective ne remplace pas les obligations réglementaires. La vérification des licences et exigences applicables peut être faite auprès de la Régie du bâtiment du Québec. Les travaux touchant les parties communes ou parties privatives doivent aussi respecter la DCV.

Enfin, le remplacement d’un administrateur ne devrait pas être improvisé. L’avis doit annoncer clairement la question, et le syndicat doit suivre les règles relatives à la destitution et à l’élection. Une décision prise dans un contexte abusif ou irrégulier peut être contestée devant le tribunal.

Lorsqu’un conflit persiste, une mise en demeure ou une demande judiciaire peut devenir nécessaire. Un avocat en droit de la copropriété pourra évaluer la validité de la demande, de la convocation et des résolutions envisagées. L’information générale publiée par l’OACIQ sur la copropriété peut aussi aider à comprendre l’importance des documents du syndicat lors d’une transaction.

Questions fréquentes sur la convocation par les copropriétaires

Le CA peut-il refuser parce qu’il juge la demande inutile?

Le CA peut signaler une irrégularité, comme un seuil insuffisant ou une question hors des pouvoirs de l’assemblée. Il ne devrait toutefois pas écarter une demande conforme uniquement parce qu’il désapprouve le sujet. Les motifs du refus devraient être obtenus par écrit.

Faut-il attendre l’AGA pour traiter le problème?

Non. Une assemblée extraordinaire peut être convoquée lorsqu’une décision ne devrait pas attendre l’AGA. Cette option convient notamment à une dépense majeure, une gouvernance contestée ou une mesure nécessitant l’autorisation des copropriétaires.

Qui paie les frais liés à la convocation?

Les dépenses raisonnables peuvent éventuellement être réclamées au syndicat, mais leur remboursement ne devrait pas être présumé. Les signataires devraient conserver les factures et faire autoriser clairement tout remboursement. Les frais engagés sans nécessité pourraient faire l’objet d’un désaccord.

Pour d’autres repères sur les assemblées, le budget et le carnet d’entretien, consultez le blogue de multiRent. Une gestion structurée réduit les ambiguïtés entre le CA, les copropriétaires et les professionnels du syndicat.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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