Contrôle d’accès biométrique en copropriété: Loi 25, Québec

La biométrie attire de plus en plus les syndicats de copropriété qui veulent sécuriser les parties communes sans clés ni cartes. Empreintes digitales, reconnaissance faciale, gabarit palmaire: ces technologies promettent de réduire la perte de clés et le prêt non autorisé de passes. Mais sont-elles légales dans une copropriété divise au Québec sous la Loi 25 (à jour au 2026-08-22)? Voici ce que votre conseil d’administration (CA) doit savoir avant de décider.

Biométrie et contrôle d’accès: définitions utiles

• Renseignement biométrique: une caractéristique physique ou comportementale utilisée pour identifier une personne de façon unique (ex.: empreinte digitale, gabarit du visage). En matière de protection des renseignements personnels, ces données sont considérées sensibles, car leur usage abusif porte un risque élevé pour la vie privée.
• Gabarit (template) biométrique: représentation mathématique extraite d’un trait biométrique. Un bon système ne conserve pas l’image brute (ex.: photo du visage), mais un gabarit non réversible.
• Contrôle d’accès biométrique: dispositif remplaçant ou complétant les clés, cartes ou porte-clés dans les parties communes (entrées, gym, piscine, salle communautaire).

Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25) encadre la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels des individus, dont les copropriétaires, occupants et employés du syndicat. Les droits à la réputation et à la vie privée sont aussi protégés par le Code civil du Québec.

• Texte de loi (secteur privé): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
• Code civil du Québec (droits de la personnalité): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/ccq-1991

Loi 25: est-ce légal en copropriété?

Oui, l’implantation d’un contrôle d’accès biométrique peut être envisagée, mais seulement si le syndicat respecte des conditions strictes de nécessité, de proportionnalité, et de transparence découlant de la Loi 25 et du Code civil. En pratique, le CA doit démontrer que:

1. La finalité est légitime et nécessaire

   • Objectif précis: sécurité des parties communes et gestion des accès; pas de surveillance généralisée.
   • Nécessité: la biométrie doit répondre à un risque réel (intrusions répétées, pertes fréquentes de supports, contournement des cartes) que des moyens moins intrusifs n’atténuent pas adéquatement.

2. La collecte est minimale et proportionnée

   • Collecter uniquement ce qui est indispensable (gabarit chiffré, pas d’image brute; aucun renseignement superflu comme la date de naissance).
   • Mettre à disposition une solution de rechange raisonnable pour les personnes qui refusent la biométrie, sans les pénaliser (ex.: carte ou porte-clés).

3. Le consentement est valide

   • Consentement éclairé, spécifique et donné librement, après une information claire: finalités, délais de conservation, droit de retrait, coordonnées du responsable.
   • En copropriété, la participation à un système biométrique ne peut pas être imposée sans alternative, particulièrement pour les occupants vulnérables ou en situation d’emploi (concierge, contractants).

4. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est réalisée

   • Avant l’acquisition, le syndicat doit évaluer les risques (fuite, profilage, accès indu) et prévoir des mesures d’atténuation: chiffrement, journalisation restreinte, accès fondé sur le besoin de savoir, effacement automatique.

5. La gouvernance et la sécurité sont adéquates

   • Politiques écrites de gouvernance des renseignements personnels (accès, conservation, destruction, incidents de confidentialité).
   • Ententes contractuelles avec le fournisseur qui imposent des obligations de sécurité, de confidentialité et d’assistance en cas d’incident.

Références utiles:

• Renseignements personnels – secteur privé (LégisQuébec): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
• Droits à la vie privée – C.c.Q.: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/ccq-1991
• Dossier « Loi 25 » en copropriété (RGCQ): https://rgcq.org/

Rôles et obligations du CA

Le conseil d’administration est imputable de la conformité et de la sécurité du dispositif, même si l’installation et l’hébergement sont externalisés.

• Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Son nom et ses coordonnées doivent être publiés et accessibles aux copropriétaires et occupants.
• Informer clairement les personnes visées: affiche près des accès, avis écrit aux copropriétaires et aux locataires; politique de confidentialité disponible.
• Tenir un registre: bases légales, consentements, accès aux gabarits, incidents de confidentialité, demandes d’accès ou de rectification.
• Limiter l’accès interne: seuls les administrateurs, gestionnaires ou employés ayant un besoin opérationnel peuvent voir et gérer les données.
• Encadrer les fournisseurs:
  • Contrat écrit incluant mesures techniques (chiffrement, journalisation), lieu d’hébergement (idéalement au Canada), sous-traitance contrôlée et délais de notification en cas d’incident.
  • Exiger la conformité réglementaire et les licences nécessaires pour l’installation des systèmes de sécurité. Voir RBQ: https://www.rbq.gouv.qc.ca/
• Prévoir la destruction sécurisée des gabarits à la fin de la relation contractuelle ou à l’expiration de la finalité (ex.: copropriétaire déménagé), selon des délais définis.

Côté gouvernance de la copropriété, alignez le projet avec vos documents:

• DCV et règlement d’immeuble: prévoir des règles claires sur l’utilisation, les sanctions et les recours en cas d’abus.
• PV: consigner les décisions du CA et de l’AGA, ainsi que les mesures de mitigation adoptées.
• Carnet d’entretien / EUC: inscrire le système (lecteurs, contrôleurs, serveurs) et planifier l’entretien préventif et les mises à jour de sécurité.

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Mettre en place un système biométrique: bonnes pratiques

Avant de voter, assurez-vous de suivre un parcours rigoureux et documenté.

1. Analyse de besoin et solutions de rechange

   • Comparez la biométrie avec des options moins intrusives: cartes cryptées, porte-clés, codes temporaires.
   • Déterminez le périmètre: entrées principales (parties communes), gym, piscine. Évitez les parties privatives.

2. EFVP et dossier de conformité

   • Identifiez les risques (fuite de gabarits, couplage avec des caméras, profilage des allées et venues) et les atténuations prévues.
   • Documentez la base légale, les finalités, les durées de conservation, les accès et la destruction.

3. Choix technologique

   • Favorisez les gabarits non réversibles; évitez de stocker des images brutes.
   • Privilégiez l’appariement sur l’appareil (on-device) quand c’est possible, sinon chiffrement fort des données en transit et au repos.
   • Hébergement au Canada de préférence; accès restreint et journalisé.

4. Gouvernance et transparence

   • Rédigez la politique de confidentialité et les procédures d’exercice des droits (accès, rectification, retrait du consentement).
   • Préparez les avis d’information, le formulaire de consentement et l’affichage à l’entrée.

5. Processus décisionnel en copropriété

   • Inscrivez le point à l’ordre du jour de l’AGA avec une note explicative (objectif, coûts, impacts, alternative non biométrique disponible).
   • Vérifiez si la nature des travaux sur les parties communes exige une majorité simple ou qualifiée selon le C.c.Q. et votre DCV. En cas d’incertitude, obtenez un avis juridique.
   • Faites adopter, au besoin, une modification au règlement d’immeuble pour encadrer l’usage et les sanctions. Consignez le tout au PV.

6. Déploiement pilote et formation

   • Lancez un projet pilote sur un accès secondaire. Mesurez l’acceptation, les taux d’échec et les faux rejets.
   • Formez le personnel et les administrateurs: gestion des accès, réinitialisation, réponse aux incidents.

7. Exploitation et cycle de vie

   • Limitez la conservation des journaux d’accès au strict nécessaire, avec purges automatiques.
   • Procédez à des audits périodiques et testez la restauration après incident.
   • Détruisez les gabarits de toute personne qui quitte la copropriété, sans délai indu.

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FAQ

Q1. Le CA peut-il imposer la biométrie à tous sans alternative?
Non. En raison du caractère sensible de la biométrie, le consentement doit être libre et éclairé. Une solution de rechange raisonnable (carte, porte-clés) doit être offerte sans pénalité indue.

Q2. Peut-on utiliser les journaux d’accès pour surveiller les habitudes des copropriétaires?
Non. Les données doivent servir uniquement à la sécurité et à la gestion des accès. Le profilage des déplacements serait excessif et contraire aux principes de finalité et de proportionnalité.

Q3. Où puis-je trouver les textes applicables?
Consultez la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25) sur LégisQuébec: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1, le Code civil du Québec sur la vie privée: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/ccq-1991, et des ressources pratiques du RGCQ: https://rgcq.org/

Q4. Faut-il une licence particulière pour installer ces systèmes?
L’installation d’équipements de sécurité doit être réalisée par un entrepreneur détenant les licences requises. Renseignez-vous à la RBQ: https://www.rbq.gouv.qc.ca/

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Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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