Loi 25 en copropriété: demande d’accès et rectification

Par Muriel Druart, directrice, service client

À jour au 2026-07-30. La Loi 25 s’applique aux syndicats de copropriété divise au Québec. Elle encadre la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels des copropriétaires, locataires et employés. Dans la pratique, votre conseil d’administration (CA) doit savoir traiter une demande d’accès à des renseignements ou de rectification, sans divulguer des informations sur des tiers ni retarder indûment la réponse.

Cet article vous guide étape par étape pour gérer ces demandes, du premier courriel reçu jusqu’à l’envoi de la réponse motivée. Nous faisons aussi le pont avec les obligations du Code civil du Québec (C.c.Q.) sur l’accès aux documents de la copropriété (PV d’AGA, registre, DCV), afin d’éviter les confusions fréquentes. Objectif: protéger les droits individuels, respecter la Loi 25 et réduire les risques pour votre syndicat.

1) Qui peut demander quoi? Distinguer « document de condo » et « renseignement personnel »

• Renseignement personnel: toute information sur une personne identifiable (ex.: coordonnées d’un copropriétaire, plaintes le visant, enregistrements de caméras où il apparaît, statut de paiement lié à son unité). La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25) s’applique. Voir LégisQuébec (P-39.1).
• Documents de la copropriété: par exemple la DCV, le règlement de l’immeuble, les PV d’AGA, le carnet d’entretien (EUC), certains états financiers et le registre des copropriétaires. Leur accès est encadré par le C.c.Q. et n’implique pas automatiquement la communication de renseignements personnels sensibles sur des tiers.

En clair:

• Une personne peut demander accès aux renseignements personnels qui la concernent dans les dossiers du syndicat, et demander leur rectification si inexacts, incomplets ou équivoques (cf. P-39.1, art. sur l’accès et la rectification).
• Elle ne peut pas obtenir les renseignements personnels d’autrui (ex.: soldes en souffrance d’un autre copropriétaire), sauf fondement légal clair. Le CA doit caviarder les informations de tiers.

Situations courantes en copropriété à Montréal et sur la Rive-Sud:

• Copropriétaire demandant copie des échanges le concernant dans un dossier de bruit, d’animaux ou de location à court terme (Airbnb).
• Locataire réclamant l’accès aux segments d’images de caméra où il apparaît, à une date précise.
• Ex-membre du CA demandant rectification de mentions le concernant dans un PV.

2) Réception et traitement d’une demande d’accès: la méthode en 8 étapes

1. Centraliser la demande: invitez la personne à écrire à l’adresse officielle du « Responsable de la protection des renseignements personnels » du syndicat (souvent le président du CA, sauf délégation par résolution). Tenez un registre des demandes.
2. Vérifier l’identité: demandez les pièces nécessaires, surtout si des informations sensibles sont en jeu. Évitez toutefois d’exiger plus que le minimum raisonnable.
3. Préciser la portée: confirmez la période, les systèmes visés (courriels, caméras, intercom, dossiers de cotisations/frais de condo, registres d’entretien), et le format souhaité.
4. Localiser l’information: contactez, au besoin, la gestion administrative et les fournisseurs (ex.: entreprise de caméras) pour extraire les données.
5. Analyser les exceptions: évaluez si certains passages doivent être soustraits pour protéger des tiers, des renseignements confidentiels de sécurité, ou des éléments couverts par le secret professionnel.
6. Caviarder et documenter: noircissez les segments non communicables. Conservez une copie de travail expliquant vos retraits.
7. Répondre dans le délai: transmettez la décision motivée et la copie des renseignements communiqués.
8. Consigner et améliorer: mettez à jour votre registre, ajustez vos gabarits et votre politique interne.

Délais et prolongation

– Délai de base: 30 jours civils pour répondre à une demande d’accès (P-39.1). Si vous devez prolonger, avisez la personne par écrit avant l’expiration, en motivant la prolongation et en indiquant le nouveau délai raisonnable.

– Absence de réponse dans le délai: cela peut équivaloir à un refus. La personne peut alors exercer un recours auprès des autorités compétentes. D’où l’importance d’un accusé de réception rapide et daté.

Exceptions et caviardage prudents

• Protégez la confidentialité des tiers mentionnés dans des courriels, PV internes du CA ou rapports d’enquête. Caviardez les noms, coordonnées ou détails permettant d’identifier quelqu’un d’autre que le demandeur.
• Sécurité: ne divulguez pas des informations susceptibles de compromettre la sécurité des parties communes (ex.: plans précis des caméras, codes d’accès) lorsque la loi le permet.
• Litige en cours: si un avocat ou un notaire est impliqué et que des documents sont couverts par un privilège, expliquez clairement pourquoi ils ne peuvent pas être communiqués.

3) Demande de rectification: corriger, tracer et notifier les tiers

Quand une personne démontre que des renseignements personnels la concernant sont inexacts, incomplets ou ambigus, elle peut exiger leur rectification. Processus recommandé:

1. Valider la preuve d’inexactitude: par exemple, une facture mal associée, une date erronée dans un PV, un commentaire qui confond deux unités.
2. Rectifier à la source: mettez à jour le système principal (registre, dossier financier, outil de billetterie) et conservez l’historique.
3. Notifier les tiers: si le syndicat a communiqué l’information erronée à un fournisseur, à un assureur en cas de sinistre, ou à une autre organisation, avisez-les de la rectification quand c’est applicable.
4. Confirmer par écrit: répondez dans les délais, avec un résumé des corrections effectuées et des notifications envoyées.
5. Annotation en cas de désaccord: si vous refusez la rectification demandée, vous devez permettre à la personne d’ajouter un commentaire ou une note à son dossier, et lui indiquer ses recours.

Bon à savoir: une rectification ne vous oblige pas à modifier un PV d’AGA adopté si l’information reflète fidèlement ce qui a été dit à l’époque. Par contre, vous pouvez ajouter une note au dossier du demandeur et, au besoin, inscrire un rectificatif dans un prochain PV si une erreur factuelle est avérée.

4) Gouvernance Loi 25 pour un syndicat: rôles, politiques et registres

• Responsable de la protection des renseignements personnels: par défaut, un membre du CA (souvent la présidence). Le CA peut déléguer par résolution et publier les coordonnées officielles.
• Politique de confidentialité: claire, accessible, adaptée à la copropriété (ex.: gestion des caméras, intercom, clés électroniques, formulaires AGA, demandes de location). Affichez-la et appliquez-la.
• Registre des incidents de confidentialité: tenez un registre et évaluez le « risque de préjudice sérieux » en cas d’incident. Si le risque est élevé, vous devrez notifier les personnes concernées et les autorités compétentes selon P-39.1.
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP/PIA): requises dans certaines situations (ex.: mise en place d’un nouveau système de vidéosurveillance ou d’un outil nuagique hébergeant des renseignements de copropriétaires).
• Contrats avec fournisseurs: prévoyez des clauses de confidentialité et d’effacement à la fin du mandat. Vérifiez où sont hébergées les données.
• Formation: briefez les administrateurs et bénévoles. Un courriel mal adressé peut suffire à créer un incident.

Rappel du cadre général: les documents corporatifs accessibles en vertu du C.c.Q. (registre de la copropriété, DCV, règlement de l’immeuble, états financiers, budget, fonds de prévoyance) ne sont pas automatiquement des « renseignements personnels » d’autrui à communiquer intégralement. Fiez-vous aux deux régimes: C.c.Q. pour l’accès aux documents de la copropriété, et P-39.1 pour l’accès et la rectification des renseignements personnels.

5) Tableau pratique: demandes courantes, délais et précautions

Astuce: annoncez publiquement, dans le règlement de l’immeuble ou sur votre site, l’adresse courriel officielle pour les demandes Loi 25. Cela réduit les pertes de temps et les risques d’échéance manquée.

6) Erreurs fréquentes à éviter

• Mélanger « accès aux documents du syndicat » et « accès aux renseignements personnels ». Les tests juridiques ne sont pas identiques.
• Répondre verbalement sans trace. Émettez toujours un accusé de réception et une décision écrite.
• Divulguer trop: envoyer un fil complet d’emails incluant des renseignements sur des tiers non concernés. Caviardez ou extrayez.
• Ignorer l’identité: remettre des informations à une personne non authentifiée.
• Oublier d’aviser les tiers lors d’une rectification majeure déjà communiquée à l’externe.

Foire aux questions (FAQ)

Q1. Un copropriétaire peut-il obtenir la liste des soldes en souffrance des autres unités?

Non. La personne peut accéder à ses propres renseignements. Les soldes d’autrui sont des renseignements personnels de tiers. Fournissez plutôt des données agrégées au besoin (ex.: total des arrérages dans un rapport financier), selon les règles du C.c.Q.

Q2. Combien coûte une copie des renseignements?

La Loi permet parfois de demander des frais raisonnables de reproduction ou d’envoi. Informez-en la personne avant d’engager les coûts. Évitez toutefois d’ériger une barrière financière déraisonnable.

Q3. Que faire si la demande vise des images où apparaissent plusieurs personnes?

Extraire les segments où le demandeur apparaît et caviarder les autres visages. Si ce n’est pas faisable techniquement, proposez une consultation sur place sous supervision, en respectant la sécurité des parties communes.

Ressources utiles

• Texte consolidé de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1), modifiée par la Loi 25: LégisQuébec.
• Dispositions générales du Code civil du Québec, incluant la section sur la copropriété divise: LégisQuébec.
• Bonnes pratiques et information pour syndicats et copropriétaires: RGCQ.
• Références sectorielles sur la protection des renseignements personnels en immobilier: OACIQ.

Pour aller plus loin sur l’organisation interne et la délégation des tâches liées aux demandes d’accès, voyez nos services en gestion administrative et en gestion des opérations. Consultez aussi notre blogue pour des guides pratiques destinés aux CA.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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