AGA à distance en copropriété au Québec

Les assemblées générales annuelles (AGA) d’une copropriété divise peuvent désormais se tenir à distance, si les règles légales et votre DCV (déclaration de copropriété) le permettent. Bien menées, ces assemblées virtuelles facilitent la participation des copropriétaires tout en respectant les exigences de gouvernance du syndicat. Cet article présente le cadre à respecter au Québec et les bonnes pratiques pour réussir votre AGA à distance, de la convocation au PV (procès-verbal).

Note de mise à jour: contenu à jour au 2026-05-11.

Ce que dit la loi: participation à distance et règles minimales

Au Québec, le C.c.Q. (Code civil du Québec) encadre la tenue des assemblées de copropriétaires. La participation par moyens technologiques est possible si elle n’est pas restreinte par la DCV ou le règlement d’immeuble, et si certaines conditions de transparence et d’identification sont respectées (cf. C.c.Q., art. relatifs aux assemblées des copropriétaires). Le cadre juridique des technologies de l’information s’applique aussi aux avis et signatures électroniques.

Repères à retenir:

• La DCV prime: vérifiez si elle autorise ou restreint l’AGA à distance ou hybride, et suivez les modalités qui y sont prévues.
• Droit de participation: chaque copropriétaire doit pouvoir s’identifier, être entendu et entendre simultanément les échanges, comme en présentiel (cf. C.c.Q.).
• Quorum et majorités: les règles de quorum, de majorité simple ou qualifiée demeurent celles du C.c.Q. et de la DCV, qu’une AGA soit virtuelle ou non.
• Procurations: elles restent permises selon les formes prévues; leur transmission électronique doit permettre de vérifier l’authenticité (LCJTI).
• Vote secret: il doit pouvoir être tenu à la demande, y compris à distance, notamment pour l’élection du CA.
• PV et documents: le secrétaire consigne les décisions; les signatures électroniques sont valides si elles respectent le cadre légal.

Pour le texte de référence, consultez:

• Le Code civil du Québec sur LégisQuébec
• La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCJTI)

Convocation, ordre du jour et documents à transmettre

La convocation d’une AGA à distance suit les mêmes règles que pour une assemblée en personne, sous réserve des précisions de la DCV. Le contenu de l’avis doit être clair, avec la date, l’heure, le mode technologique, les indications de connexion, et les modalités d’aide technique. Respectez les délais de convocation prévus par la DCV et le C.c.Q., et évitez tout changement de dernière minute sans nouvel avis formel.

Bonnes pratiques pour l’avis et les annexes:

• Inclure un ordre du jour détaillé, les règles de parole et de vote, et l’identité des officiers pressentis (président, secrétaire, scrutateur).
• Transmettre au moins une semaine à l’avance, si possible, les documents essentiels: états financiers, budget proposé et cotisations/frais de condo, rapport du CA, sommaire du fonds de prévoyance, extraits pertinents du carnet d’entretien/EUC, formulaires de procuration, et candidatures au CA.
• Préciser le canal de support technique (courriel/téléphone) et offrir un court guide d’utilisation de la plateforme.
• Fournir une procédure simple pour soumettre des questions écrites à l’avance, sans priver personne de parler en séance.

Pour alléger la logistique, plusieurs syndicats centralisent ces documents dans un espace sécurisé et horodaté. Une bonne gestion administrative inclut aussi la traçabilité des envois et réceptions. Voyez comment une solution professionnelle peut soutenir votre AGA: https://www.multirent.ca/services/#gestion-administrative

Choisir les bons outils et sécuriser l’accès

L’outil choisi doit permettre l’identification des participants, la gestion de la parole, le partage d’écran pour les documents, et des mécanismes de vote fiables (ou une solution de vote intégrée). Privilégiez des plateformes offrant:

• Des salles d’attente et une admission manuelle pour vérifier l’identité (nom complet et # de condo/lot).
• Un registre d’audience, avec suivi des connexions/déconnexions pour le quorum.
• Des fonctionnalités de « lever la main », de modération du clavardage et de coupure de micro.
• Un module de sondage/vote ou l’intégration avec un outil de scrutin sécurisé.

Sécurité et confidentialité:

• Protégez les liens de connexion et mots de passe; évitez les partages publics.
• Minimisez les renseignements personnels visibles à l’écran; limitez l’affichage aux informations nécessaires.
• Enregistrez la séance seulement si la DCV l’autorise ou si l’assemblée y consent, et expliquez l’usage prévu (rédaction du PV, puis suppression).
• Respectez le cadre québécois de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modernisé par la « Loi 25 » (référez-vous aux textes officiels sur LégisQuébec).

Ressources utiles:

• RGCQ – ressources et bonnes pratiques en copropriété
• OACIQ – repères sur la copropriété divise

Vote électronique et secret du vote

Le vote doit être clair, vérifiable et, au besoin, secret. Pour les points sensibles (ex.: élection du CA, destitutions), mettez en place un scrutin secret à la demande d’un copropriétaire. Quelques méthodes éprouvées:

• Utiliser un module de vote anonyme de la plateforme, avec export des résultats et conservation des journaux.
• Si la plateforme ne le permet pas, recourir à un outil externe de scrutin anonyme, avec codes uniques envoyés avant l’AGA, puis dépouillement par un scrutateur indépendant.
• Prévoir une procédure de repli (ex.: tour de vote par appel nominal pour les votes non secrets) si l’outil de scrutin flanche.

Mentionnez clairement, avant chaque vote, la majorité requise (simple/qualifiée) et le nombre de voix exprimées, en tenant compte des quotes-parts s’il y a lieu, selon la DCV et le C.c.Q.

Tenue de l’assemblée et gouvernance: déroulé type

Un déroulement discipliné évite les contestations et raccourcit la durée. Exemple de séquence pour une AGA virtuelle:

1. Accueil et vérification d’identité; ouverture de la séance une fois le quorum atteint.
2. Désignation du président d’assemblée, du secrétaire et du scrutateur; adoption de l’ordre du jour.
3. Lecture et adoption du PV précédent; dépôt des états financiers et des rapports (CA, gestion, sinistres, entretien).
4. Présentation du budget, des charges communes/cotisations et impacts sur le fonds de prévoyance.
5. Période de questions structurée; gestion des tours de parole pour maintenir l’ordre.
6. Votations (résolutions, travaux sur parties communes/privatives, règlements); annoncer les résultats.
7. Élection des administrateurs du CA; préciser la durée des mandats et les modalités de transition.
8. Levée de l’assemblée; mention des suivis et du délai prévu pour transmettre le PV aux copropriétaires.

Le PV doit refléter fidèlement les décisions, avec les résultats de vote et les majorités. La signature électronique du président et du secrétaire est reconnue par la LCJTI si elle permet d’identifier les signataires et d’assurer l’intégrité du document.

Présentiel vs à distance: points de comparaison

Erreurs fréquentes et comment les éviter

• Avis incomplet: oublis d’information de connexion, d’ordre du jour ou de documents. Utilisez une liste de contrôle et respectez les délais de la DCV.
• Quorum mal calculé: tenez un registre dynamique des connexions; ajustez si des copropriétaires quittent avant un vote.
• Identité non vérifiée: exigez des noms conformes et confirmez le lot/condo; demandez la caméra à l’ouverture si nécessaire.
• Impossible de tenir un vote secret: prévoyez l’outil avant l’AGA; testez-le en conditions réelles.
• Enregistrement sans consentement: annoncez la pratique, la durée de conservation et l’usage; récoltez le consentement si requis.
• Plateforme instable: faites un test technique et préparez un plan B (numéro de téléconférence, ajournement technique).
• Annexes inaccessibles: conservez les états financiers, le budget, et autres pièces dans un espace sécurisé; envoyez les liens à l’avance.

Pour d’autres ressources de gouvernance en condo, consultez notre blogue: https://www.multirent.ca/blogue/

FAQ – AGA de copropriété à distance

Q: Peut-on tenir une AGA entièrement virtuelle si la DCV ne dit rien?

R: En pratique, si la DCV ne l’interdit pas et que les conditions de participation, d’identification et de vote sont respectées, une AGA virtuelle est généralement recevable. Validez néanmoins avec votre conseiller juridique, et référez-vous au C.c.Q. et à votre règlement d’immeuble.

Q: Comment gérer les procurations lors d’une AGA en ligne?

R: Utilisez un modèle de procuration conforme à la DCV. Acceptez les copies électroniques si l’authenticité peut être vérifiée. Enregistrez le mandataire dans votre registre des présences et comptez ses voix au moment des votes.

Q: L’AGA hybride (présentiel + virtuel) est-elle permise?

R: Oui, si la DCV le permet et si l’égalité d’information est assurée pour tous. Offrez le même droit de parole et des modalités de vote équivalentes aux deux groupes, et annoncez clairement les règles dans la convocation.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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