Vote par procuration au CA d’une copropriété
Un administrateur absent peut-il remettre sa procuration à un collègue pour voter au conseil d’administration? En copropriété divise au Québec, la réponse est généralement non. Le mandat d’administrateur possède un caractère personnel qui se distingue du droit de vote d’un copropriétaire à l’AGA.
Cette distinction influence le quorum, la validité des résolutions et la rédaction du PV. Elle devient particulièrement importante lorsque le CA doit approuver un budget, des travaux urgents ou une cotisation spéciale. Voici les règles à comprendre avant d’accepter une procuration pendant une réunion du conseil.
La réponse courte : un administrateur doit voter personnellement
Un administrateur ne devrait pas déléguer son vote à un autre membre du CA. Il a été élu ou nommé pour exercer personnellement son jugement, participer aux délibérations et agir dans l’intérêt du syndicat. Une procuration ne permet donc pas à un collègue de prendre sa place comme administrateur présent.
Le syndicat de copropriété est une personne morale selon l’article 1039 du Code civil du Québec. Les administrateurs agissent comme mandataires de cette personne morale et doivent respecter leurs obligations de prudence, diligence, honnêteté et loyauté. Ces principes ressortent notamment des articles 321 et 322 du Code civil du Québec.
L’article 336 C.c.Q. prévoit que les décisions du conseil sont prises à la majorité des voix des administrateurs. Cette règle vise les administrateurs qui participent valablement à la décision, et non les voix transférées par procuration. La DCV et le règlement de l’immeuble doivent aussi être consultés, notamment pour déterminer le quorum et les modalités de convocation.
Une clause interne ne devrait pas être interprétée comme permettant de contourner les responsabilités personnelles d’un administrateur. En présence d’une disposition ambiguë, le syndicat devrait obtenir un avis juridique adapté à sa situation.
Pourquoi la procuration pose-t-elle problème au CA?
Le travail du conseil d’administration ne se limite pas à enregistrer des votes. Les administrateurs doivent examiner l’information, poser des questions et tenir compte des échanges survenus pendant la réunion. Cette responsabilité devient difficilement conciliable avec une instruction donnée à l’avance à un collègue.
L’administrateur doit aussi évaluer les intérêts du syndicat au moment où la décision est prise. Les circonstances peuvent évoluer après la signature d’une prétendue procuration. Un entrepreneur peut modifier sa proposition, un conflit d’intérêts peut être déclaré ou une dépense imprévue peut être révélée.
La présence d’une procuration ne devrait pas être utilisée pour atteindre artificiellement le quorum. Si le règlement exige la présence de la majorité des administrateurs, une personne absente ne devient pas présente simplement parce qu’elle a transmis ses consignes. Une décision prise sans quorum pourrait ensuite être contestée.
Le même principe s’applique aux dossiers financiers et opérationnels. Il peut s’agir du budget, des frais de condo, des charges communes, des cotisations ou du fonds de prévoyance. Il concerne également le carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance, l’EUC et les travaux touchant les parties communes ou les parties privatives.
Les administrateurs peuvent consulter les ressources du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec pour approfondir les pratiques de gouvernance. L’OACIQ présente aussi de l’information générale sur la copropriété divise, utile notamment lors d’une transaction.
AGA et réunion du CA : deux droits de vote différents
La confusion vient souvent des règles applicables à l’assemblée des copropriétaires. À l’AGA, un copropriétaire peut généralement être représenté par un mandataire, sous réserve de la DCV et des règles légales applicables. Le mandataire exerce alors les droits rattachés aux fractions représentées.
Au conseil d’administration, les participants exercent plutôt les fonctions découlant de leur charge. Un administrateur qui est aussi copropriétaire porte donc deux chapeaux distincts. Une procuration valable pour l’assemblée ne lui permet pas de déléguer sa fonction au CA.
| Situation | Procuration généralement possible? | Conséquence pratique |
|---|---|---|
| Vote d’un copropriétaire à l’AGA | Oui, sous réserve des règles applicables | Le mandataire vote pour les fractions représentées |
| Vote d’un administrateur au CA | Non | L’administrateur doit participer personnellement |
| Présence virtuelle à une réunion du CA | Souvent possible selon les règles applicables | La participation doit permettre des échanges réels |
| Consigne écrite transmise à un collègue | Non comme substitut au vote | La consigne ne crée ni présence ni droit de vote supplémentaire |
| Résolution écrite du conseil | À vérifier selon la DCV et le cadre applicable | Les conditions de validité doivent être respectées |
Une participation à distance ne constitue pas une procuration. Lorsque le cadre applicable le permet, un administrateur peut prendre part à la réunion par téléphone ou vidéoconférence. Il demeure alors présent, entend les discussions et exerce lui-même son vote.
La DCV peut prévoir des modalités supplémentaires concernant les réunions, les avis et les moyens technologiques. Ces dispositions doivent être lues avec le Code civil, plutôt qu’isolément. Une gestion administrative structurée facilite cette vérification avant chaque réunion.
Que faire lorsqu’un administrateur ne peut pas participer?
Le président ou le secrétaire devrait d’abord vérifier si la réunion conserve son quorum sans l’administrateur absent. Si ce n’est pas le cas, le CA devrait normalement reporter la réunion, sauf urgence nécessitant une autre démarche permise. Il faut éviter de compter une procuration parmi les présences.
Lorsque la participation à distance est autorisée, elle représente souvent l’option la plus simple. L’administrateur doit pouvoir suivre les échanges de manière continue, intervenir et voter personnellement. Le PV devrait préciser le moyen de communication utilisé et confirmer la participation de cette personne.
Avant la réunion, le CA peut suivre les étapes suivantes :
- Relire la DCV et le règlement de l’immeuble concernant le quorum, les convocations et les réunions à distance.
- Confirmer quels administrateurs participeront personnellement, sur place ou par un moyen technologique permis.
- Distribuer les documents assez tôt pour favoriser une décision éclairée.
- Déclarer et traiter tout conflit d’intérêts avant le vote concerné.
- Inscrire au PV les présences, les abstentions, les dissidences et le résultat de chaque résolution.
Si le quorum n’est pas atteint, le PV devrait constater l’absence de quorum. Les personnes présentes peuvent parfois discuter de façon informelle, mais elles ne devraient pas présenter ces échanges comme des décisions valides du conseil. Une nouvelle convocation peut ensuite être transmise conformément à la DCV.
Pour les décisions urgentes, le CA devrait vérifier les mécanismes réellement disponibles plutôt que d’improviser une procuration. Selon les documents constitutifs et les circonstances, une réunion virtuelle ou une résolution écrite pourrait être envisagée. Une question complexe mérite toutefois une validation juridique avant son adoption.
Le syndicat gagne également à conserver les convocations, documents examinés et versions signées des résolutions. Cette discipline soutient la continuité administrative et facilite le travail des futurs administrateurs. D’autres ressources pratiques sont disponibles dans le blogue de multiRent.
Questions fréquentes sur le vote par procuration au CA
Un administrateur peut-il donner des instructions de vote à un collègue?
Il peut communiquer son opinion, mais cette communication ne remplace pas sa participation. Le collègue conserve son propre devoir de jugement et ne reçoit pas une voix additionnelle. L’administrateur absent ne doit pas être compté dans le quorum ou parmi les votants.
La DCV peut-elle autoriser expressément une procuration au conseil?
Une telle clause doit être examinée avec prudence à la lumière du Code civil et du caractère personnel de la fonction. Le CA ne devrait pas présumer qu’elle permet une délégation complète des responsabilités. Un avocat ou un notaire pourra déterminer sa portée et sa validité.
Un administrateur copropriétaire peut-il utiliser une procuration à l’AGA?
Oui, il peut recevoir ou donner une procuration comme copropriétaire lorsque les règles applicables le permettent. Il agit alors dans le contexte de l’assemblée, et non comme membre du conseil. Les pouvoirs, le quorum et le calcul des voix ne sont pas les mêmes qu’au CA.
En pratique, le vote par procuration au conseil d’administration d’une copropriété ne devrait pas servir à remplacer un administrateur absent. Une participation personnelle, y compris à distance lorsqu’elle est permise, protège davantage la qualité et la validité du processus décisionnel. Une DCV bien appliquée et un PV détaillé réduisent aussi les risques de contestation.
Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.
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