Loi 25 transfert hors Québec copropriété — est-ce permis?

Par Muriel Druart, directrice, service client

La Loi 25 s’applique aux syndicats de copropriété divise qui détiennent, utilisent et communiquent des renseignements personnels sur leurs copropriétaires, locataires, employés et fournisseurs. La question revient souvent au CA: peut-on utiliser un logiciel ou un service « cloud » dont les serveurs sont à l’étranger? La réponse courte: oui, mais sous conditions précises, et il faut les documenter.

Contenu à jour au 2026-07-29.

Rappel express: que couvre la Loi 25 en copropriété?

La Loi 25 modernise la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour un syndicat, cela touche la gestion des dossiers de copropriétaires (coordonnées, états de compte, cotisations et frais de condo), des PV d’AGA, des sinistres, des réclamations d’assurance, des employés, et des fournisseurs. Elle impose, entre autres, de nommer un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), de tenir un registre des incidents de confidentialité, d’encadrer les sous-traitants, et d’informer les personnes des usages de leurs renseignements.

En pratique, plusieurs outils du quotidien sont visés: courriels, suites bureautiques, sauvegardes, applications de gestion de condos, caméras connectées, et même les modules de paiement en ligne des charges communes. Le défi pour le CA est d’arrimer ces usages aux obligations légales, sans freiner l’efficacité administrative.

Transfert hors Québec: que dit la loi?

La loi permet la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec si, avant le transfert, l’organisation réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et conclut que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. Des mesures contractuelles et de sécurité doivent ensuite être mises en place (cf. Loi sur le secteur privé, art. 17; LégisQuébec).

EFVP: ce qu’il faut analyser

• La sensibilité des renseignements (ex.: coordonnées, numéros bancaires, informations sur un sinistre touchant des parties privatives ou communes, données d’accès aux locaux, etc.).
• Les fins du transfert et la nécessité (hébergement, sauvegarde, soutien technique, analytics).
• Le cadre juridique et les pratiques du territoire d’accueil, y compris l’accès possible par des autorités publiques.
• Les risques pour les personnes (confidentialité, intégrité, disponibilité) et leur vraisemblance.
• Les mesures d’atténuation: chiffrement fort, contrôle d’accès, journalisation, minimisation des données, pseudonymisation, gestion des sous-traitants.

Documentez votre EFVP et conservez-la avec vos politiques internes. Le CA devrait l’approuver et en faire état au procès-verbal.

Consentement, information et clauses

• Information: au moment de la collecte, vous devez informer la personne si ses renseignements pourraient être communiqués à l’extérieur du Québec, des fins visées et des moyens de s’y opposer lorsque requis (cf. Loi sur le secteur privé, art. 8 et suiv.; LégisQuébec).
• Consentement: un consentement explicite peut être requis pour des renseignements sensibles ou des usages non nécessaires à l’exécution du mandat du syndicat. Dans d’autres cas, la loi peut autoriser la communication si elle est nécessaire aux fins pour lesquelles l’information a été collectée et si les garanties sont en place. En cas de doute, optez pour un consentement clair et traçable.
• Clauses contractuelles: signez une entente écrite avec le fournisseur (souvent appelée « DPA » ou addendum de protection des données) qui: (1) précise les lieux d’hébergement et de sauvegarde, (2) encadre les sous-traitants (liste à jour et droit d’objection), (3) impose des standards de sécurité, (4) prévoit l’avis en cas d’incident, (5) oblige la suppression/restauration à la fin du contrat, et (6) prévoit le droit d’audit.

Quels fournisseurs et outils sont visés?

Tout service pouvant stocker ou traiter des renseignements personnels peut entraîner un transfert hors Québec. Exemples typiques:

• Suites bureautiques et courriels (p. ex. Microsoft 365, Google Workspace), souvent avec des options de résidence des données au Canada, mais un soutien technique ou des journaux peuvent sortir du Québec.
• Applications de gestion de copropriété, billetterie de demandes, et portails copropriétaires.
• Outils de stockage et partage (p. ex. SharePoint, Dropbox), sauvegardes infonuagiques et archivage.
• Vidéosurveillance et contrôle d’accès « cloud » dans les parties communes; certaines solutions enregistrent des métadonnées hors Québec.

Le CA devrait demander noir sur blanc: où sont les serveurs primaires et de secours? Qui sont les sous-traitants? Quelles clés de chiffrement sont utilisées et qui les contrôle? Comment sont traités les journaux d’accès et les copies de sauvegarde?

Démarche concrète pour votre syndicat

Voici une séquence pragmatique qu’un syndicat que nous accompagnons a suivie avec succès pour encadrer ses transferts:

1. Cartographier les renseignements
   Dressez la liste des catégories: copropriétaires, locataires, employés, candidats, fournisseurs, visiteurs. Associez les documents: registres, PV, états financiers, attestations du syndicat, réclamations, dossiers d’entretien (carnet d’entretien / EUC), fonds de prévoyance.

2. Repérer les flux hors Québec
   Identifiez où circulent les données: courriels, stockage, sauvegardes, applications mobiles, billetterie, caméras, outils de signature électronique, passerelles de paiement des cotisations.

3. Réaliser l’EFVP
   Utilisez un gabarit interne pour apprécier la sensibilité, les risques et les mesures. Conservez le résultat et la décision au PV du CA.

4. Choisir l’option d’hébergement
   Priorisez une résidence des données au Canada lorsque disponible. Si un transfert hors Québec demeure nécessaire, exigez des garanties équivalentes à la loi québécoise (contrats, sécurité, audits).

5. Mettre à jour les contrats
   Signez un DPA avec chaque fournisseur. Ajoutez des clauses sur l’emplacement, les sous-traitants, la sécurité, l’avis d’incident, la fin de contrat, la portabilité, et l’effacement sécurisé.

6. Informer et, au besoin, recueillir le consentement
   Mettez à jour votre politique de confidentialité et vos formulaires (adhésion, location, demande d’accès). Prévoyez un avis clair pour toute communication à l’extérieur du Québec.

7. Gouvernance continue
   Nommez officiellement le RPRP, formez le CA et le gestionnaire, tenez un registre des incidents, révisez annuellement l’EFVP et la liste des fournisseurs.

Pour outiller votre CA, voyez nos services de gestion administrative, incluant l’appui à la conformité documentaire: Services — gestion administrative.

Gouvernance: politiques, DCV et règlement d’immeuble

Votre DCV ne traite pas toujours de la protection des renseignements personnels. Nous suggérons d’adopter une politique de confidentialité du syndicat et, au besoin, un règlement d’immeuble complémentaire sur la gestion des dossiers (accès autorisés, conservation, destruction, médias amovibles, appareils personnels). Présentez ces documents à l’AGA, faites-les approuver lorsque requis et archivez-les avec les PV.

Pensez aussi à la chaîne de fournisseurs: gestionnaire externe, comptable, entrepreneur en entretien des parties communes, firme d’inspection pour le carnet d’entretien/EUC, assureur. Tous devraient signer des engagements de confidentialité compatibles avec la Loi 25 et avec vos clauses de transfert hors Québec.

Voici un aide-mémoire synthèse:

FAQ

L’usage de Google Drive, Dropbox ou Microsoft 365 est-il interdit par la Loi 25?

Non. La Loi 25 n’interdit pas ces services, mais elle exige que le syndicat fasse une EFVP, informe les personnes, et encadre contractuellement le fournisseur et ses sous-traitants. Privilégiez une résidence des données au Canada quand c’est offert et activez les contrôles de sécurité.

Faut-il obtenir un consentement écrit de chaque copropriétaire pour un transfert hors Québec?

Pas toujours. Lorsque l’usage est nécessaire à l’administration de la copropriété (ex.: facturation des charges communes), la loi peut permettre la communication si les garanties exigées sont respectées. Pour des renseignements sensibles ou des usages non nécessaires, privilégiez un consentement explicite et informé.

Doit-on rapatrier toutes les données au Québec immédiatement?

La loi n’impose pas un rapatriement automatique. Elle impose surtout l’EFVP, l’information et les garanties adéquates. Profitez d’un renouvellement de contrat pour renforcer les clauses et évaluer des options d’hébergement canadiennes.

Ressources utiles:

• LégisQuébec — Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1), notamment l’article 17 sur la communication hors Québec: texte officiel.
• LégisQuébec — Code civil du Québec (règles générales de la copropriété, syndic et registres): texte officiel.
• LégisQuébec — Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25): texte officiel.
• RGCQ — Bonnes pratiques en copropriété et gouvernance: site du RGCQ.
• OACIQ — Renseignements personnels et courtage lors d’une vente de condo (pour coordination avec le syndicat et le notaire): site de l’OACIQ.

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Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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