Relevé 31 copropriété Québec : qui doit l’émettre?

Chaque hiver, plusieurs copropriétaires qui louent leur condo se demandent s’ils doivent produire le relevé 31 (RL‑31). En copropriété divise, la responsabilité peut sembler floue entre le copropriétaire, le syndicat et même le gestionnaire. Voici, en termes simples, qui doit l’émettre au Québec, quand le faire et comment s’y prendre sans tracas.

Qu’est-ce que le relevé 31 (RL‑31) et à quoi sert‑il?

Le relevé 31 est un formulaire de Revenu Québec qui confirme qu’une personne a habité un logement admissible au 31 décembre. Les locataires utilisent l’information du RL‑31 pour demander, s’ils y ont droit, le crédit d’impôt pour solidarité.

Concrètement, le locateur doit transmettre le RL‑31 à Revenu Québec et remettre un exemplaire aux occupants admissibles du logement. L’obligation vise chaque logement locatif admissible occupé le 31 décembre. En cas d’omission ou de retard, Revenu Québec peut appliquer des pénalités administratives.

Pour les règles détaillées, consultez Revenu Québec:

• Renseignements officiels sur le relevé 31 (RL‑31)
• Le crédit d’impôt pour solidarité et ses critères d’admissibilité

En copropriété divise : qui est responsable d’émettre le RL‑31?

En copropriété divise, un condo est une partie privative appartenant à un copropriétaire. Lorsque ce dernier loue sa partie privative à un locataire qui l’occupe au 31 décembre, c’est le copropriétaire-locateur qui doit produire et remettre le relevé 31. Le syndicat de copropriété n’est pas le locateur de la partie privative et n’a donc pas, en principe, à émettre de RL‑31 pour les unités appartenant aux copropriétaires.

Cette répartition découle du rôle légal du syndicat, qui doit voir à l’administration des parties communes et à la sauvegarde de l’immeuble, non à la gestion des baux des parties privatives (cf. art. 1039 C.c.Q.). Le conseil d’administration (CA) peut toutefois rappeler les échéances aux copropriétaires bailleurs et favoriser une bonne circulation de l’information.

Exceptions possibles, mais plus rares:

• Le syndicat est locateur d’un logement qu’il possède (p. ex., un ancien logement de concierge devenu partie commune à usage d’habitation et loué). Dans ce cas précis, le syndicat doit produire le RL‑31 pour ce logement.
• La déclaration de copropriété (DCV) prévoit un mécanisme particulier par lequel le syndicat gère un bail d’habitation pour une portion qu’il administre. Si, en pratique, le syndicat agit comme locateur d’un logement admissible, il endosse l’obligation d’émettre le RL‑31 pour ce logement.

Dans tous les autres cas, pour les condos loués par des copropriétaires, c’est le propriétaire-bailleur qui émet et transmet le RL‑31.

Cas particuliers en condo : colocs, sous‑location, stationnement, logement vacant et court terme

Plusieurs situations fréquentes en copropriété prêtent à confusion. Voici comment les traiter correctement du point de vue du RL‑31.

• Colocataires dans un même condo: Le copropriétaire-locateur produit un seul RL‑31 pour le logement, en y inscrivant tous les occupants admissibles présents au 31 décembre. Chaque adulte occupant recevra une copie.
• Sous‑location de l’unité: Si un locataire principal sous‑loue le condo en entier, c’est généralement le sous‑locateur (le locataire qui sous‑loue) qui doit produire le RL‑31 pour le sous‑locataire occupant au 31 décembre. Le propriétaire initial ne produit pas de RL‑31 pour le sous‑locataire, à moins qu’il demeure lui-même le locateur direct au sens de Revenu Québec.
• Changement de propriétaire en cours d’année: Le RL‑31 doit être produit par la personne qui est locateur du logement au 31 décembre. Si la vente s’est conclue en novembre, le nouvel acquéreur qui devient bailleur émet le RL‑31. Assurez-vous, au moment de la vente, d’échanger les informations nécessaires pour éviter tout doublon ou oubli.
• Logement vacant au 31 décembre: Aucun RL‑31 n’est requis pour cette année-là, puisque personne n’occupait le logement à la date de référence.
• Location de courte durée (touristique): Les séjours de type hébergement touristique à court terme ne donnent pas ouverture au crédit d’impôt pour solidarité. Un RL‑31 n’est donc pas requis pour ces locations.
• Location d’une chambre seulement: Le RL‑31 vise un logement admissible (pièces constituant une habitation autonome). La location d’une chambre sans cuisine ni salle de bain privées ne constitue généralement pas un logement admissible; aucun RL‑31 n’est alors requis.
• Stationnement et espace de rangement (locker): La location seule d’un stationnement ou d’un casier n’entraîne pas l’émission d’un RL‑31. Si ces éléments sont inclus avec le condo loué comme logement, ils font simplement partie des services liés au logement.

Pour les définitions et exemples de logements admissibles, référez-vous aux directives de Revenu Québec.

Quand et comment produire le RL‑31 (formulaire et envoi)

Voici une démarche simple pour vous assurer de respecter les exigences et les délais.

1) Vérifiez l’admissibilité du logement et l’occupation au 31 décembre.

• Confirmez que le condo constitue un logement admissible et qu’il était occupé à la date de référence.
• Identifiez tous les adultes occupants au 31 décembre (colocation, conjoint, etc.).

2) Rassemblez les informations requises.

• Coordonnées du locateur (vous) et numéro d’entreprise, s’il y a lieu.
• Adresse civique complète du logement, code postal et, s’il y a lieu, numéro d’unité.
• Noms et coordonnées des occupants admissibles au 31 décembre.

3) Produisez le relevé 31 en ligne.

• Utilisez les services en ligne de Revenu Québec (Mon dossier pour les entreprises) pour transmettre les relevés 31 et, au besoin, le sommaire. L’outil facilite aussi les corrections ultérieures.
• Le formulaire RL‑31 et ses instructions sont également disponibles sur le site de Revenu Québec.

4) Respectez l’échéance du dernier jour de février.

• Transmettez électroniquement à Revenu Québec et fournissez une copie aux occupants admissibles au plus tard à cette date.
• Conservez une preuve d’envoi et une copie pour vos dossiers en cas de vérification.

5) Corrigez rapidement en cas d’erreur.

• Si une information est inexacte (nom, adresse, occupants), produisez sans délai un RL‑31 modifié selon les procédures de Revenu Québec pour limiter les impacts.

Bonnes pratiques en copropriété:

• Informez le CA de votre immeuble que votre unité est louée, afin qu’il puisse relayer des rappels généraux aux copropriétaires bailleurs (sans collecte de données sensibles).
• Maintenez un registre à jour de vos baux et coordonnées des occupants. Une gestion administrative rigoureuse évite les suivis de dernière minute. Voyez nos services de gestion administrative et notre accompagnement en gestion financière pour structurer ces processus.

Si vous êtes un copropriétaire non‑résident, assurez-vous que votre mandataire au Québec détient les accès nécessaires pour produire le RL‑31 à temps. Préparez ces accès bien avant février afin d’éviter les retards.

FAQ

Le syndicat peut-il centraliser l’émission des RL‑31 pour tous les copropriétaires?

Sur le plan légal, rien n’oblige le syndicat à le faire, et il n’est généralement pas le locateur des parties privatives. Le CA peut toutefois diffuser un rappel annuel et, s’il y a consentement, offrir un soutien logistique (modèle de communication, calendrier). Toute centralisation doit respecter la confidentialité des données des locataires et la DCV.

Faut-il un RL‑31 pour un condo loué meublé?

Oui, si le locataire y a sa résidence principale au 31 décembre et que la location ne constitue pas un hébergement touristique à court terme. Le fait que le logement soit meublé n’enlève ni n’ajoute d’obligation quant au RL‑31; l’élément clé est l’occupation admissible au 31 décembre.

Qu’arrive‑t‑il si j’oublie d’émettre le RL‑31?

Vos locataires pourraient être incapables de réclamer correctement le crédit d’impôt pour solidarité, et Revenu Québec peut imposer des pénalités pour production tardive. Produisez le RL‑31 dès que possible et transmettez la copie à vos occupants. Pour les modalités de correction et de transmission hors délai, référez‑vous aux directives officielles de Revenu Québec.

Ressources utiles:

• Revenu Québec — Relevé 31 (RL‑31): Renseignements concernant un logement loué
• Revenu Québec — Formulaire RL‑31 et instructions
• Revenu Québec — Mon dossier pour les entreprises (services en ligne)
• Revenu Québec — Crédit d’impôt pour solidarité
• LégisQuébec — Code civil du Québec (cf. art. 1039 C.c.Q.)

Pour approfondir la gestion de votre syndicat et la conformité administrative:

• multiRent — Nos services (gestion administrative)
• multiRent — Nos services (gestion financière)
• Blogue multiRent — Conseils pratiques en copropriété

Cet article fournit de l’information générale et ne remplace pas les conseils d’un fiscaliste ou d’un comptable. Référez-vous à Revenu Québec et à l’ARC pour les modalités exactes.

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