Gestion de copropriété · Sécurité des fonds
Vous gardez le contrôle sur votre argent.
L’argent du syndicat reste dans le compte du syndicat. multiRent fait le travail ; votre conseil garde les accès, les signatures et le dernier mot.
Ce qui ne change pas quand vous signez avec nous
Vous confiez la gestion. Vous ne confiez pas la propriété de vos fonds.
Le compte reste le vôtre
Le compte d’exploitation et le fonds de prévoyance restent ouverts au nom du syndicat, dans votre institution. Aucun fonds ne transite par un compte de multiRent.
Vos signataires restent en place
Les administrateurs désignés par le conseil demeurent signataires. C’est le conseil qui décide qui signe, et qui retire un accès.
Vos accès restent ouverts
Vos administrateurs gardent leur accès en ligne au compte et voient chaque mouvement, sans passer par nous.
Les cotisations vont droit au syndicat
Les prélèvements préautorisés des copropriétaires sont déposés directement dans le compte du syndicat.
Chez multiRent, le compte bancaire est au nom du syndicat, les signataires sont des administrateurs, et le conseil voit chaque transaction. Nous préparons, vérifions et rendons compte ; nous ne détenons pas votre argent.
Ce que votre conseil voit
Des rapports au conseil, pièces à l’appui, pas un chiffrier de bonne foi.
États financiers
Budget contre réel, fonds de prévoyance suivi séparément.
Pièces justificatives
Chaque paiement relié à sa facture, consultable dans le portail.
Comptes en souffrance
Qui doit quoi, depuis quand, et les relances faites.
Les dépenses : c’est votre conseil qui fixe la règle
Le seuil d’approbation est écrit au contrat. Au-delà, rien ne se paie sans le conseil.
multiRent
- Reçoit les factures à une adresse unique
- Vérifie le syndicat, le fournisseur, le montant, le travail fait, l’absence de doublon
- Prépare le paiement, facture jointe
- Inscrit la dépense aux livres
Votre conseil
- Fixe le seuil d’approbation des dépenses
- Approuve toute dépense au-delà de ce seuil
- Désigne les signataires et les approbateurs
- Retire un accès quand il le décide
Un doute produit une question, pas un paiement
Une facture qui ne correspond à aucun travail commandé attend la réponse du conseil.
Jamais de coordonnées bancaires tirées d’un courriel
Un message « nos informations bancaires ont changé » est vérifié auprès du fournisseur, par un canal déjà connu, avant toute modification.
En option : la double approbation des paiements fournisseurs
Pour les conseils qui veulent approuver chaque paiement, un par un.
Rien ne part sans deux administrateurs.
Chaque paiement préparé par multiRent attend dans la file d’approbation de votre syndicat. Deux administrateurs reçoivent une notification et approuvent d’un clic, depuis leur téléphone. Sans les deux approbations, le virement ne part pas.
- multiRent prépare les paiements ; multiRent ne peut pas les approuver.
- Une plateforme de paiement bancaire canadienne, liée au compte du syndicat.
- Pour chaque paiement : la facture, la date, le montant et le nom des deux approbateurs.
- Virement bancaire, virement Interac ou chèque posté, selon le fournisseur.
Et si vous changez de gestionnaire ?
Parce que le compte est le vôtre, il n’y a rien à récupérer. Le conseil retire nos accès le jour de la fin du mandat, et nous remettons les livres et les pièces à jour à cette date.
Votre argent, vos règles.
Parlons de la règle d’approbation qui convient à votre conseil. Nous l’écrivons dans la soumission.
Questions des conseils d’administration
multiRent a-t-elle accès au compte bancaire du syndicat ?
Dans la mesure décidée par le conseil : consultation pour tenir les livres, et préparation des paiements. Le compte demeure au nom du syndicat, et le conseil garde ses propres accès.
Qui signe les paiements ?
Les administrateurs désignés par le conseil. Le seuil au-delà duquel une dépense doit être approuvée par le conseil est fixé avec vous au contrat. Avec l’option de double approbation, chaque paiement fournisseur exige deux administrateurs.
L’argent des copropriétaires passe-t-il par multiRent ?
Non. Les prélèvements préautorisés sont déposés directement dans le compte du syndicat.
Et le fonds de prévoyance ?
Il est suivi séparément du compte d’exploitation, et son solde figure à chaque rapport au conseil.
Que faites-vous contre la fraude aux coordonnées bancaires ?
Aucune coordonnée de fournisseur n’est modifiée sur la foi d’un courriel. Le changement est confirmé auprès du fournisseur par un canal déjà connu.
Pouvons-nous voir les transactions sans vous le demander ?
Oui. Vos administrateurs consultent le compte en ligne, et le portail donne accès aux pièces justificatives.
