Mise en demeure syndicat copropriétaire: quand, comment

Par Muriel Druart, directrice, service client

La mise en demeure est l’outil formel par lequel un syndicat de copropriété divise exige qu’un copropriétaire corrige une situation ou paie ce qu’il doit, dans un délai raisonnable. Bien rédigée et transmise correctement, elle ouvre la porte à des recours (intérêts, dommages, perception judiciaire) si le défaut persiste. Voici quand l’utiliser, quoi y inclure et comment l’envoyer pour protéger l’immeuble et les droits du syndicat.

Quand envoyer une mise en demeure?

Avant d’y arriver, privilégiez les rappels cordiaux et les avis écrits simples. La mise en demeure devient pertinente lorsque:

• Les frais de condo (charges communes, cotisations) sont en retard malgré un rappel; l’obligation de contribuer aux dépenses communes découle du C.c.Q. (voir art. 1064 C.c.Q., LégisQuébec).
• Un copropriétaire enfreint le règlement de l’immeuble ou la DCV (bruit excessif, animaux non permis, location de type court terme non autorisée, etc.).
• L’accès aux parties privatives est refusé pour un entretien ou une réparation des parties communes prévu au carnet d’entretien / EUC.
• Des travaux dans une partie privative nuisent aux parties communes ou ne respectent pas les règles (ex. modification de structure sans approbation du CA).

En droit québécois, la mise en demeure « met en défaut » le débiteur lorsqu’elle décrit clairement ce qu’on lui reproche et fixe un délai pour s’exécuter (voir dispositions générales sur la mise en demeure au C.c.Q., notamment art. 1594, LégisQuébec). Elle n’est pas toujours obligatoire, mais elle est fortement recommandée pour documenter la gestion, démontrer la bonne foi du syndicat et préparer d’éventuels recours.

Contenu et forme: les éléments essentiels

Une mise en demeure claire et complète devrait inclure:

• L’identification du syndicat, du copropriétaire visé et de l’unité concernée.
• Le fondement juridique: références à la DCV, au règlement de l’immeuble, au PV pertinent et aux articles applicables du C.c.Q. (ex.: contribution aux charges communes, art. 1064 C.c.Q.).
• Les faits: dates, montants, avis antérieurs, incidents constatés, photos ou constats, le cas échéant.
• La demande précise: payer une somme déterminée (capital, intérêts si prévus) ou cesser un comportement, retirer une installation non conforme, donner accès, etc.
• Un délai raisonnable: souvent 10 jours civils; adaptez selon l’urgence et la nature du défaut.
• Les suites en cas d’inaction: perception, réclamation judiciaire (y compris à la division des petites créances, si applicable), réclamation de frais si permis par la DCV, et inscription/renouvellement des démarches de recouvrement.
• La signature autorisée (CA ou gestionnaire mandaté) et les coordonnées pour communiquer.

Pour la forme, privilégiez un envoi traçable: courrier recommandé, huissier, ou tout moyen laissant une preuve fiable de transmission et de réception. Le courriel peut compléter, mais assurez-vous de pouvoir prouver la remise. Conservez une copie intégrale au dossier du syndicat.

Démarche en 5 étapes pour le CA

1. Documenter le défaut
   Collectez les preuves: états de compte, échanges antérieurs, rapports d’incident, photos, extraits de la DCV/règlement, PV du CA/AGA au besoin.

2. Autoriser l’envoi
   Le CA adopte une résolution autorisant la mise en demeure et désignant la personne qui la signe. Cette résolution facilite la preuve de l’autorité du signataire.

3. Rédiger et chiffrer correctement
   Utilisez un gabarit standardisé. Joignez un état de compte détaillé pour les frais de condo (capital, intérêts si prévus, pénalités autorisées par la DCV). Évitez toute somme non prévue à la DCV ou non justifiée.

4. Transmettre avec preuve
   Envoyez par courrier recommandé ou huissier. Notez la date d’envoi et le début du délai. Relancez par courriel pour encourager un règlement à l’amiable.

5. Suivre et escalader au besoin
   Si le défaut persiste après l’échéance, considérez un arrangement écrit (entente de paiement) ou amorcez les recours prévus: perception extrajudiciaire, introduction d’une demande en justice, et le cas échéant, recours à l’hypothèque légale du syndicat prévue au C.c.Q. Votre gestionnaire ou votre conseiller juridique peut vous guider.

Pour structurer ce processus et centraliser la preuve, voyez notre page Services – Gestion administrative: multiRent – Services. Consultez aussi notre blogue pour d’autres guides pratiques.

Erreurs fréquentes à éviter (et bonnes pratiques)

• Délai irréaliste: un délai trop court peut être jugé déraisonnable. Ajustez selon l’urgence et la complexité.
• Ton agressif ou menaçant: restez factuel et professionnel. N’annoncez pas de mesures illégales ou non prévues à la DCV.
• Mauvaise personne ou mauvaise adresse: vérifiez la copropriété inscrite, l’adresse de signification, et incluez tout copropriétaire solidaire le cas échéant.
• Sommes erronées: détaillez capital, intérêts autorisés et frais permis. Évitez de réclamer des frais non prévus par la DCV ou la loi.
• Manque de fondement: citez les clauses pertinentes de la DCV/règlement et, au besoin, les articles du C.c.Q. sur la mise en demeure et les obligations. Référez-vous à des ressources fiables pour valider vos démarches.

Ressources utiles:
LégisQuébec – CCQ
art. 1064, C.c.Q. (LégisQuébec)
RGCQ
LégisQuébec – Code de procédure civile

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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