Registre des activités de traitement (Loi 25) en copropriété

Par Muriel Druart, directrice, service client

La Loi 25 impose aux syndicats de copropriété divise de documenter comment sont collectés, utilisés, communiqués et conservés les renseignements personnels. Le registre des activités de traitement devient donc un outil central pour votre conseil d’administration (CA), vos gestionnaires et vos fournisseurs. Cet article, à jour au 2026-07-19, vous propose un modèle concret adapté aux réalités d’une copropriété au Québec (grande région de Montréal) et des conseils pratiques pour le mettre en place efficacement.

Au-delà de la conformité, un registre clair rassure les copropriétaires, réduit les risques en cas d’incident de confidentialité et facilite les suivis lors de l’AGA et des audits internes. Vous y gagnerez en transparence et en efficience administrative.

Qu’est-ce qu’un registre des activités de traitement?

Le registre des activités de traitement recense, pour chaque processus impliquant des renseignements personnels, les objectifs, les catégories d’information, les personnes ayant accès, les destinataires, les mesures de sécurité et les durées de conservation. La Loi 25 modernise la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et exige une gouvernance plus formelle, incluant la tenue d’un tel registre.

• Le syndicat doit désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Souvent, un membre du CA assume ce rôle et peut déléguer l’opérationnel au gestionnaire.
• Le registre couvre autant les copropriétaires que les occupants, fournisseurs, salariés du syndicat (le cas échéant) et visiteurs lorsque des caméras ou un système d’intercom sont en jeu.
• L’obligation de documenter s’appuie sur la loi sectorielle en matière de renseignements personnels; des renvois au Code civil du Québec (C.c.Q.) s’appliquent aussi pour la gestion diligente des documents du syndicat et le respect des droits civils.

Pour des références officielles, consultez LégisQuébec pour la loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé et le C.c.Q. (voir les liens au bas de l’article).

Quelles activités documenter en copropriété?

Votre registre doit refléter les opérations réelles de votre syndicat, selon la DCV et le règlement de l’immeuble. En pratique, on retrouve notamment:

• Tenue du registre des copropriétaires: coordonnées, quote-parts, état des cotisations/frais de condo, unités, stationnements.
• Perception des charges communes et du fonds de prévoyance: informations de facturation, paiements, suivis d’arriérés et mises en demeure.
• Gestion des assemblées (AGA et AGE): listes de présence, procurations, votes, captation du quorum, transmission du PV.
• Contrats et fournisseurs: coordonnées, attestations, informations bancaires des entrepreneurs, conformité RBQ lorsque pertinent.
• Sécurité et accès: clés, cartes d’accès, intercom, caméras dans les parties communes, registres d’incidents et de sinistres.
• Gestion des demandes: travaux dans les parties privatives, rénovations, animaux, bruit, plaintes, réservations de salle ou piscine.
• Vente d’un condo: attestation du syndicat, états financiers, EUC/carnet d’entretien, échanges avec notaires et courtiers.

Chaque activité doit être listée une fois, avec ses informations essentielles. Évitez les doublons, mais séparez des activités différentes (ex.: « AGA et procurations » vs « Transmission du PV ») si les finalités et durées de conservation diffèrent.

Modèle de registre: colonnes essentielles et exemples

Adoptez un format tabulaire simple (feuille de calcul ou outil de gestion documentaire). Voici les colonnes recommandées pour un syndicat:

• Activité de traitement
• Finalité (objectif)
• Catégories de renseignements personnels
• Base légale (ex.: consentement, exécution d’une obligation légale ou contractuelle)
• Personnes concernées (copropriétaires, occupants, fournisseurs, visiteurs)
• Accès interne (CA, gestionnaire, concierge)
• Destinataires externes (ex.: comptable, notaire, banque)
• Transfert hors Québec (oui/non, précisez si applicable)
• Mesures de sécurité (techniques/organisationnelles)
• Lieu de conservation (serveur, infonuagique, classeur sous clé)
• Durée de conservation et critères d’archivage/destruction
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) requise? (oui/non)
• Responsable et date de dernière mise à jour

Exemple de mise en forme avec trois activités fréquentes:

Gabarit minimal à copier-coller

• Activité:
• Finalité:
• Personnes concernées:
• Catégories de renseignements personnels:
• Base légale:
• Accès interne autorisé:
• Destinataires externes:
• Transfert hors Québec (oui/non; précisez):
• Mesures de sécurité:
• Lieu de conservation:
• Durée de conservation et critères de destruction:
• EFVP requise (oui/non):
• Responsable et date de mise à jour:

Rôles et responsabilités: CA, gestionnaire et RPRP

• Le CA adopte une politique de gouvernance des renseignements personnels et désigne formellement la RPRP. Cette politique peut être annexée au règlement de l’immeuble pour encadrer l’accès aux documents et les règles de diffusion (ex.: masquage de données sensibles dans le PV transmis aux copropriétaires).
• Le gestionnaire appuie la tenue du registre, l’application des mesures de sécurité et la formation. Il doit aussi s’assurer que ses sous-traitants signent des engagements de confidentialité et que les plateformes utilisées respectent les normes en vigueur.
• La RPRP voit à la mise à jour continue, à l’analyse des risques (ex.: EFVP pour la vidéosurveillance dans les parties communes), et aux réponses aux demandes d’accès/correction des personnes concernées.

Bonnes pratiques locales:

• Alignez le registre avec vos outils: comptabilité des charges communes, gestion documentaire (EUC/carnet d’entretien), portail copropriétaires, système d’intercom.
• Révisez le registre avant l’AGA pour informer les copropriétaires des changements importants et des incidents résolus.
• Précisez dans la DCV ou le règlement de l’immeuble les canaux autorisés de diffusion (courriel, portail), en cohérence avec la Loi 25.

Pour découvrir comment l’accompagnement administratif peut structurer ces tâches, voyez les services de gestion administrative de multiRent: https://www.multirent.ca/services/#gestion-administrative

Conservation, sécurité et gestion des incidents

La Loi 25 exige une gestion rigoureuse du cycle de vie des renseignements:

• Durées: fixez des durées raisonnables selon la finalité et les exigences comptables. Par exemple, conservez les pièces justificatives liées aux cotisations au moins 7 ans; les PV de l’AGA sont archivés de façon permanente.
• Sécurité: appliquez le principe du moindre privilège, l’authentification multifacteur, le chiffrement au repos/en transit, et tenez un journal d’accès. Les dossiers papier doivent rester sous clé.
• Incidents de confidentialité: en cas d’accès non autorisé, perte ou divulgation, évaluez le risque de préjudice sérieux. Documentez l’incident, avisez les personnes touchées et, lorsque requis par la Loi 25, transmettez un avis à l’autorité compétente. Conservez un registre des incidents.
• Fournisseurs: vérifiez où les données sont hébergées, les sous-traitants éventuels et les garanties contractuelles. Évitez les transferts hors Québec sans analyse et clauses appropriées.

Intégrez ces règles à vos procédures courantes (ex.: remise de trousse du copropriétaire, changement de gestionnaire, fin de mandat d’un administrateur) pour limiter les oublis.

Démarrer en 30 jours: plan d’action réaliste

Semaine 1

• Désigner la RPRP et approuver un gabarit de registre.
• Faire un inventaire rapide des systèmes et documents: comptabilité, listes des copropriétaires, caméras, intercom, plateformes utilisées pour l’AGA.

Semaine 2

• Remplir le registre pour 5 à 8 activités critiques (registre des copropriétaires, perception des cotisations, AGA/procurations, contrats fournisseurs, incidents/sinistres, caméras s’il y a lieu).
• Identifier les écarts: durées de conservation manquantes, accès trop larges, absence de chiffrement ou de 2FA.

Semaine 3

• Mettre à jour les procédures et modèles (procurations, avis de convocation, formulaires de demande de travaux, clauses de confidentialité fournisseurs).
• Préparer un court avis de confidentialité à publier sur le site/portail du syndicat et à joindre aux communications électroniques majeures.

Semaine 4

• Former le CA et le gestionnaire sur les nouvelles pratiques, consigner la formation.
• Adopter la politique de gouvernance, déposer le registre au dossier du syndicat et planifier une révision trimestrielle.

Pour suivre l’évolution et centraliser la documentation, consultez le blogue de multiRent: https://www.multirent.ca/blogue/

FAQ rapide

Q: Le registre doit-il être transmis à chaque copropriétaire?

R: Non. Il doit être tenu à disposition et présenté au besoin (ex.: vérification, incident, demande formelle). Vous pouvez toutefois en partager un résumé lors de l’AGA pour informer sur les mesures en place.

Q: Une EFVP est-elle obligatoire pour installer des caméras dans les parties communes?

R: Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est recommandée et peut être requise selon le risque. Elle documente la nécessité, la proportionnalité, l’emplacement, la durée de conservation et les garanties.

Q: Peut-on envoyer le PV de l’AGA par courriel à tous les copropriétaires?

R: Oui si la DCV ou une résolution l’autorise et que des mesures de sécurité adéquates sont en place. Évitez d’y inclure des renseignements personnels non nécessaires; privilégiez l’accès via un portail sécurisé.

Sources utiles

• LégisQuébec – Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1)
• LégisQuébec – Code civil du Québec (CCQ-1991)
• RGCQ – Ressources pour syndicats de copropriété
• OACIQ – Site officiel du courtage immobilier au Québec

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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