Interphone vidéo et Loi 25 en copropriété: consentement

Installer ou moderniser un interphone vidéo dans une copropriété divise soulève des enjeux de confidentialité. La Loi 25, qui modernise la protection des renseignements personnels au Québec, s’applique dès qu’une image, un enregistrement audio ou des métadonnées permettent d’identifier une personne. Pour un syndicat de copropriété à Montréal, le conseil d’administration (CA) doit donc encadrer le consentement, l’affichage, l’accès et le stockage des images captées dans les parties communes, tout en respectant la DCV et le règlement d’immeuble.

Cet article vous guide, en tant que copropriétaire ou administrateur, pour rendre votre interphone vidéo conforme à la Loi 25. Nous abordons les obligations minimales, les bonnes pratiques techniques, la gouvernance interne, ainsi que des pistes concrètes pour former vos équipes et documenter les décisions à l’AGA et dans les PV.

Ce que couvre la Loi 25 pour l’interphone vidéo

• Renseignement personnel: une image, une voix, un horodatage ou une plaque qui identifie directement ou indirectement une personne est un renseignement personnel visé par la Loi sur le secteur privé (Loi 25).
• Finalité déterminée: la captation doit viser un objectif légitime (ex.: contrôler l’accès aux parties communes, prévenir les intrusions), et non surveiller de façon générale les copropriétaires.
• Proportionnalité et minimisation: on capte et on conserve le minimum nécessaire pour atteindre la finalité.
• Responsabilité: le syndicat agit comme « responsable du traitement ». Le CA doit désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels, publier ses coordonnées et documenter les politiques.

Pour situer ces principes dans votre cadre légal:

• La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé encadre le consentement, l’accès et la conservation des renseignements personnels au Québec (réf.: LégisQuébec, P-39.1).
• Le Code civil du Québec précise l’objet du syndicat et les obligations liées à l’entretien, la sécurité et l’administration des parties communes (réf.: LégisQuébec, CCQ-1991).

Gardez à l’esprit que l’« interphone video copropriete loi 25 » implique aussi la gestion d’un fournisseur (hébergement, infonuagique, application mobile) qui doit offrir des garanties adéquates de sécurité et de confidentialité.

Consentement, affichage et informations minimales à fournir

Le consentement peut être implicite dans la mesure où l’information est claire, préalable et accessible. En pratique, votre CA devrait prévoir:

• Une affiche visible à l’entrée et près des caméras/interphones: mentionner la captation d’images/sons, la finalité (contrôle d’accès, sécurité), les coordonnées du responsable, et un lien vers la politique de confidentialité.
• Des communications aux copropriétaires: courriel, affichage, et ajout au règlement d’immeuble. Lors d’une AGA, présentez la politique, faites voter les ajustements requis et consignez la résolution au PV.
• Une politique de confidentialité spécifique: finalités, base légale (intérêt légitime et sécurité), catégories de données (image, audio, logs d’accès), durée de conservation, emplacements de stockage, droits d’accès et de rectification, processus de plainte.
• Des règles d’usage: l’interphone vidéo ne doit pas viser les parties privatives, ni capter inutilement la voie publique ou des zones sensibles (ex.: fenêtres de copropriétaires). Utilisez les fonctions de masquage (« privacy zones ») si disponibles.

Point d’attention: l’audio est plus intrusif que la vidéo. Si votre appareil capte le son, justifiez-le par la finalité (ex.: identification au portier) et désactivez l’enregistrement audio en continu.

Stockage, durée de conservation et droit d’accès

Conserver trop longtemps augmente les risques. Conserver trop peu nuit aux enquêtes de sinistre ou d’incident. La Loi 25 exige de limiter la conservation à ce qui est nécessaire à la finalité annoncée.

Bonnes pratiques pour un interphone vidéo en condo:

• Durée: définir une fenêtre courte et justifiée (par exemple quelques jours), extensible temporairement lors d’un incident documenté. Effacement automatique au-delà.
• Stockage: privilégier des serveurs situés au Québec ou dans des juridictions avec des garanties équivalentes; chiffrage au repos et en transit; journalisation des accès; sauvegardes chiffrées.
• Accès: restreindre aux personnes autorisées (gestionnaire, membre du CA dûment mandaté) selon une procédure écrite. Utilisez l’authentification multifacteur.
• Traçabilité: conservez un registre des consultations (qui a consulté quoi, quand, pourquoi) et des partages externes (ex.: remise à un enquêteur).

Demandes d’accès et de copie:

• Un copropriétaire ou une personne filmée peut demander d’accéder à ses renseignements personnels. Répondez dans le délai prévu par la loi (généralement 30 jours) et fournissez une copie intelligible lorsque possible, en occultant les tiers identifiables.
• En cas d’enquête policière, documentez la demande, vérifiez l’autorité légale et remettez uniquement l’extrait nécessaire. Conservez une note au registre.

Références utiles:

• Principes et droits d’accès: LégisQuébec, P-39.1

Choisir et installer un système conforme à Montréal

Le choix technique influence directement la conformité. Le CA devrait évaluer les critères suivants avant d’acheter ou de signer un contrat avec un fournisseur:

• Fonctions de confidentialité: masquage de zones, contrôle granulaire des accès, journaux d’audit, réglages précis de rétention, export avec floutage.
• Sécurité: chiffrement bout en bout, mises à jour régulières, gestion des identités (MFA, rôles, révocation), hébergement et sauvegardes conformes.
• Portier et application: vérifiez où transitent les données, et comment sont gérées les notifications, garde et logs.
• Intégration: compatibilité avec vos systèmes d’accès (puces, serrures intelligentes) et votre réseau (VLAN, pare-feu). Limitez l’exposition à Internet.
• Fournisseur: clauses contractuelles sur la confidentialité, l’emplacement des données, la sous-traitance et la fin de contrat (effacement et portabilité des données).

Installation et licences:

• Faites affaire avec un entrepreneur dûment licencié. Vérifiez sa licence sur le site de la RBQ: Vérifier la licence d’un entrepreneur (RBQ).
• Selon la nature des travaux (câblage, intégration électrique), des sous-catégories de licence peuvent être requises. Renseignez-vous auprès de la RBQ: La licence d’entrepreneur.

Astuce opérationnelle: avant la mise en service, testez avec un échantillon de copropriétaires et ajustez la signalisation et les paramètres de rétention. Documentez le tout et conservez les résultats d’essai.

Gouvernance du CA: politiques, registre et réponses aux demandes

Une bonne gouvernance protège la vie privée et renforce la sécurité. Voici une trame à adapter à votre immeuble:

• Désignation du responsable Loi 25: le CA nomme une personne et publie ses coordonnées (site Web, affichage). Prévoyez un suppléant.
• Politique de confidentialité: approuvée par résolution du CA, présentée à l’AGA et intégrée au règlement d’immeuble. Précisez les finalités, les durées et les processus d’accès.
• Registres: tenez un registre des incidents, consultations, demandes d’accès, plaintes, et des effacements planifiés. Cela facilitera vos réponses et vos audits internes.
• Formation: sensibilisez le gestionnaire, le concierge et les administrateurs sur l’usage acceptable, la réponse aux demandes et la conservation.
• Contrats et fournisseurs: ajoutez des clauses de confidentialité, des exigences techniques (chiffrement, rétention, effacement à la fin du contrat) et le droit d’audit.

Pour faciliter la mise en place et le suivi, consultez nos services en gestion administrative et opérationnelle:

• Gestion administrative: gabarits de politiques, résolutions, communications aux copropriétaires, et tenue des PV. Voir nos services.
• Gestion des opérations: sélection de fournisseurs, appels d’offres, mise en service, et procédures d’entretien. Voir nos services d’opérations.

Ressources sectorielles: le RGCQ publie régulièrement des repères de gouvernance et de bonnes pratiques utiles aux syndicats.

Cas pratiques et pièges à éviter

• Portes vitrées et rue: évitez de capter largement la voie publique. Orientez la caméra vers l’aire d’accès et utilisez les zones de masquage.
• Locaux techniques: évitez la captation dans des zones où des employés ou sous-traitants travaillent en continu, sauf besoin réel et proportionné.
• Partages informels: interdisez tout partage d’extraits par texto ou courriel personnel. Utilisez un canal sécurisé et tenez un registre.
• Application mobile: si les copropriétaires reçoivent l’image en temps réel sur leur téléphone, informez-les des bons usages et des limites (pas de capture et diffusion sur les réseaux sociaux).
• Mises à jour: appliquez les mises à jour de micrologiciel. Un interphone non à jour peut exposer la copropriété à des accès non autorisés.

FAQ

L’image d’un visiteur à l’interphone est-elle un renseignement personnel?

Oui, si la personne est identifiable directement ou indirectement. Elle est alors protégée par la Loi sur le secteur privé, et vos politiques doivent en tenir compte.

Faut-il le consentement explicite des copropriétaires pour l’interphone vidéo?

Pas nécessairement. Un consentement implicite peut suffire si l’usage est légitime (contrôle d’accès), si l’information est claire (affichage, politique) et si la captation est proportionnée.

Peut-on remettre des images à la police?

Oui, lorsque la demande est justifiée et documentée. Remettez seulement l’extrait nécessaire, conservez une trace au registre et vérifiez le fondement légal avant toute transmission.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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