Serrures intelligentes en copropriété: Loi 25 au Québec

Adopter des serrures intelligentes dans une copropriété divise peut améliorer la sécurité et simplifier la gestion des accès. Toutefois, ces dispositifs traitent des renseignements personnels. La conformité à la Loi 25 devient alors un passage obligé pour le syndicat et le conseil d’administration (CA).

À jour au 2026-06-04. Cet article vous guide sur les obligations pratiques liées au contrôle d’accès numérique, de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) aux ententes avec les fournisseurs cloud, en passant par les politiques internes et les communications aux copropriétaires.

Ce que la Loi 25 change pour le contrôle d’accès

La Loi 25 modernise la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et impose de nouvelles responsabilités aux organisations, y compris les syndicats de copropriété. Les serrures intelligentes génèrent des journaux d’accès, des identifiants d’usagers et, parfois, des métadonnées sensibles. Voici les exigences clés à prévoir (cf. Loi P-39.1, LégisQuébec):

• Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Dans un syndicat, le CA peut confier ce rôle à une administratrice ou un administrateur et documenter ce mandat.
• Adopter des politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels et publier de l’information claire à ce sujet.
• Tenir un registre des incidents de confidentialité et, en cas de risque sérieux de préjudice, aviser les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information.
• Réaliser une ÉFVP pour tout projet technologique présentant des risques, notamment l’implantation d’un système de serrures intelligentes, ou l’hébergement de données à l’extérieur du Québec.
• Encadrer contractuellement les fournisseurs qui traitent des renseignements pour le compte du syndicat, avec des clauses sur la sécurité, la confidentialité et l’avis d’incident.
• Limiter la collecte aux renseignements nécessaires, restreindre l’accès selon le besoin de savoir, et établir des délais de conservation et des pratiques de destruction sécuritaire.

Ressources utiles:

• Texte de loi (P-39.1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/p-39.1
• Transferts hors Québec et mesures de protection adéquates (cf. art. 17 P-39.1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/p-39.1

Données collectées par une serrure intelligente: ce qui est permis

Une serrure intelligente ou un contrôleur d’accès collecte typiquement:

• Identifiants d’usagers (p. ex., porte-clés, NIP, carte ou application mobile) et leur statut.
• Horodatages d’entrée/sortie par porte, parfois avec identifiant d’appareil.
• Paramètres d’administration (création/révocation de clés virtuelles), adresse IP du panneau, et journaux du système.

Ces éléments constituent des renseignements personnels lorsqu’ils sont liés à une personne identifiable (copropriétaire, locataire, concierge ou entrepreneur). Dans un condo, leur traitement doit respecter les principes de nécessité, de proportionnalité et de sécurité. Concrètement:

• Minimisation: n’activez que les fonctions utiles. Évitez la géolocalisation en continu ou les données superflues.
• Paramètres par défaut: privilégiez la confidentialité par défaut (journaux détaillés visibles seulement par les personnes autorisées au CA ou à la gestion).
• Conservation: définissez un délai raisonnable pour les journaux d’accès. Plus la donnée est sensible, plus la conservation doit être courte et justifiée.
• Transparence: affichez une notice claire près des entrées et informez les occupants des fins, des catégories de données et des coordonnées de la personne responsable.

Si l’hébergement ou le support technique se trouve hors Québec, une ÉFVP s’impose pour évaluer le cadre juridique applicable et prévoir des garanties contractuelles (cf. art. 17 P-39.1). L’issue et les mesures retenues devraient être consignées et approuvées par le CA.

Choisir un fournisseur et un modèle conformes

Avant d’acheter des équipements ou une plateforme cloud, le CA devrait faire une diligence raisonnable. Voici un aide-mémoire orienté Loi 25 pour sélectionner une solution de contrôle d’accès:

• Hébergement: où sont stockés les journaux et paramètres? Privilégiez le Canada, ou faites une ÉFVP et prévoyez des clauses adaptées en cas d’hébergement hors Québec.
• Sécurité: chiffrement en transit et au repos, gestion des clés, journalisation inviolable, MFA pour administrateurs.
• Gouvernance: capacité de définir des rôles et des accès granulaires (gestionnaire, CA, conciergerie), et export du registre d’audit.
• Portabilité: possibilité d’extraire et de supprimer les données selon les politiques de conservation du syndicat.
• Contrat: addendum de protection des renseignements personnels, notification d’incident, sous-traitants autorisés, localisation des données, tests de sécurité.
• Opération: facilité de révocation des accès (p. ex., départ d’un locataire), horodatage fiable, compatibilité avec les portes des parties communes et la réglementation anti-panique.

Le RGCQ publie des repères de bonnes pratiques pour les syndicats; inspirez-vous-en pour cadrer votre projet et vos politiques internes: https://rgcq.org/ressources/

Gouvernance du syndicat: politiques, DCV et AGA

L’introduction d’une serrure intelligente ne se limite pas au volet technologique. Votre cadre interne doit suivre.

• Règlement et DCV: vérifiez si la déclaration de copropriété (DCV) et le règlement d’immeuble encadrent déjà le contrôle d’accès. Sinon, une modification ou une résolution peut s’imposer pour clarifier l’usage des parties communes, les clés virtuelles, et la gestion des visiteurs et entrepreneurs.
• Processus décisionnel: selon la portée des travaux, une résolution au CA peut suffire. Pour des règles qui touchent tous les occupants, privilégiez un vote à l’AGA et consignez les décisions au PV. Assurez-vous du quorum et d’un libellé précis des pouvoirs d’administration.
• Information: remettez une notice aux copropriétaires et locataires, précisant les fins, les catégories de données, les délais de conservation, ainsi que les recours pour accéder ou rectifier un renseignement.
• Accès interne: définissez clairement qui, au sein du CA et de la gestion, peut consulter les journaux, pour quelles fins, et selon quelle procédure d’autorisation.

Pour vous structurer, voyez nos services en gestion administrative et conformité, incluant l’accompagnement du CA et la mise à jour documentaire: https://www.multirent.ca/services/#gestion-administrative

Avis, consentement et transparence

Dans un contexte de sécurité des parties communes, le consentement peut être implicite si la collecte est nécessaire et proportionnée à la fin poursuivie. La transparence demeure essentielle: affichez une notice à l’entrée, intégrez une politique de confidentialité interne, et fournissez les coordonnées de la personne responsable. Évitez de réutiliser les journaux à des fins disciplinaires sans base légitime et sans respecter les principes de nécessité et de proportionnalité.

Rôles et accès aux données

• Le CA assume la responsabilité globale et approuve les politiques.
• La gestion (interne ou externe) applique les procédures, administre les accès, et tient le registre des incidents.
• Les fournisseurs n’agissent que comme mandataires; leur accès doit être limité contractuellement et surveillé par la journalisation.

Pour d’autres repères sur la gouvernance documentaire (PV, politiques, registres), parcourez notre blogue: https://www.multirent.ca/blogue/

Biométrie et incidents: points de vigilance

Certaines solutions proposent l’empreinte digitale ou la reconnaissance faciale. La biométrie soulève des enjeux accrus. Au Québec, la création d’une banque de caractéristiques biométriques doit être déclarée à l’autorité compétente avant sa mise en service, et encadrée par des mesures strictes de sécurité et de proportionnalité. Référez-vous au cadre juridique suivant:

• Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information (C-1.1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-1.1
• Règlement sur les banques de caractéristiques ou de mesures biométriques (C-1.1, r. 1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-1.1,%20r.%201

Avant d’opter pour la biométrie, demandez-vous si une carte, un porte-clés ou une application avec MFA ne suffirait pas. Si vous maintenez l’option biométrique, effectuez une ÉFVP approfondie, encadrez le consentement et prévoyez une solution alternative non biométrique.

Côté incidents, la Loi 25 impose de tenir un registre et d’aviser les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux. Préparez un plan de réponse: détection, confinement, évaluation du risque, notifications, mesures correctives, et révision des contrôles.

Pour mémoire, le Code civil du Québec confie au syndicat la conservation de l’immeuble et la sauvegarde des droits afférents aux parties communes. Le contrôle d’accès doit donc concilier sécurité, vie privée et accès raisonnable aux parties privatives (cf. C.c.Q. https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/CCQ-1991).

Mise en œuvre en 6 étapes

• Cadrage: adoptez un mandat du CA, désignez la personne responsable, et dressez la liste des portes et usagers (copropriétaires, locataires, entrepreneurs).
• ÉFVP: analysez les flux de données, les risques, l’hébergement, et les mesures de mitigation. Documentez les choix et obtenez l’approbation du CA.
• Choix fournisseur: comparez les garanties contractuelles, la sécurité, et les fonctions de gouvernance. Préparez un addendum de protection des renseignements personnels.
• Règlementation: mettez à jour le règlement d’immeuble au besoin, préparez l’avis aux occupants, et planifiez la résolution à l’AGA. Inscrivez les décisions au PV.
• Déploiement: programmez un projet pilote, formez la conciergerie et la gestion, révisez les paramètres par défaut, et activez la MFA.
• Opérations: appliquez les délais de conservation, testez les procédures d’incident, et réévaluez périodiquement la solution.

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FAQ

• Est-ce que les journaux d’accès sont des renseignements personnels? Oui, lorsqu’ils identifient une personne directement ou indirectement. Leur collecte doit être nécessaire, et l’accès doit être limité aux personnes autorisées.
• Peut-on exiger que tous les occupants utilisent une application mobile? Vous pouvez proposer l’application si elle est nécessaire et proportionnée. Offrez une solution de rechange raisonnable (p. ex., carte ou porte-clés) pour éviter une collecte excessive.
• Combien de temps conserver les journaux? Déterminez un délai justifié par la sécurité et les obligations légales éventuelles. Documentez-le dans votre politique, appliquez la suppression automatique et tenez un registre des destructions.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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