Modifier la déclaration de copropriété au Québec

Par Muriel Druart, directrice, service client

La déclaration de copropriété (DCV) encadre la vie en copropriété divise au Québec. Elle comprend l’acte constitutif, le règlement de l’immeuble et la description des fractions. Modifier ces documents exige une démarche rigoureuse, des majorités précises et un enregistrement au registre foncier. Un conseil d’administration (CA) bien préparé réduit les délais, sécurise le vote et évite de reprendre l’assemblée.

Dans cet article, nous détaillons les étapes, les majorités et les bonnes pratiques pour modifier la DCV, du projet de résolution jusqu’à la publication notariale. Vous saurez quand viser la simple majorité, quand il faut 3/4 des voix, et quand l’unanimité des copropriétaires est requise.

Ce qu’on peut modifier et pourquoi

La DCV se met à jour pour refléter la réalité de l’immeuble et les obligations légales. Les motifs courants incluent :

• Adapter le règlement de l’immeuble aux usages réels (p. ex. bornes électriques, location à court terme, animaux, bruit).
• Clarifier les charges communes, le calcul des frais de condo ou des cotisations spéciales.
• Mettre en conformité avec le Code civil du Québec (C.c.Q.) ou de nouvelles lois.
• Corriger des imprécisions dans la description des fractions ou des droits d’usage (parties communes à usage restreint).
• Encadrer la gestion du carnet d’entretien (EUC), des assurances, ou des travaux aux parties communes.

Le C.c.Q. prévoit des règles propres à la prise de décision en AGA ou en assemblée extraordinaire, selon la nature de la modification et l’impact sur les droits des copropriétaires. Référez-vous aux articles sur l’assemblée, les majorités et l’opposabilité de la déclaration (cf. C.c.Q., art. 1052 et suivants; 1096 à 1109).

Étapes pour modifier la DCV: du projet au registre foncier

Voici un parcours type qui réduit les risques d’erreurs :

1. Diagnostic et mandat
   • Le CA dresse la liste des clauses à modifier et des enjeux (juridiques, financiers, opérationnels).
   • Il mandate un juriste (avocat ou notaire) pour valider la stratégie, la majorité requise et la forme de l’acte.
2. Rédaction du projet de résolution
   • Le texte vise des clauses précises de l’acte constitutif et/ou du règlement de l’immeuble.
   • On ajoute une note explicative claire, avec impacts pour les parties communes et privatives.
3. Convocation de l’assemblée
   • Avis de convocation conforme à la DCV, avec ordre du jour et projet de résolution joint.
   • Vérifiez le quorum, les règles de procuration et la pondération des voix.
4. Tenue de l’assemblée et vote
   • Présentation du projet, période de questions, ajustements mineurs au besoin.
   • Le président d’assemblée constate la majorité applicable avant le vote (simple, 3/4, unanimité).
5. Rédaction du PV et consignation
   • Le procès-verbal (PV) indique le texte adopté, les résultats détaillés du vote et toute réserve.
   • Signature par les officiers et conservation dans les registres du syndicat.
6. Acte notarié et publication
   • Les modifications à la DCV se font par acte notarié en minute, puis sont publiées au registre foncier pour être opposables aux tiers (cf. C.c.Q., art. 1052 et suiv.).
   • Le notaire s’assure de la concordance entre la résolution, l’acte et la publication.
7. Communication et mise en œuvre
   • Transmission aux copropriétaires, mise à jour du livret de l’immeuble, affichage des nouvelles règles.
   • Ajustements des procédures internes (p. ex. gestion des travaux, assurances, accès aux parties communes, carnet d’entretien).

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Quelles majorités? Repères pratiques et références

Selon le C.c.Q., le principe est la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés, sauf si la loi exige une majorité renforcée. Voici des balises courantes à valider avec votre juriste :

• Règlement de l’immeuble (règles d’usage, sécurité, nuisances): majorité simple des voix des copropriétaires présents ou représentés (cf. art. 1096 C.c.Q.).
• Acte constitutif (droits substantiels, répartition des charges, affectation de parties communes): majorité renforcée, souvent 3/4 des voix de tous les copropriétaires pour les décisions structurantes (cf. art. 1097 C.c.Q.).
• Changement de la destination de l’immeuble, atteinte importante aux droits des fractions, ou modification des valeurs relatives: unanimité requise (cf. art. 1098 C.c.Q.).
• Aliénation ou création de droits réels sur les parties communes: majorité renforcée (cf. art. 1097 C.c.Q.).

Le tableau ci-dessous illustre des cas typiques. La majorité exacte dépend du libellé de la DCV, des effets réels de la modification et des articles applicables du C.c.Q. Faites confirmer par un notaire ou un avocat.

Astuce: avant de convoquer, validez la catégorie de décision et la pondération des voix, puis sondez les copropriétaires clés. Mieux vaut ajuster le projet en amont que d’échouer au vote.

Pièges fréquents et bonnes pratiques du CA

• Ordre du jour imprécis: indiquez clairement « Modification au règlement de l’immeuble – article X » ou « Modification à l’acte constitutif – clause Y ».
• Projet de texte manquant: joignez le texte proposé à l’avis de convocation. Les copropriétaires doivent pouvoir l’étudier.
• Mauvaise majorité appliquée: faites un tableau de décision interne avec la référence au C.c.Q. et la majorité cible.
• Preuve de vote incomplète: consignez les résultats détaillés dans le PV (voix pour/contre/abstention, quorum, procurations).
• Oubli de la publication: sans acte notarié publié, la modification peut être inopposable aux tiers.
• Communication déficiente: après adoption, transmettez un résumé clair et mettez à jour les documents (règlement consolidé, livret, politique d’assurance, carnet d’entretien/EUC).

Côté finances, anticipez les honoraires de juristes et de notaire, la tenue d’assemblée et, au besoin, l’expertise technique. Prévoyez au budget annuel ou via une cotisation ponctuelle, selon votre DCV.

Documents à préparer et calendrier type

• Note explicative: contexte, objectifs, impacts, majorité visée.
• Projet d’amendement: texte article par article, version consolidée en annexe.
• Avis de convocation: ordre du jour, modalités de vote, procurations.
• Feuille de présences, calcul des voix, calcul du quorum.
• Résolution d’assemblée, PV signé et consigné.
• Projet d’acte notarié pour publication.

Calendrier indicatif: 2 à 4 semaines de consultation interne, envoi de l’avis selon les délais prévus à votre DCV, assemblée, préparation du PV et signature de l’acte, puis publication. Les échéances varient selon la complexité du dossier.

FAQ – Modifier la déclaration de copropriété

Q1. Peut-on modifier la DCV sans assemblée?
Les modifications substantielles exigent un vote en assemblée. Certaines corrections mineures peuvent être actées par le CA si la DCV le permet, mais toute modification à la déclaration elle-même passe généralement par une décision des copropriétaires et un acte notarié publié (cf. C.c.Q.).

Q2. Une clause de règlement contraire au C.c.Q. est-elle valide?
Non. Une clause contraire à une disposition d’ordre public du C.c.Q. est inopérante. Mieux vaut corriger la DCV pour éviter des conflits et des décisions contestées.

Q3. Comment contester une modification adoptée?
Un copropriétaire peut, dans certains cas, demander l’annulation d’une décision non conforme (délais et motifs encadrés par le C.c.Q.). Consultez rapidement un avocat pour évaluer les chances de succès.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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Sources utiles:
Code civil du Québec (LégisQuébec)
RGCQ – Ressources copropriété
OACIQ – La copropriété divise
LégisQuébec – Informations générales