Élection des administrateurs de copropriété au Québec

À jour au 2026-06-05

L’élection des administrateurs d’un syndicat de copropriété divise est un moment clé de l’AGA. Elle détermine qui pilotera les affaires courantes, la conformité et les priorités du condo pour l’année. Une procédure claire évite les contestations et protège le syndicat.

Cet article vous guide, étape par étape, sur la préparation, la tenue du vote, l’admissibilité, la durée des mandats, de même que la révocation (destitution) d’un administrateur. Vous y trouverez des références au Code civil du Québec (C.c.Q.), à la DCV et des pratiques recommandées pour un PV solide.

1) Le cadre légal et le rôle du conseil d’administration

Le syndicat de copropriétaires est une personne morale créée par la copropriété (cf. C.c.Q., art. 1039). Ses pouvoirs sont exercés par le conseil d’administration (CA), qui agit comme administrateur du bien d’autrui. Les administrateurs doivent faire preuve de prudence, de diligence, d’honnêteté et de loyauté (cf. C.c.Q., art. 321 à 330). Ces règles encadrent les décisions quotidiennes et la gestion des risques.

Rôles usuels du CA (selon la DCV et le C.c.Q.) :

• Appliquer la déclaration de copropriété (DCV) et le règlement de l’immeuble.
• Préparer le budget, gérer les frais de condo (charges communes) et les cotisations.
• Assurer le maintien du fonds de prévoyance et du carnet d’entretien/EUC.
• Superviser l’entretien des parties communes et faire respecter les usages des parties privatives.
• Gérer les sinistres, assurances et services professionnels (ingénieurs, notaires, etc.).
• Convoquer l’AGA, tenir les assemblées et produire le PV.

Références utiles :

• Code civil du Québec – personne morale et devoirs des administrateurs (art. 321 et suiv.) LégisQuébec
• Syndicat de copropriétaires (art. 1039 et suiv.) LégisQuébec

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2) Préparer et tenir l’élection à l’AGA

La DCV précise le nombre d’administrateurs (souvent trois ou plus), leur durée de mandat, et le mode d’élection. À défaut, on s’en remet au C.c.Q. et aux usages. Une bonne préparation réduit les litiges.

Étapes recommandées :

1. Avis de convocation conforme, transmis dans les délais et formes prévus par la DCV et le C.c.Q.
2. Ordre du jour prévoyant un point distinct « Élection des administrateurs » et, s’il y a lieu, « Révocation d’un administrateur ».
3. Liste des postes en élection (fin de mandat, vacance, remplacement) et rappel des critères d’admissibilité.
4. Appel de candidatures avant l’AGA (optionnel mais utile) et sur place, avec brève présentation de chaque candidat.
5. Vérification du quorum au début de l’assemblée, selon la DCV; à défaut, se référer au C.c.Q. et aux meilleures pratiques.
6. Modalités de vote claires: main levée, scrutin secret lorsque sensible, comptage rigoureux et résultat inscrit au PV.

Questions fréquentes sur les modalités :

• Procurations: la DCV encadre souvent le format et les limites; conservez les originaux au dossier de l’assemblée.
• Voix par fraction: le C.c.Q. prévoit des voix proportionnelles aux parts indivises; vérifiez la grille de quotes-parts annexée à la DCV.
• Égalité des voix: prévoyez, si la DCV le permet, un deuxième tour ou tirage au sort documenté.

Ressources utiles :

• Bonnes pratiques d’assemblée en copropriété RGCQ
• La copropriété et le rôle de l’assemblée des copropriétaires RGCQ

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3) Admissibilité, durée du mandat et vacance

L’admissibilité est d’abord régie par la DCV. Plusieurs déclarations exigent d’être copropriétaire; certaines autorisent un administrateur non copropriétaire (par exemple un expert indépendant). Un administrateur doit être apte à exercer ses fonctions et respecter les devoirs prévus par le C.c.Q. (prudence, loyauté, éviter les conflits d’intérêts).

• Conflits d’intérêts: un administrateur en conflit doit se dévoiler et s’abstenir de voter sur la décision concernée, tel que prévu par le C.c.Q. et la DCV.
• Arriérés: la DCV peut prévoir des restrictions de droit de vote d’un copropriétaire en défaut de paiement, sous les conditions permises par la loi; vérifiez explicitement votre DCV.
• Inéligibilité temporaire: perte d’admissibilité prévue par la DCV (p. ex., faillite personnelle, tutelle) devrait être constatée et actée au PV.

La durée des mandats varie (souvent un ou deux ans), parfois échelonnés pour assurer la continuité. Toute fin de mandat, démission ou destitution doit être constatée par résolution et inscrite au PV.

Vacance d’un siège: selon la DCV, le CA peut combler un poste par cooptation jusqu’à la prochaine AGA, où l’assemblée confirme l’élection pour la portion de mandat restante. Avisez ensuite la banque, l’assureur et mettez à jour les résolutions de signature.

Références :

• Devoirs et conflits d’intérêts des administrateurs (art. 321 à 330 C.c.Q.) — LégisQuébec

4) Révocation (destitution) d’un administrateur: motifs et procédure

La révocation est possible lorsque l’assemblée des copropriétaires estime que l’intérêt du syndicat l’exige. Le C.c.Q. permet la destitution d’un administrateur d’une personne morale par les membres, en tout temps, selon les modalités applicables (cf. art. 339 C.c.Q., par analogie). Votre DCV précise généralement le seuil de majorité et la marche à suivre.

Motifs fréquents (à documenter, sans diffamation) :

• Manquements aux devoirs de prudence, loyauté, confidentialité ou diligence.
• Absences répétées aux réunions du CA nuisant à la gouvernance.
• Conflits d’intérêts non gérés ou décisions contraires à la DCV.
• Perte d’admissibilité, inconduite grave, ou refus d’exécuter une résolution de l’assemblée.

Procédure suggérée :

1. Inscrire « Révocation d’un administrateur » à l’ordre du jour (AGA ou AG spéciale) et transmettre les avis de convocation dans les formes prévues.
2. Exposer factuellement les motifs, donner l’occasion à l’administrateur visé de faire des observations.
3. Tenir un vote conforme à la DCV (souvent majorité simple des voix présentes ou représentées). Lorsque le climat est tendu, privilégier un scrutin secret pour préserver l’équité.
4. En cas d’adoption, constater la décision par résolution, inscrire le résultat au PV et combler la vacance selon la DCV.

Conséquences administratives :

• Récupérer et inventorier la documentation et les accès (courriels, stockage, coffre, clés, registres du syndicat).
• Aviser les fournisseurs, institutions financières et l’assureur du changement d’autorités signataires.
• Mettre à jour le tableau des administrateurs et déposer, au besoin, les attestations usuelles (p. ex., pour la banque).

Référence légale :

• Révocation des administrateurs d’une personne morale (art. 339 C.c.Q.) — LégisQuébec

Astuce gouvernance: la rotation échelonnée des mandats et une description de rôle claire dans la DCV réduisent les révocations contestées.

5) Erreurs fréquentes et bonnes pratiques à l’AGA

Ordre du jour ambigu: séparez clairement « Élection » et « Révocation »; joignez les fiches de candidature lorsque possible.

Quorum mal établi: validez la présence et les procurations dès l’ouverture; notez les quotes‑parts au registre de présence.

Modalités de vote floues: annoncez le mode (main levée ou secret), nommez un président d’assemblée et deux scrutateurs indépendants.

Résultats non documentés: inscrivez les résultats détaillés au PV, y compris le nombre de voix par candidat et les contestations.

Conflits d’intérêts ignorés: tenez un registre de divulgations et exigez l’abstention au besoin; rappelez les règles du C.c.Q.

Transmission tardive des décisions: partagez rapidement le PV approuvé et mettez en œuvre les résolutions (banque, assurances, contrats).

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FAQ – Élection et destitution du CA

Q1. Peut‑on exiger que tous les administrateurs soient copropriétaires?
R. Oui, si la DCV le prévoit. Certaines déclarations permettent un siège « expert » externe. Vérifiez vos clauses d’admissibilité et les incompatibilités.

Q2. Quelle majorité faut‑il pour révoquer un administrateur?
R. La DCV indique souvent la majorité requise (souvent simple). À défaut, on applique les principes du C.c.Q. sur la révocation des administrateurs d’une personne morale. Documentez et indiquez clairement le résultat au PV.

Q3. Que faire si le quorum n’est pas atteint à l’AGA?
R. Suivez la DCV: report, seconde convocation, ou poursuite pour information sans décision. Affichez un registre de présence précis et conservez toutes les procurations.

Q4. Un copropriétaire en défaut de charges peut‑il être élu?
R. Plusieurs DCV limitent le droit de vote des copropriétaires en arriérés. Lisez vos clauses: certaines étendent ces restrictions à l’éligibilité. Assurez-vous que ces dispositions respectent le C.c.Q.

Ressources complémentaires :

• Assemblées de copropriétaires — bonnes pratiques RGCQ
• Code civil du Québec — devoirs et révocation des administrateurs LégisQuébec

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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