Conservation images caméras copropriété Loi 25 Québec

Par Muriel Druart, directrice, service client

Installer des caméras dans une copropriété divise peut rassurer les copropriétaires, mais cela s’accompagne d’obligations. La Loi 25, qui modernise la protection des renseignements personnels au Québec, impose au syndicat et au conseil d’administration (CA) des règles précises quant à la collecte, l’utilisation et la conservation des images.

Dans cet article à jour au 2026-09-18, nous expliquons comment déterminer une durée de conservation raisonnable, qui peut accéder aux images, et quelles mesures mettre en place pour demeurer conforme. Vous y trouverez aussi des conseils pratiques pour intégrer ces exigences à votre DCV, votre règlement d’immeuble et vos procédures internes.

Avant de déployer ou d’ajuster un système de surveillance, prenez le temps d’évaluer l’objectif réel, les zones visées (parties communes uniquement) et les impacts sur la vie privée. Une bonne préparation réduit les risques de plaintes, facilite les réponses aux demandes d’accès et protège le syndicat.

Loi 25 en pratique : ce que cela change pour votre syndicat

La Loi 25 s’applique aux entreprises au sens large, ce qui inclut généralement les syndicats de copropriété lorsqu’ils traitent des renseignements personnels. Une image permettant d’identifier une personne est un renseignement personnel. Par conséquent, filmer, conserver et consulter ces images doit respecter des principes de finalité, de proportionnalité et de sécurité.

Concrètement, la Loi 25 exige notamment :

• Déterminer une finalité précise et légitime pour la vidéosurveillance (ex. sécurité des parties communes, prévention des intrusions).
• Limiter la collecte à ce qui est nécessaire (angles de caméra, résolution, absence d’audio lorsque non requis).
• Informer clairement les personnes (affichage visible, politique accessible) de l’existence du système, des fins poursuivies et des coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
• Encadrer l’accès interne aux images selon le principe du moindre privilège, avec journalisation.
• Fixer une durée de conservation justifiée, suivie d’une destruction sécurisée.

Pour les bases légales, consultez la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25 (paraphrase; voir LégisQuébec). Votre mission de préserver l’immeuble et d’en assurer l’administration découle du Code civil du Québec (cf. art. 1039 C.c.Q., paraphrase), et doit être conciliée avec la vie privée des personnes.

Sources externes utiles :

• LégisQuébec — Loi sur le secteur privé (P-39.1)
• LégisQuébec — Code civil du Québec (CCQ-1991)
• RGCQ — Ressources et guides en copropriété

Combien de temps conserver les images? Définir une durée raisonnable

La loi ne fixe pas un nombre de jours universel. La durée doit découler de votre objectif, du niveau de risque et de la fréquence des incidents. Retenir trop longtemps augmente les risques en cas d’accès non autorisé; détruire trop rapidement peut nuire aux enquêtes internes ou aux réclamations d’assurance.

Approche recommandée :

1. Documentez la finalité (ex. contrôle des accès, vandalisme ponctuel, gestion d’alertes de nuit).
2. Évaluez les risques (emplacement, historique d’incidents, valeur des biens protégés, police d’assurance).
3. Choisissez une durée minimale suffisante pour détecter et examiner un incident typique dans votre immeuble.
4. Prévoyez une « mise en rétention » exceptionnelle lorsque vous êtes avisés d’un incident, d’une plainte, d’un sinistre ou d’une demande d’accès qui implique des images à conserver.

Important : si vous recevez une demande d’accès ou une mise en demeure, suspendez l’effacement automatique pour les séquences pertinentes, le temps de traiter le dossier. Inscrivez ce mécanisme dans votre politique et votre registre.

Pour une mise en œuvre rigoureuse, plusieurs syndicats confient l’examen de leur cycle de conservation à leur gestionnaire et à leur fournisseur de sécurité, en s’assurant que les paramètres d’effacement automatique respectent la politique. Voyez comment multiRent structure ces processus dans ses services en gestion administrative.

Accès aux images, demandes des personnes et conservation en cas d’incident

• Accès interne restreint : limitez l’accès quotidien aux personnes qui en ont besoin (gestionnaire, membre du CA désigné), avec des journaux d’accès et une politique claire d’utilisation. Évitez de partager des extraits par courriel; privilégiez un accès sécurisé.
• Droit d’accès d’une personne : une personne qui apparaît sur des images peut demander d’y accéder. Le syndicat doit vérifier l’identité du demandeur, localiser les séquences pertinentes et éviter de révéler des renseignements sur des tiers non impliqués. Le floutage ou la sélection d’images est souvent requis pour protéger ces tiers.
• Délais et modalités : répondez dans un délai raisonnable prévu par la loi, en expliquant les motifs en cas de refus partiel (ex. atteinte à la vie privée d’autrui) et les recours possibles. Conservez une trace écrite de la demande et de la réponse.
• Rétention exceptionnelle : dès qu’un incident, une plainte ou un sinistre est signalé, repérez et « mettez en rétention » les séquences utiles afin d’éviter leur écrasement automatique, jusqu’au règlement du dossier. Ceci doit être documenté dans le registre et autorisé par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Dans un syndicat que nous accompagnons, l’ajout d’un simple formulaire interne de demande d’extraits a réduit les délais de traitement et les erreurs de partage. Inspirez-vous de ce type de gabarit et adaptez-le à votre réalité.

Mesures techniques et organisationnelles à mettre en place

Votre conformité repose autant sur la technologie que sur la gouvernance. Les mesures suivantes sont généralement attendues :

• Affichage visible dans les zones filmées, mentionnant les fins, un pictogramme clair et les coordonnées pour joindre la personne responsable.
• Caméras dirigées vers les parties communes; évitez d’embrasser des parties privatives (portes entrouvertes, balcons) au-delà de ce qui est nécessaire.
• Désactivation de l’audio, sauf justification exceptionnelle dûment documentée et proportionnée.
• Paramètres d’effacement automatique selon la durée approuvée par le CA, avec mises en rétention gérées par procédure.
• Contrôles d’accès forts (comptes nominatifs, mots de passe robustes, MFA si disponible), chiffrement des enregistrements et canaux de visionnement sécurisés.
• Journalisation des consultations et extractions, examens périodiques des accès et des incidents.
• Ententes écrites avec les fournisseurs (hébergement, infonuagique, intégrateur) précisant la sécurité, la localisation des données, la sous-traitance et la responsabilité en cas d’incident.

Pour l’installation et l’entretien, privilégiez des entrepreneurs qualifiés et conformes. Référez-vous aux exigences de la RBQ concernant les systèmes de sécurité et la qualification des entrepreneurs.

Contenu minimal de votre politique de vidéosurveillance

• Finalités et bases légales; coordonnées de la personne responsable.
• Liste des caméras et champs de vision; affichage requis.
• Durée de conservation; mécanismes d’effacement et de rétention exceptionnelle.
• Rôles et accès (gestionnaire, CA), journalisation, formation des personnes autorisées.
• Traitement des demandes d’accès, de rectification et des plaintes; modèles de réponses.
• Gestion des incidents de confidentialité (notification interne, mesures correctives).

Vous pouvez arrimer cette politique avec votre règlement d’immeuble et vos procédures d’opérations (carnet d’entretien, EUC, rondes d’inspection). Gardez une version publique simplifiée pour les affichages et un volet détaillé pour la gestion interne.

Gouvernance, AGA et DCV : encadrez le projet au condo

Le CA agit comme administrateur du syndicat et doit faire preuve de prudence, de diligence et de loyauté dans la gestion des renseignements personnels. La décision d’installer des caméras doit être compatible avec la DCV et le règlement d’immeuble, et respecter la destination de l’immeuble. En cas de projet d’envergure ou d’ajout substantiel, un vote en AGA peut être requis selon vos règles internes.

Bonnes pratiques :

• Consignez la décision du CA au PV, avec l’analyse de proportionnalité et la finalité.
• Mettez à jour la DCV ou le règlement d’immeuble au besoin, et informez les copropriétaires en AGA.
• Nommez officiellement la personne responsable de la protection des renseignements personnels et publiez ses coordonnées.
• Planifiez un audit annuel : pertinence des caméras, incidents, accès, conservation, améliorations.

Pour des repères juridiques généraux, consultez le Code civil du Québec et les guides du RGCQ. Pour structurer votre documentation, voyez notre guide de ressources sur le blogue.

FAQ — Caméras et conservation des images en copropriété

Q1. Y a-t-il une durée minimale ou maximale prévue par la loi?

R. Non, la Loi 25 n’impose pas de nombre de jours universel. La durée doit être justifiée par vos fins et par une analyse de risques, puis appliquée via un effacement automatique, avec rétention exceptionnelle lors d’incidents.

Q2. Un copropriétaire peut-il demander une copie des images?

R. Oui, s’il y apparaît. Vous devez vérifier l’identité, localiser les séquences pertinentes et protéger la vie privée des tiers (floutage ou extraction ciblée). Répondez dans un délai raisonnable, en motivant tout refus partiel.

Q3. L’audio est-il permis avec les caméras?

R. L’enregistrement audio est très intrusif et rarement nécessaire pour la sécurité des parties communes. Pour respecter les principes de nécessité et de proportionnalité de la Loi 25, il est prudent de le désactiver, sauf justification exceptionnelle clairement documentée.

Q4. Faut-il un vote en AGA pour ajouter des caméras?

R. Cela dépend de votre DCV, du règlement d’immeuble et de l’ampleur du projet. Un vote peut être requis si l’installation modifie de manière significative les parties communes ou l’usage. Obtenez un avis juridique au besoin.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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