Annuaire copropriété Loi 25 Québec: interphone et boîtes

L’annuaire d’occupants dans le hall, l’affichage sur les boîtes aux lettres et les noms à l’interphone semblent anodins. Pourtant, ils exposent des renseignements personnels et doivent donc respecter la Loi 25 au Québec. En copropriété divise, le conseil d’administration (CA) doit concilier sécurité, convivialité et vie privée.

Cet article explique comment mettre à jour vos pratiques d’affichage et d’interphone en conformité, sans compliquer la vie des copropriétaires, des occupants et des visiteurs. Vous y trouverez des repères juridiques, des mesures concrètes et un plan d’action pour votre syndicat.

Note temporelle: la Loi 25 est entrée en vigueur par étapes entre 2022 et 2024 (à jour au 2026-08-24).

Pourquoi annuaire, interphone et boîtes sont concernés par la Loi 25

• Un nom associé à une porte, un logement ou un numéro de téléphone est un renseignement personnel. Publié dans le hall ou à l’entrée, il devient visible de toute personne qui passe.
• Le risque n’est pas théorique: couplés à des réseaux sociaux, ces indices peuvent permettre du profilage, du harcèlement ou des fraudes.
• La Loi 25 impose des principes: finalité déterminée, minimisation des données, sécurité, conservation limitée et droits d’accès/correction.

Concrètement, l’annuaire devrait viser un objectif précis (aider les visiteurs à joindre un logement) tout en limitant les données exposées (p. ex., numéro d’unité plutôt que nom complet, sauf consentement). Pour l’interphone, privilégiez des identifiants neutres (no d’unité ou code) et un consentement explicite avant d’afficher un nom.

Ce que disent la Loi 25 et le Code civil du Québec

• La Loi 25 modernise la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle exige qu’une organisation désigne un responsable de la protection des renseignements personnels (par défaut, la personne ayant la plus haute autorité; souvent la présidence du CA), tienne des politiques, un registre des incidents et applique la minimisation des données.
• Le Code civil du Québec impose au syndicat des copropriétaires de tenir des registres et de gérer les parties communes dans l’intérêt collectif. Il faut donc structurer l’accès à l’information sans exposer inutilement des données personnelles.

Références utiles:

• Texte de la Loi sur le secteur privé (modifiée par la Loi 25): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/p-39.1
• Code civil du Québec (voir la section copropriété divise): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/cs/CCQ-1991
• Bonnes pratiques en copropriété (RGCQ): https://rgcq.org/

Astuce de gouvernance: inscrivez la politique « annuaire/interphone/boîtes » à l’ordre du jour de l’AGA, faites adopter les lignes directrices par résolution, puis consignez-les au PV et intégrez-les au règlement de l’immeuble rattaché à la DCV.

Quoi afficher et où: hall, interphone, boîtes aux lettres

Voici une approche de minimisation compatible avec la Loi 25.

• Hall d’entrée (annuaire physique):
  • Par défaut: afficher seulement les numéros d’unités, sans nom.
  • Option avec consentement: afficher initiales ou nom abrégé si l’occupant y consent explicitement et peut retirer son consentement en tout temps.
  • Éviter: nom + numéro de téléphone, profession, horaires, ou toute donnée sensible.
• Interphone:
  • Par défaut: faire apparaître le no d’unité ou un code interne. L’appel sonne au téléphone de l’occupant si celui-ci a consenti à fournir ce numéro à cette fin restreinte.
  • Option: afficher un alias (p. ex. « 1203 – A. Tremblay ») avec consentement; offrir un libellé neutre sur demande (« 1203 – Occupant »).
  • Exiger des fournisseurs: gestion fine des droits, suppression rapide lors d’un départ, journalisation et chiffrement.
• Boîtes aux lettres:
  • Privilégier l’identification par no d’unité. Le nom peut être ajouté si l’occupant le souhaite (consentement), notamment pour faciliter la livraison de documents officiels.
  • En colocation: éviter de lister plusieurs noms; un seul nom ou l’expression « Occupants – [no] » réduit l’exposition.

Dans les ascenseurs, paliers ou babillards, abstenez-vous de publier des listes nominatives (p. ex., « liste des retardataires des frais de condo »). Si une information individuelle doit être communiquée, utilisez un envoi ciblé et sécurisé, jamais une affiche publique.

Consentement, registre et procédures: un modèle simple pour votre CA

Pour opérer un annuaire et un interphone conformes, mettez en place des mécanismes légers mais rigoureux.

1. Responsable et politiques
   • Désignez le responsable de la protection des renseignements personnels (présidence du CA par défaut) et documentez une politique interne spécifique à l’annuaire/interphone/boîtes.
   • Déterminez la finalité, les données traitées (p. ex., no d’unité, nom abrégé, no de téléphone d’interphone), les accès autorisés, la conservation et le processus de suppression.
2. Consentement éclairé et traçable
   • Recueillez le consentement écrit des occupants qui souhaitent voir leur nom à l’annuaire, à l’interphone ou sur la boite (formulaire papier ou numérique). Mentionnez la finalité, le caractère facultatif, la durée et la façon de retirer le consentement.
   • Offrez systématiquement une alternative non nominative (no d’unité, alias neutre).
3. Registre des occupants à jour
   • Tenez un registre distinct des copropriétaires et des occupants (locataires), avec preuve de consentement et préférences d’affichage.
   • Mettez à jour dans les 30 jours suivant une arrivée, un départ ou une modification.
4. Sécurité et conservation
   • Limitez l’accès aux données nominatives aux administrateurs et au gestionnaire désigné, selon le besoin de connaître.
   • Conservez uniquement ce qui est nécessaire et supprimez dès qu’un occupant quitte. Journalisez les suppressions.
5. Relations fournisseurs
   • Encadrez le fournisseur d’interphone ou de panneaux numériques par un contrat: mesures de sécurité, hébergement des données, délais de suppression, sous-traitants, avis d’incident et droit d’audit.
6. Communication transparente
   • Informez les occupants des pratiques adoptées (note au babillard, envoi courriel) et du point de contact pour leurs droits d’accès et de retrait.
7. Traçabilité et incidents
   • Tenez un registre des incidents de confidentialité, même mineurs, et les mesures correctives prises. Cela réduit les risques et démontre votre diligence.

Besoin d’un coup de main pour formaliser ces politiques et gérer les consentements? Voyez notre volet administratif: services de gestion administrative et nos tarifs.

Technologies d’interphone et annuaires numériques: points de vigilance

Les interphones modernes (écran tactile, application mobile, répertoire en nuage) offrent flexibilité et mises à jour à distance. Vérifiez toutefois ces aspects avant d’acheter ou de migrer:

• Hébergement et localisation des données: où se trouvent les serveurs? quelles garanties contractuelles?
• Sécurité: chiffrement des données en transit et au repos, gestion des mots de passe et des accès administrateurs, journalisation exportable.
• Paramétrage de la confidentialité: possibilité d’afficher un alias, de masquer les noms, et de supprimer les fiches sans délai.
• Portabilité: capacité d’exporter et de purger les données si vous changez de fournisseur.
• Conformité et licences de l’installateur: au Québec, validez la catégorie de licence RBQ pertinente et la conformité des travaux.

Ressources à consulter:

• Régie du bâtiment du Québec (RBQ), informations générales licences et conformité: rbq.gouv.qc.ca
• Loi sur le secteur privé (P-39.1) modifiée par la Loi 25: LégisQuébec
• Code civil du Québec – cadre de la copropriété: LégisQuébec
• Bonnes pratiques de gouvernance en copropriété: RGCQ

MultiRent accompagne déjà des syndicats dans la métropole pour planifier des migrations d’interphone. Dans une copropriété sous notre gestion, nous avons standardisé l’affichage au no d’unité, paramétré des alias sur demande et intégré une procédure de suppression en fin de bail. Résultat: moins d’incidents de confidentialité et une prise d’appels plus efficace par les visiteurs.

Plan d’action rapide (checklist)

• Cartographier vos supports d’affichage: annuaire, interphone, boîtes, site web, appli.
• Désigner le responsable et adopter une politique interne approuvée en CA.
• Choisir la règle par défaut « sans nom », offrir l’option « alias » ou « nom » sur consentement.
• Mettre à jour le règlement de l’immeuble (annexe à la DCV) et informer les occupants.
• Obtenir ou renouveler les consentements (formulaire clair; retrait possible en tout temps).
• Encadrer votre fournisseur (clauses de sécurité, suppression, localisation, sous-traitance).
• Auditer chaque année et noter vos décisions au PV du CA.

Foire aux questions (FAQ)

Q1. Faut-il un consentement écrit pour afficher un nom à l’interphone ou à l’annuaire?

Oui, c’est la voie la plus prudente. La Loi 25 repose notamment sur le consentement éclairé. Offrez toujours une alternative non nominative (no d’unité, alias). Conservez la preuve du consentement et permettez le retrait en tout temps.

Q2. Un locataire peut-il refuser que son nom figure sur la boîte aux lettres?

Oui. L’objectif (recevoir du courrier) peut être atteint par le no d’unité. Si le locataire préfère un alias ou l’absence de nom, respectez ce choix et informez-le des implications pratiques (p. ex., indiquer le no d’unité à ses expéditeurs).

Q3. Qui est responsable en cas d’incident (p. ex., photo d’un annuaire publiée sur les réseaux sociaux)?

Le syndicat demeure responsable du dispositif qu’il exploite. Il doit tenir un registre des incidents, atténuer les risques, informer les personnes concernées lorsqu’exigé et, s’il y a des fournisseurs, appliquer les clauses contractuelles prévues. Documentez vos actions au PV du CA.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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