Vente condo, Loi 25 et données personnelles en copropriété

Par Muriel Druart, directrice, service client

Vendre un condo en copropriété divise à Montréal implique inévitablement un partage d’informations sensibles: coordonnées, état des frais de condo, fobs, même des extraits de PV. Avec la Loi 25, les syndicats, le CA et les gestionnaires doivent encadrer ces échanges pour protéger les renseignements personnels, tout en respectant les exigences juridiques de la vente. Informations à jour au 2026-09-20.

Dans cet article, vous verrez quelles données circulent réellement lors d’une transaction, qui peut y accéder, comment obtenir les consentements requis, et quelles bonnes pratiques adopter pour un transfert conforme, efficace et sécuritaire.

Loi 25 en bref pour une copropriété: qui est visé et pourquoi

La Loi 25 modernise le cadre québécois de protection des renseignements personnels et renforce les obligations des organisations privées. En copropriété, le syndicat (personne morale) et, selon les cas, son gestionnaire, sont considérés comme des organisations du secteur privé et doivent appliquer les exigences applicables de la loi.

Concrètement, cela signifie de:

• Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) et publier ses coordonnées.
• Définir des finalités claires avant de collecter des données, et limiter la collecte au nécessaire (minimisation).
• Informer les personnes des usages, des destinataires et de leurs droits.
• Encadrer par écrit tout partage avec un fournisseur (ex. gestionnaire) et vérifier les mesures de sécurité.
• Documenter les incidents de confidentialité et, au besoin, notifier les personnes concernées.

Références utiles:

• LégisQuébec – Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P‑39.1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
• LégisQuébec – Code civil du Québec (registre, documents du syndicat, cf. art. 1070 C.c.Q.): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/CCQ-1991

Quelles données personnelles circulent lors d’une vente de condo?

Plusieurs renseignements transitent entre le vendeur, l’acheteur, le courtier, le notaire et le syndicat. En voici les principaux:

• Coordonnées du copropriétaire vendeur et de l’acheteur (courriel, téléphone, adresse postale).
• Informations de lot/fraction, stationnement et espace de rangement (parties privatives) et droits d’usage sur certaines parties communes.
• Attestation du syndicat (souvent demandée par le notaire): état des charges communes, arrérages éventuels, cotisations spéciales votées, réclamations d’assurance en cours touchant la fraction.
• Extraits ou copies de documents du registre: DCV, règlement de l’immeuble, PV d’AGA et de CA, états financiers, budget, fonds de prévoyance, carnet d’entretien / EUC, police et certificat d’assurance.
• Données opérationnelles à mettre à jour: cartes d’accès/fobs, télécommandes de garage, système d’intercom, liste de diffusion d’urgence.

Attention aux excès. La copie d’une pièce d’identité, les numéros de compte bancaire (pour prélèvements) ou d’autres renseignements sensibles ne devraient pas être diffusés au-delà de ce qui est nécessaire à la transaction ou à la mise à jour du registre du syndicat.

Obligations clés du syndicat et du CA pendant la transaction

La conformité ne vise pas à bloquer la vente; elle encadre la circulation des données. En pratique, le CA et le gestionnaire devraient appliquer ces principes:

• Base légale et information: fonder chaque collecte/communication sur une finalité légitime (ex. mise à jour du registre, perception des charges communes) et informer les personnes des usages et des destinataires.
• Minimisation: ne communiquer à l’acheteur et au notaire que ce qui est requis. Par exemple, l’attestation peut préciser l’état des frais de condo de la fraction sans dévoiler les soldes détaillés des autres copropriétaires.
• Accès et confidentialité: limiter l’accès aux dossiers de vente aux personnes qui doivent agir (gestion, présidence/secretariat du CA, notaire, courtier selon les documents autorisés).
• Sécurité: utiliser des canaux chiffrés ou des portails sécurisés pour transmettre les documents (PV, états financiers, DCV). Éviter les pièces jointes non protégées.
• Conservation et destruction: une fois la vente finalisée et les comptes apurés, retirer ou anonymiser les renseignements excédentaires (ex. données bancaires PAD du vendeur) et consigner les durées de conservation.

Sur le plan du registre, le syndicat doit tenir et mettre à jour les documents et renseignements prévus au Code civil (cf. art. 1070 C.c.Q.), notamment la liste des copropriétaires et des occupants, les PV, les états financiers et les polices d’assurance. L’accès au registre est encadré: les copropriétaires peuvent consulter, mais cela ne signifie pas une libre diffusion au public.

Processus recommandé: du courtier au notaire, puis au gestionnaire

Voici un déroulé pragmatique pour une transaction fluide et conforme à la Loi 25, à Montréal et en Rive‑Sud:

1. Avant la mise en marché

   • Le vendeur réunit les documents clés: DCV, règlement, derniers PV d’AGA, états financiers/budget récents, carnet d’entretien / EUC, certificat d’assurance, état du fonds de prévoyance, informations sur les cotisations spéciales votées.
   • Le courtier informe le vendeur des documents à remettre et de la sensibilité de certains renseignements. Voir les conseils de l’OACIQ: https://www.oaciq.com/fr/zone-conseils/acheter-une-copropriete-divise

2. Promesse d’achat et conditions

   • L’acheteur obtient (par l’entremise du vendeur/courtier) les documents du registre pertinents pour évaluer la copropriété. Les documents transmis devraient éviter d’exposer des renseignements personnels non nécessaires (ex. masquer les coordonnées de tiers si le document est diffusé à un non‑copropriétaire avant la vente).

3. Diligences du notaire

   • Le notaire demande au syndicat l’attestation relative à la fraction: état des charges communes, arrérages, cotisations spéciales, litiges/avis affectant la fraction, sinistres récents touchant l’unité ou les parties communes. Le syndicat répond avec précision mais sans divulguer d’informations sur d’autres copropriétaires.
   • Le syndicat confirme les montants dus et la méthodologie de répartition. S’il y a un sinistre en cours sur les parties communes, on décrit la situation sans divulguer d’inutiles données personnelles.

4. Après l’acte de vente

   • Mise à jour du registre: remplacer le vendeur par l’acheteur dans la liste des copropriétaires; mettre à jour les coordonnées (courriel, téléphone, adresse de facturation). Inscrire, au besoin, l’occupant/locataire.
   • Accès et dispositifs: désactiver les fobs et télécommandes non remis, reprogrammer l’intercom, consigner les accès.
   • Finances: fermer le profil de prélèvement du vendeur, conserver les preuves nécessaires (reçus, états de compte) et détruire les données bancaires non requises.

Pour s’outiller, un syndicat que nous accompagnons centralise ces étapes dans une procédure interne: gabarit d’attestation, liste de vérification des documents, règles de masquage des renseignements sensibles et canal sécurisé de transmission. Cet encadrement réduit les allers‑retours et les risques d’incident de confidentialité.

Liens utiles:

• LégisQuébec – P‑39.1 (secteur privé): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
• OACIQ – Acheter une copropriété divise: https://www.oaciq.com/fr/zone-conseils/acheter-une-copropriete-divise
• RGCQ – Ressources copropriété: https://rgcq.org/

Que transmettre à l’acheteur, et que ne pas transmettre?

À transmettre généralement (sous réserve des particularités de votre DCV et des demandes du notaire):

• DCV et règlement de l’immeuble.
• Dernier PV d’AGA et PV pertinents de CA concernant des travaux, cotisations spéciales, sinistres ou projets importants.
• États financiers et budget récents; état du fonds de prévoyance.
• Carnet d’entretien / EUC (version à jour) et documentation d’assurance (police/certificat).
• Attestation du syndicat concernant la fraction (charges communes, arrérages, cotisations spéciales votées, réclamations d’assurance affectant l’unité/parties communes).

À éviter de transmettre:

• Coordonnées complètes des autres copropriétaires ou des occupants (sauf si expressément requis et autorisé).
• Détails bancaires (numéros de compte) ou pièces d’identité.
• Listes d’arrérages nominatives d’autres fractions.
• Enregistrements bruts de caméras ou journaux d’accès, sauf obligation légale spécifique.

Astuce pratique: lorsque des documents contiennent des renseignements non nécessaires à la décision de l’acheteur (ex. numéros de téléphone de témoins dans un PV), masquez ou extrayez la partie utile avant de transmettre.

Gouvernance et preuves: politiques, ententes et registre

Pour démontrer la conformité lors d’une vente, le syndicat devrait pouvoir produire rapidement:

• Une politique de confidentialité précisant les finalités, rôles, personnes-ressources (RPRP) et mécanismes d’exercice des droits.
• Une procédure de transmission de documents (qui envoie quoi, à qui, comment et dans quels délais), avec un canal sécurisé.
• Des ententes écrites avec le gestionnaire et les fournisseurs pertinents, incluant la sécurité des informations et la notification d’incidents.
• Un registre des accès et des transmissions liées à la transaction (date, document, destinataire), utile en cas de vérification.

Ce cadre rejoint les principes de la Loi 25 et les exigences du registre de copropriété prévues au Code civil (cf. art. 1070 C.c.Q.).

FAQ — Vente de condo, Loi 25 et vie privée

Q1. Le CA peut-il exiger de voir la promesse d’achat?

Le CA n’a pas besoin du prix offert. Il peut toutefois demander la preuve qu’un acheteur est en voie d’acquérir pour préparer l’attestation et planifier la mise à jour du registre. Partagez l’information minimale requise.

Q2. Le syndicat peut-il divulguer aux autres copropriétaires l’identité d’un vendeur en arrérages?

Le syndicat doit informer adéquatement sur la saine gestion financière, mais il doit éviter d’exposer inutilement des renseignements personnels identifiants. Il peut communiquer les informations nécessaires au recouvrement, conformément au Code civil et à la Loi 25, en limitant l’accès aux personnes concernées et aux instances compétentes.

Q3. Le courtier peut-il obtenir la liste des courriels des copropriétaires pour promouvoir la vente?

Non, sauf consentement valable des personnes concernées. Les coordonnées du registre servent à l’administration de la copropriété. Une utilisation marketing sans consentement ne respecte pas la finalité déclarée.

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Pour aller plus loin:

• LégisQuébec – Code civil du Québec: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/CCQ-1991
• LégisQuébec – Secteur privé (P‑39.1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
• OACIQ – Conseils aux acheteurs de condo: https://www.oaciq.com/fr/zone-conseils/acheter-une-copropriete-divise

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Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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