Caméras en copropriété: images à la police (Loi 25)

Par Muriel Druart, directrice, service client

Installer des caméras dans une copropriété divise est courant à Montréal pour sécuriser les parties communes. Mais quand la police demande des enregistrements, que permet vraiment la Loi 25? Entre droit à la vie privée et devoir de protéger l’immeuble, le CA doit agir avec méthode. Voici un guide pratique pour savoir quand, comment et à quelles conditions remettre des images, sans mettre le syndicat en défaut.

Ce que change la Loi 25 pour les caméras en condo

La Loi 25 modernise la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Les images vidéo où une personne est identifiable sont des renseignements personnels. Pour un syndicat de copropriétaires, cela implique notamment:

• Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels (souvent un membre du CA ou le gestionnaire) et publier ses coordonnées si vous avez un site.
• Définir une finalité légitime et précise aux caméras (ex.: prévenir le vandalisme), consignée dans une politique approuvée par le CA.
• Minimiser la collecte: angles limités aux parties communes nécessaires (pas d’enregistrement des balcons ou d’intérieurs), résolution et rétention proportionnées.
• Informer les personnes par affichage clair à l’entrée et près des zones filmées: présence de caméras, finalité, coordonnées du responsable.
• Encadrer l’accès: journal des consultations, autorisations, ententes de confidentialité avec le fournisseur/concierge.
• Gérer les incidents de confidentialité et documenter tout partage externe (dont la remise à la police) dans un registre.

Ces obligations s’ajoutent aux responsabilités du syndicat prévues au Code civil du Québec (préservation de l’immeuble, règlement de l’immeuble, tenue des registres). Elles s’appliquent autant au CA qu’au gestionnaire mandaté.

Base légale: vie privée, syndicat et rôles du CA

Le syndicat doit concilier deux cadres juridiques:

• Code civil du Québec: le syndicat a pour objet la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes (cf. art. 1039 C.c.Q.). Il adopte un règlement de l’immeuble pour la sécurité et l’utilisation des parties communes (cf. art. 1070 C.c.Q.). Il tient des registres et conserve les documents pertinents (PV, politiques, contrats; cf. art. 1070, 342 C.c.Q. par analogie de tenue de registres des personnes morales).
• Loi 25 et Loi sur le secteur privé (P-39.1): encadrent la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication des renseignements personnels, incluant les images de caméras.

En pratique, le CA peut autoriser des caméras aux fins de sécurité, si la mesure est proportionnée et documentée. La communication d’images à des tiers, dont les corps policiers, doit reposer sur une base légale prévue par la Loi sur le secteur privé et respecter la finalité annoncée.

Pour référence:

• Code civil du Québec: cadre des pouvoirs du syndicat et du règlement de l’immeuble.
• Loi sur le secteur privé (P-39.1): règles de communication sans consentement, incidents de confidentialité, gouvernance.
• Loi 25 (2021, c. 25): loi de modernisation qui modifie notamment P-39.1.

Liens utiles:

• Code civil du Québec (CCQ-1991): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/CCQ-1991
• Loi sur le secteur privé (P-39.1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
• Loi 25 (LQ 2021, c. 25): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/Chapitres/lq/2021/c25

Quand et comment remettre des images à la police

La remise d’images à la police sans le consentement des personnes filmées est possible dans des cas précis prévus par la Loi sur le secteur privé, notamment:

• Sur présentation d’un document autorisant la demande: mandat de perquisition, ordonnance d’un tribunal, demande écrite fondée sur un pouvoir légal.
• En situation d’urgence sérieuse mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, lorsque le temps manque pour obtenir une autorisation formelle.
• Lorsque la communication est manifestement nécessaire à la prévention, la détection ou la répression d’une infraction et qu’elle est demandée par une personne ou un organisme habilité par la loi (à interpréter de façon restrictive; en cas de doute, exigez une base légale écrite).

À l’inverse, une visite informelle d’un enquêteur « pour voir les caméras » sans mandat ni urgence ne suffit généralement pas. Le CA peut refuser poliment et inviter la police à déposer une demande écrite ou à obtenir le document requis.

Procédure recommandée lors d’une demande policière:

1. Vérifier l’identité et la qualité de la personne requérante. Demandez une pièce d’identité et le numéro de matricule.
2. Exiger la base légale écrite (mandat, ordonnance, demande citant l’article applicable) et conservez-en une copie au registre.
3. Noter la demande dans le journal des accès: date/heure, personne, motif, base légale, segments demandés.
4. Limiter la communication au strict nécessaire: caméra(s), plage horaire, zone. Évitez de remettre des jours entiers si une heure précise suffit.
5. Produire une copie sécurisée des extraits (idéalement horodatés), sans altérer les originaux. Si possible, appliquez un masquage des tiers non pertinents.
6. Transférer les fichiers par un moyen sûr (clé chiffrée, portail sécurisé) et documenter la remise (récépissé, signature, numéro de dossier).
7. Aviser votre responsable de la protection des renseignements personnels et conserver la traçabilité.

Sans mandat ni urgence, vous pouvez:

• Demander à la police de préciser la finalité et l’article de loi invoqué.
• Suggérer qu’une ordonnance ou un mandat soit obtenu.
• Offrir de préserver temporairement les segments identifiés, selon votre politique de conservation, en attendant le document officiel.

Processus interne: politique, journal des accès, conservation

Pour être prêts le jour où la police cogne, adoptez une politique interne claire, annexée au règlement de l’immeuble ou référencée dans la DCV. Elle devrait couvrir:

• Finalités des caméras et emplacement approuvé par le CA (plans à l’appui).
• Rôles et responsabilités: CA, gestionnaire, concierge, fournisseur TI.
• Procédures d’accès: qui peut visionner, avec quelles autorisations, et journalisation obligatoire.
• Procédure de communication à des tiers (incluant la police): étapes, validations, minimisation, masquage, chaîne de possession.
• Conservation et destruction: délais proportionnés (quelques jours à quelques semaines selon le risque), purge automatique, exceptions en cas d’enquête, consignation des gels de conservation.
• Sécurité de l’information: mots de passe, chiffrement, stockage au Québec, sauvegardes, tests et audits périodiques.
• Registre des incidents de confidentialité: description, mesures prises, évaluation du risque, notifications requises s’il y a lieu.

Bonnes pratiques opérationnelles:

• Afficher la présence des caméras à toutes les entrées, avec la finalité et un courriel du responsable.
• Éviter de filmer les parties privatives et les zones sensibles (p. ex. fenêtres donnant directement sur l’intérieur d’un condo).
• Faire un essai de récupération d’images chaque trimestre pour vérifier l’horodatage et la qualité.
• Encadrer contractuellement le fournisseur (hébergement, sous-traitant) avec des clauses conformes à la Loi 25.
• Prévoir au budget les coûts de conservation sécurisée et de masquage au besoin; approuver ces dépenses en AGA si nécessaire.

Pour l’installation et l’entretien, rappelez-vous que le câblage et les connexions peuvent relever d’entrepreneurs détenant les licences appropriées. Voyez les exigences en électricité sur le site de la RBQ.

Scénarios fréquents et erreurs à éviter

Scénarios typiques:

• Vol de colis au hall d’entrée: la police demande une heure précise. Préparez un extrait ciblé et un reçu de remise.
• Vandalisme au garage: vous n’avez pas d’angle clair. Préservez la plage pertinente et invitez la police à obtenir un mandat si elle veut des heures plus larges.
• Conflit entre copropriétaires: l’un exige une copie « pour son dossier ». Traitez cela comme une demande d’accès à ses renseignements personnels; vérifiez l’identité, extrayez uniquement où il est identifiable, masquez les tiers si possible, et appliquez les exceptions si l’accès nuirait à une enquête.

Erreurs à éviter:

• Remettre des jours complets d’images sans base légale suffisante et sans minimisation.
• Donner un accès illimité au système à une personne non autorisée (y compris un agent externe), sans journalisation.
• Conserver indûment des images « au cas où », au-delà de votre délai prévu.
• Oublier d’aviser votre responsable et de consigner la communication au registre.
• Filmer des parties privatives ou des zones dépassant la finalité annoncée.

Droits d’accès d’un copropriétaire et exceptions

Un copropriétaire peut demander accès aux renseignements personnels qui le concernent, y compris une image où il est identifiable. Le CA doit:

• Vérifier l’identité du demandeur avant tout.
• Rechercher uniquement les segments pertinents et, lorsque raisonnable, masquer les tiers identifiables.
• Répondre dans le délai prévu par la Loi sur le secteur privé (sous réserve des exceptions), et motiver tout refus partiel ou total.

Exceptions fréquentes: refuser ou différer l’accès si la communication révèle des renseignements sur un tiers non consentant, porte atteinte à un secret confidentiel, ou risque de nuire à une enquête en cours. Documentez votre analyse et informez le demandeur des recours possibles.

Gabarit de procédure express pour le CA

• Recevoir la demande (police ou particulier) et l’horodater.
• Identifier la base légale: mandat/ordonnance, urgence, ou droit d’accès du particulier.
• Appliquer la minimisation: période, caméras, masquage des tiers si raisonnable.
• Autoriser la communication par une personne désignée (responsable RP ou officier du CA).
• Remettre via un canal sécurisé et obtenir une preuve de réception.
• Inscrire la transaction au registre et conserver la documentation au dossier du syndicat.

Ressources et accompagnement

• Consultez notre page Services pour voir comment nous structurons la gestion administrative et la tenue des registres en copropriété: Services – gestion administrative.
• Comparez nos forfaits de gestion adaptés aux syndicats de la grande région de Montréal: Forfaits multiRent.
• Explorez d’autres articles et mises à jour légales sur notre blogue.
• Pour une situation complexe ou urgente, contactez-nous.

Références externes utiles:

• Code civil du Québec (CCQ-1991) — pouvoirs du syndicat et règlement de l’immeuble: LégisQuébec
• Loi sur le secteur privé (P-39.1) — collecte et communication de renseignements personnels: LégisQuébec
• Loi 25 — modernisation de la protection des renseignements personnels: LégisQuébec
• Travaux et compétences en électricité (installation de systèmes): RBQ

FAQ

Q1. La police peut-elle exiger les images sans mandat?

En général, non, sauf urgence sérieuse ou autre base légale expresse. Demandez toujours une demande écrite citant le pouvoir invoqué, ou un mandat/ordonnance. En cas d’urgence, limitez la communication au minimum nécessaire et consignez tout.

Q2. Combien de temps conserver les enregistrements?

La Loi 25 impose la proportionnalité: conservez seulement le temps nécessaire à la finalité (sécurité). Plusieurs syndicats visent quelques jours ou semaines selon le risque et l’espace, avec exceptions si un incident exige un gel de conservation. Décidez-le dans votre politique et appliquez-le.

Q3. Un copropriétaire peut-il obtenir une copie le montrant?

Oui, s’il est identifiable, sous réserve d’exceptions (tiers identifiables, enquête en cours, renseignements sensibles). Vérifiez l’identité, extrayez de façon ciblée et masquez les tiers lorsque raisonnable. Motivez tout refus partiel et indiquez les recours.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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