Casiers colis en copropriété et Loi 25 au Québec

Par Muriel Druart, directrice, service client

Les livraisons explosent et les halls d’entrée débordent. Les casiers à colis intelligents promettent de réduire le vol, les pertes et les allers-retours du facteur. En copropriété divise, leur mise en place touche pourtant des enjeux juridiques et technologiques sensibles. La Loi 25 impose des règles strictes sur les renseignements personnels. Le conseil d’administration (CA) doit donc concilier fluidité opérationnelle et conformité.

Information à jour au 2026-08-02.

Dans cet article, vous verrez comment évaluer un projet de casiers à colis, comprendre vos obligations en vertu de la Loi 25, encadrer le fournisseur et informer les copropriétaires. Vous repartirez avec une liste d’étapes concrètes pour déployer un système efficace et respectueux de la vie privée.

Pourquoi installer des casiers à colis en condo, et quels enjeux?

Les casiers à colis règlent un irritant courant dans les parties communes. Ils sécurisent les livraisons, réduisent les colis abandonnés au sol et libèrent du temps pour le concierge ou le gestionnaire. Les résidents peuvent récupérer leurs envois en libre-service, sans mobiliser le CA.

Ces avantages s’accompagnent d’enjeux pratiques. Il faut prévoir l’espace dans les parties communes, l’accès pour les livreurs, l’alimentation électrique et parfois le réseau. Le règlement de l’immeuble doit encadrer l’usage, les horaires, le traitement des colis non réclamés et les responsabilités en cas de bris. L’idéal est d’adopter ou de ratifier ces règles en AGA, puis d’en consigner les décisions au PV.

Sur le plan financier, l’achat, l’installation et l’entretien s’ajoutent aux charges communes. Le syndicat doit prévoir la solution dans sa planification opérationnelle et s’assurer que le contrat d’entretien respecte vos besoins. La communication aux copropriétaires demeure essentielle pour éviter les malentendus et les situations litigieuses.

Loi 25 : ce que le CA doit savoir avant d’installer des casiers

La Loi 25 modernise le cadre de la protection des renseignements personnels au Québec. Pour un syndicat qui déploie des casiers intelligents, elle implique notamment les éléments suivants (voir la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, LégisQuébec) :

• Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein du syndicat, souvent un membre du CA.
• Informer clairement les personnes concernées des renseignements collectés, des fins, des moyens et des droits d’accès et de rectification.
• Appliquer la minimisation des données : recueillir uniquement l’information nécessaire au fonctionnement des casiers (ex. nom, numéro d’unité, moyen de notification).
• Mettre en place des mesures de sécurité proportionnées aux risques (authentification, chiffrement, journalisation des accès, contrôles d’accès).
• Établir des durées de conservation limitées et des mécanismes de destruction sécuritaire.
• Encadrer tout transfert hors Québec ou recours à des fournisseurs externes par des évaluations et des clauses contractuelles appropriées.
• Documenter et traiter tout incident de confidentialité, et aviser les personnes touchées et les autorités compétentes lorsque requis par la loi.
• Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet qui implique l’acquisition, le développement ou la refonte d’un système d’information traitant des renseignements personnels.

Référez-vous au texte officiel de la Loi sur le secteur privé (P-39.1) pour les obligations détaillées et les définitions. Le C.c.Q. demeure aussi pertinent pour encadrer les décisions du syndicat et l’usage des parties communes.

Ressources utiles :

• LégisQuébec – Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1)
• LégisQuébec – Code civil du Québec (C.c.Q.)

Choisir et configurer un casier intelligent conforme

Un casier « intelligent » traite inévitablement des renseignements personnels. Le choix du fournisseur et les réglages du système font la différence entre un projet fluide et un risque inutile.

Quelles données sont en jeu?

Selon les systèmes, on retrouve typiquement :

• Identifiants de l’usager (nom, numéro d’unité, courriel ou téléphone pour l’avis);
• Codes PIN, QR ou liens uniques pour la remise;
• Journaux d’accès et d’ouverture de casier, avec horodatage;
• Éventuellement, images si le casier intègre une caméra ou s’il est dans le champ d’une caméra existante des parties communes;
• Coordonnées de livreurs partenaires, si intégration.

Le principe directeur reste la nécessité. Évitez d’activer des modules qui ne servent pas l’objectif d’acheminement. Par exemple, n’utilisez pas la géolocalisation s’il suffit d’un code unique à usage limité.

Paramètres et exigences techniques recommandés

• Authentification et habilitations: assurez-vous que seuls les gestionnaires autorisés du syndicat peuvent accéder à l’administration. Privilégiez l’authentification multifactorielle.
• Hébergement et localisation: favorisez l’hébergement au Canada lorsque possible. En cas d’hébergement hors Québec, évaluez les risques et encadrez le transfert par contrat.
• Journalisation et conservation: conservez les journaux le temps nécessaire pour gérer les litiges et la sécurité, puis détruisez-les de façon sécuritaire.
• Notifications: envoyez des avis sobres, sans excès d’information. Un lien de retrait des notifications doit être offert si elles sont facultatives.
• Sécurité réseau et physique: chiffrement en transit, mises à jour régulières du micrologiciel, contrôle d’accès à la salle électrique et au local des casiers.
• Intégrations: si le casier se relie à l’intercom, au système de contrôle d’accès ou au serveur de caméras, vérifiez la compatibilité et l’impact sur la vie privée.

Pour l’installation électrique, engagez un entrepreneur détenant les licences appropriées. Vérifiez aussi les exigences de conformité applicables à l’équipement.

Gouvernance, contrats et communication aux occupants

La conformité ne s’arrête pas à la technologie. Elle se joue dans vos politiques et vos ententes.

• Règlement de l’immeuble: précisez les modalités d’utilisation, les horaires, la responsabilité du syndicat, la gestion des colis périmés et l’interdiction de stocker des matières dangereuses. Faites ratifier en AGA et joignez le texte au PV.
• Politique de confidentialité: décrivez les données traitées par les casiers, les fins, les durées de conservation et les droits des résidents. Rendez-la accessible dans l’extranet ou l’avis d’information.
• Contrat fournisseur: définissez les rôles et responsabilités, les mesures de sécurité, l’assistance en cas d’incident, les sous-traitants, l’hébergement, les audits, la réversibilité des données et l’effacement à la fin du contrat. Exigez des avis préalables en cas de changement majeur.
• Transferts hors Québec: si le fournisseur héberge ailleurs, documentez l’évaluation des facteurs, les garanties et le régime juridique applicable.
• Formation et accès: limitez les accès aux employés ou administrateurs qui en ont besoin. Offrez une courte formation et un guide aux résidents.
• Transparence: affichez un avis près des casiers résumant les fins et les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour l’opération et les rappels saisonniers, un partenaire en gestion peut vous épauler. Voyez nos volets de services opérationnels et administratifs, ainsi que nos ressources de blogue.

• Services – gestion des opérations
• Services – gestion administrative
• Blogue multiRent

Mise en œuvre : étapes pratiques pour votre syndicat

Voici un canevas simple pour structurer votre projet.

1. Définir les besoins: volume de colis, contraintes d’espace, accès livreurs, risques à résoudre.
2. Cartographier les données: qui collecte quoi, où, pendant combien de temps et pourquoi.
3. Vérifier la Loi 25: désigner la personne responsable, préparer l’information aux résidents, établir la conservation et la destruction.
4. Évaluer trois solutions: comparer l’hébergement, la sécurité, la facilité d’usage et l’intégration à vos systèmes.
5. Prévoir l’installation: alimentation électrique, réseau, ancrage, protection contre l’humidité et le vandalisme.
6. Encadrer par le règlement de l’immeuble: projet de texte, consultation, adoption et consignation au PV.
7. Négocier et signer le contrat fournisseur: inclure les clauses de confidentialité et de sécurité exigées par la Loi 25.
8. Réaliser les tests: codes, notifications, accès livreurs, coupures de courant, scénarios d’exception.
9. Lancer et informer: communiquer les consignes, publier la politique, former le personnel et le CA.
10. Surveiller et améliorer: traiter les incidents, suivre les demandes d’accès, réviser les paramètres au besoin, auditer annuellement.

FAQ – Casiers à colis et Loi 25

Q1. Peut-on filmer la zone des casiers?

Oui, s’il existe un motif sérieux lié à la sécurité et si l’usage respecte la minimisation. Affichez un avis visible, limitez l’angle de vue, contrôlez l’accès aux images et réduisez la durée de conservation. Évitez de capter l’intérieur des casiers.

Q2. Qui a accès aux données des casiers?

Seulement les personnes qui en ont besoin pour administrer le service, selon des droits d’accès stricts. Les résidents ont des droits d’accès et de rectification à l’égard de leurs renseignements. Le fournisseur n’agit que selon les instructions contractuelles du syndicat.

Q3. Faut-il un consentement écrit des résidents?

Lorsque la collecte est nécessaire à la prestation du service de remise de colis, l’information claire et la base légitime peuvent suffire. Un consentement explicite devient requis pour des usages secondaires non nécessaires, comme l’envoi de promotions.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

Vous gérez une copropriété au Québec ? Découvrez nos forfaits ou contactez-nous pour évaluer vos besoins.