Vote électronique copropriété Québec AGA légal Loi 25

Le vote électronique en assemblée de copropriétaires soulève souvent la même question: est-ce légal au Québec, notamment lors de l’AGA d’une copropriété divise? La réponse est oui, sous conditions. L’objectif est de respecter le Code civil du Québec, la Déclaration de copropriété (DCV) et la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels, tout en assurant transparence, équité et traçabilité. (à jour au 2026-06-23)

Avec des copropriétaires de plus en plus mobiles, le vote électronique peut augmenter la participation, réduire les coûts logistiques et accélérer la compilation des résultats. Toutefois, le conseil d’administration (CA) doit mettre en place des règles claires, documenter les preuves de vote, et adapter le règlement de l’immeuble au besoin pour éviter les contestations.

Ce que dit la loi au Québec

• Code civil du Québec (C.c.Q.). Le syndicat doit tenir des assemblées et prendre des décisions selon les règles de convocation, de quorum et de majorité prévues. Les moyens technologiques sont admis s’ils permettent une participation équitable, la vérification de l’identité et, au besoin, le secret du vote. Référez-vous aux dispositions sur la copropriété divise dans le C.c.Q. et à votre DCV pour les modalités exactes.
• Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCJTI). Elle reconnaît l’équivalence fonctionnelle entre les documents et signatures papier et leurs équivalents électroniques, pourvu que l’intégrité, l’accessibilité et la possibilité de produire le document soient assurées. En clair: un bulletin de vote électronique peut être valide si l’on peut en démontrer l’intégrité et la provenance.
• Loi 25 (modernisation de la protection des renseignements personnels). Les listes de copropriétaires, courriels, enregistrements d’assemblée, registres de présences et bulletins de vote sont des renseignements personnels. Le syndicat doit appliquer des mesures de gouvernance (registre des incidents, politiques de conservation, consentements, minimisation des données) et choisir des outils qui protègent adéquatement ces informations.

Pour approfondir:

• LégisQuébec – Code civil du Québec (cohabite les règles de la copropriété)
• LégisQuébec – LCJTI (C-1.1)
• LégisQuébec – Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25
• RGCQ – Ressources et bonnes pratiques en copropriété

Conditions pour un vote électronique valide à l’AGA

Avant d’adopter le vote électronique, assurez-vous que la DCV et le règlement de l’immeuble le permettent ou qu’une résolution d’assemblée l’autorise. Idéalement, prévoyez des modalités écrites: préavis, plateforme utilisée, traitement des procurations, gestion de l’identité et du secret du vote.

Voici les conditions clés à respecter:

• Convocation claire. Mentionnez la tenue de l’assemblée virtuelle ou hybride, la plateforme de diffusion et la méthode de vote. Joignez un guide simple pour les copropriétaires.
• Vérification d’identité. Utilisez un mécanisme robuste (lien unique, code par courriel/SMS, validation de l’unité et du nom). Consignez la méthode dans le PV.
• Accès égal. Offrez une solution d’accommodement aux copropriétaires sans équipement (téléphone, kiosque sur place). Évitez toute barrière discriminatoire.
• Quorum et présences. La plateforme doit produire un registre des connexions et des départs pour calculer le quorum en temps réel.
• Secret du vote au besoin. Certains sujets exigent un scrutin secret: la solution doit masquer les préférences individuelles tout en conservant une preuve d’agrégation.
• Procurations. Gérez l’enregistrement des mandataires, le nombre de procurations permises, et la pondération des voix correspondantes.
• Stabilité technique. Prévoyez un plan B en cas de panne (suspension temporaire, reprise, ajournement). Informez-en à l’avance.
• Traçabilité. Exigez des journaux d’audit détaillés: ouverture/fermeture de vote, nombre de bulletins, résultats, anomalies.
• Protection des données (Loi 25). Chiffrement, gestion des accès, hébergement adéquat, politique de conservation et effacement sécurisé.

Quorum, majorités et secret du vote

• Quorum: il se calcule sur les copropriétaires présents ou représentés. La présence électronique équivaut à la présence en salle si l’outil permet une interaction en direct et si la présence est consignée.
• Majorités: conservez les règles prévues à la DCV/C.c.Q. (majorité simple, absolue ou renforcée, selon le sujet). La technologie ne change pas les seuils; elle doit seulement les calculer correctement.
• Secret: si l’assemblée choisit un scrutin secret, la plateforme doit anonymiser le bulletin tout en permettant au scrutateur de valider le nombre total et l’éligibilité des votants.

Procurations et participation hybride

• Dépôt des procurations: exigez l’envoi anticipé, ou un dépôt via la plateforme, avec vérification de l’authenticité. Notez les mandats dans la liste des présences.
• Hybride: offrez un poste de vote sur place pour ceux qui participent en personne, et synchronisez le scrutin pour que tous votent dans la même fenêtre temporelle.

Choisir une plateforme: critères et conformité (Loi 25)

Pour sélectionner un outil de vote électronique adapté à une copropriété, évaluez ces critères:

• Chiffrement en transit et au repos, gestion des accès par rôle (administrateur, scrutateur, copropriétaire), authentification multifacteur pour le CA.
• Hébergement et localisation des données. Privilégiez un hébergement au Canada ou, à défaut, des clauses contractuelles qui offrent une protection équivalente et des droits d’audit.
• Minimisation des données. L’outil ne devrait pas exiger plus que le nécessaire (nom, unité, courriel, pondération des voix si applicable).
• Journaux d’audit téléchargeables (horodatage des ouvertures/fermetures de vote, nombre d’électeurs, résultats, erreurs, tentatives d’accès refusées).
• Fonctionnalités AGA: gestion du quorum, main levée virtuelle, scrutin secret, pondération des quotes-parts, procurations, exports pour le PV.
• Accessibilité: interface en français, compatibilité mobile, options pour participants par téléphone.
• Continuité: sauvegardes, reprise après incident, support en direct lors de l’AGA.
• Contrat et conformité Loi 25: entente de protection des renseignements personnels, annexe de sécurité, délais de conservation et d’effacement clairs.

Le CA peut mandater le gestionnaire pour piloter l’implantation, former les scrutateurs et faire un test technique. Voyez notre service de gestion administrative pour l’appui à la préparation d’AGA et à la tenue des votes: https://www.multirent.ca/services/#gestion-administrative

Preuves et conservation: quoi garder et combien de temps

En cas de contestation, la force de votre dossier repose sur des preuves complètes, intègres et traçables. Constituez un « dossier d’AGA » comprenant:

• Convocation, ordre du jour, documents explicatifs transmis aux copropriétaires.
• Registre de présence (entrées/sorties), consignés avec l’heure d’ouverture et de clôture.
• Paramètres de chaque scrutin (secret ou non, pondération, temps alloué).
• Journaux d’audit et rapports de résultats signés par le président et le secrétaire d’assemblée, ou par les scrutateurs.
• Capture des avis techniques (pannes, ajournements), avec décision du président et communication aux participants.
• Consentements relatifs aux renseignements personnels, et politique de conservation/effacement approuvée par le CA.
• PV (procès-verbal) de l’AGA, expédié dans les délais prévus par la DCV et le C.c.Q., avec annexe des résultats.

Votre DCV peut prévoir des délais de conservation minimaux pour les registres du syndicat. À défaut, appliquez une politique inspirée des obligations légales et des meilleures pratiques, et consignez-la dans une résolution du CA. Pour des repères généraux et de la documentation utile sur la gouvernance en copropriété, consultez le RGCQ: https://rgcq.org/

Exemples de modes de vote et preuves à conserver:

Foire aux questions (FAQ)

Q1. Est-ce légal de tenir un vote électronique à l’AGA d’un syndicat de copropriété?

Oui, si les règles de convocation, de quorum et de majorité du C.c.Q. et de votre DCV sont respectées, et si le moyen technologique garantit l’identification adéquate des copropriétaires et l’intégrité du processus. La LCJTI reconnaît la validité des documents électroniques, et la Loi 25 encadre la protection des renseignements personnels.

Q2. Un copropriétaire qui refuse la technologie peut-il empêcher l’AGA virtuelle?

Non, pas s’il existe des mesures d’accommodement raisonnables (ligne téléphonique, station de vote sur place, assistance). Le CA doit toutefois s’assurer que tous puissent exercer leur droit de vote sans obstacle indu, et en informer clairement lors de la convocation.

Q3. Que faire en cas de panne pendant un scrutin électronique?

Le président peut suspendre le vote, demander une vérification technique, puis reprendre ou ajourner l’assemblée selon la gravité. Inscrivez les étapes au PV, conservez les journaux d’incident et communiquez la marche à suivre aux copropriétaires.

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Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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