Enregistrement assemblée copropriété Québec Loi 25

Dans une copropriété divise, plusieurs syndicats se demandent s’il est permis d’enregistrer l’assemblée (AGA ou extraordinaire) pour faciliter la rédaction du PV ou régler un différend. La Loi 25, qui modernise les règles québécoises en matière de protection des renseignements personnels, encadre cette pratique. Voici ce que vous devez savoir pour rester conforme tout en améliorant vos processus.

À jour au 2026-06-12.

Ce que couvre la Loi 25 pour une assemblée de copropriété

La Loi 25 modifie notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Dans ce cadre, un enregistrement audio ou vidéo d’une assemblée de copropriété capte des renseignements personnels (voix, image, opinions). Le « responsable de la protection des renseignements personnels » du syndicat (souvent désigné par le CA) doit veiller au respect des obligations de gouvernance, de sécurité et de transparence.

• Le syndicat est le détenteur de l’enregistrement. Il doit justifier la collecte (finalité légitime et déterminée) et limiter la captation au nécessaire.
• Les copropriétaires doivent être informés clairement avant le début de la séance que l’AGA sera enregistrée, avec la finalité prévue (ex.: aide à la rédaction du PV).
• Des mesures de sécurité raisonnables doivent protéger le fichier contre l’accès non autorisé.

Pour les textes applicables, consultez la Loi sur le secteur privé sur LégisQuébec (RLRQ, c. P-39.1) et les articles du Code civil du Québec sur le respect de la vie privée (ex.: art. 35-36 C.c.Q.).

• Texte de la loi sur le secteur privé: LégisQuébec – P-39.1
• Respect de la vie privée: LégisQuébec – C.c.Q., art. 35-36

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Enregistrer une AGA: conditions de validité et consentement

En pratique, l’enregistrement d’une assemblée est possible si la collecte est nécessaire et proportionnée à l’objectif annoncé. L’objectif le plus fréquent est la prise de notes pour un PV exact et neutre. Voici les conditions recommandées.

Avis dans la convocation et au début de séance

• Précisez dans l’avis de convocation que l’AGA pourrait être enregistrée à des fins de rédaction du PV et pour assurer la traçabilité des échanges.
• Rappelez oralement, au moment d’ouvrir l’assemblée, que la captation est en cours, sa finalité, la personne responsable (désignée par le CA) et la durée de conservation envisagée.
• Indiquez si l’enregistrement couvre l’audio seulement ou l’audio/vidéo, et la zone de captation (ex.: table de la présidence et micros des intervenants).

Gestion des objections et solutions

• Si un copropriétaire s’oppose pour des motifs raisonnables liés à sa vie privée, le président d’assemblée peut privilégier l’audio seulement, éloigner la caméra, ou offrir de parler au micro hors champ.
• Évitez toute captation des conversations privées en marge de la séance. La DCV et le règlement d’immeuble peuvent préciser les modalités pour réduire les conflits.
• Le vote secret (bulletins papier ou électronique) ne doit jamais être filmé ni enregistré de manière à identifier un votant.

Le cadre juridique exige de minimiser la collecte et d’obtenir un consentement éclairé lorsque requis. En copropriété, un avis clair dans la convocation et au début de l’AGA, combiné à des moyens concrets de protection, est la pratique la plus robuste.

Bonnes pratiques: de la captation au PV

Pour que l’enregistrement serve réellement la qualité du PV et respecte la Loi 25, appliquez ces principes.

• Finalité limitée: utilisez le fichier uniquement pour préparer et valider le PV. Évitez toute diffusion publique ou sur des réseaux sociaux.
• Minimisation: privilégiez l’audio. Si la vidéo est nécessaire (assemblée hybride, gestion de tours de parole), cadrez uniquement la table de la présidence et le micro actif.
• Sécurité: entreposez le fichier dans un répertoire sécurisé avec accès restreint (secrétaire d’assemblée, membre du CA désigné, gestionnaire). Chiffrez si possible.
• Conservation: détruisez l’enregistrement après l’approbation du PV à l’AGA suivante, sauf si un litige sérieux est officiellement soulevé et documenté.
• Traçabilité: inscrivez au PV que l’assemblée a été enregistrée, la finalité et la durée de conservation prévue. Tenez un registre interne des accès.

Le RGCQ suggère d’adopter des procédures écrites et de former les officiers d’assemblée. Vous pouvez aussi publier une fiche d’information pour les copropriétaires dans votre espace partagé.

Si vous tenez des assemblées virtuelles ou hybrides, structurez la logistique (contrôle des micros, salle d’attente, identification des mandataires) et conservez un journal d’évènement de la plateforme. MultiRent peut vous aider à harmoniser ces pratiques via ses services en gestion des opérations.

Ce qui est interdit ou risqué

• Enregistrement clandestin par un copropriétaire sur son téléphone sans que l’assemblée en soit informée: haut risque d’atteinte à la vie privée et d’usage indu.
• Diffusion de l’enregistrement à des tiers non autorisés ou sur des plateformes publiques: contraire aux principes de proportionnalité et de sécurité.
• Captation de conversations privées tenues hors micro, dans des espaces adjacents à la salle (souvent des parties communes): à proscrire.
• Enregistrement ou traçage permettant de relier chaque vote secret à un copropriétaire: à éviter absolument.
• Utilisation de l’image d’un copropriétaire à d’autres fins (promotion, réseaux): exige un consentement distinct, spécifique et éclairé.

Pour un rappel des principes généraux, consultez aussi les articles 35 et 36 C.c.Q. sur le respect de la vie privée sur LégisQuébec, ainsi que des ressources professionnelles sur la protection des renseignements personnels, comme celles de l’OACIQ (applicables par analogie quant au consentement et à la confidentialité).

Procédure recommandée pour votre syndicat

Voici un parcours simple pour rester efficace et conforme, du point de vue du CA et du secrétaire d’assemblée.

1. Décision du CA et finalité
   • Adoptez une résolution qui précise pourquoi l’enregistrement est requis (ex.: exactitude du PV) et qui nomme le responsable.
2. Avis dans la convocation
   • Ajoutez un encadré « Information et vie privée – Loi 25 » expliquant la captation, la base légale, la durée de conservation et les coordonnées du responsable.
3. Ouverture de l’assemblée
   • Annoncez la captation, le périmètre (audio/vidéo), la gestion des objections et le rappel du vote secret.
4. Captation technique
   • Test audio, positionnement d’un micro unique, bannière « Enregistrement en cours ». Évitez les caméras multiples.
5. Rédaction et approbation du PV
   • Rédigez un PV synthétique et neutre. Mentionnez l’existence de l’enregistrement et le plan de conservation.
6. Conservation et destruction
   • Restreignez l’accès au fichier. Détruisez-le après l’approbation du PV, sauf nécessité démontrable liée à un litige.

Tableau récapitulatif

Rappelez-vous qu’un bon règlement d’immeuble peut préciser ces modalités. Plusieurs syndicats que nous accompagnons inscrivent une « politique d’enregistrement des assemblées » cohérente avec la DCV et la Loi 25.

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FAQ sur l’enregistrement des assemblées

• Un copropriétaire peut-il enregistrer avec son téléphone? Oui, si l’assemblée en est informée et que les mêmes règles s’appliquent (finalité, pas de diffusion, respect des échanges privés). Un enregistrement secret demeure risqué et peut contrevenir au C.c.Q.
• Faut-il un vote pour autoriser l’enregistrement? Pas nécessairement. Une résolution du CA et un avis clair aux participants suffisent souvent, tant que la finalité est légitime et proportionnée. Vérifiez aussi votre DCV et votre règlement d’immeuble.
• Combien de temps garder le fichier? En règle générale, jusqu’à l’approbation du PV à l’AGA suivante. Au-delà, conservez uniquement en cas de litige justifié, avec mesures de sécurité accrues.

Pour approfondir, voyez la Loi sur le secteur privé (P-39.1) sur LégisQuébec et des guides du RGCQ.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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