Assemblée extraordinaire copropriété Québec: l’essentiel

Par Muriel Druart, directrice, service client

Dans une copropriété divise, l’assemblée extraordinaire permet de régler rapidement une situation qui ne peut attendre l’AGA. Elle sert à prendre une décision ciblée, souvent urgente, en respectant la DCV (déclaration de copropriété) et le Code civil du Québec (C.c.Q.). Bien préparée, elle protège le syndicat, rassure les copropriétaires et évite des contestations.

Cet article vous explique quand la convoquer, qui peut l’exiger, comment l’organiser et quels documents produire. Vous y trouverez des conseils pratiques adaptés aux syndicats et aux conseils d’administration (CA) de la grande région de Montréal.

Quand tenir une assemblée extraordinaire?

Plusieurs situations justifient une assemblée extraordinaire. Le point commun: la décision ne peut raisonnablement pas attendre la prochaine AGA.

• Sinistre ou risque pour la sécurité: infiltration majeure, panne critique des équipements, problème électrique ou de structure affectant les parties communes.
• Travaux urgents ou hors budget: autoriser une dépense non prévue au budget annuel, approuver une cotisation spéciale, ou sélectionner un entrepreneur qualifié.
• Gouvernance et CA: combler un siège vacant, destituer et élire un administrateur, mandater le CA pour négocier un contrat important.
• Règlementation interne: adopter ou modifier un règlement d’immeuble (ex.: bornes de recharge, animaux, nuisances, location de type Airbnb), lorsque la DCV ou le C.c.Q. requièrent un vote des copropriétaires.
• Modifications touchant les parties communes ou des parties privatives à usage restreint: par exemple, fermer une mezzanine commune ou réaménager le stationnement.

Selon le C.c.Q. (voir la section « copropriété divise » du Code civil sur LégisQuébec), certaines décisions exigent des majorités particulières, voire « renforcées », comme pour des modifications importantes de l’immeuble ou de la destination de l’immeuble. Référez-vous à votre DCV et aux articles pertinents du C.c.Q. (notamment la série des art. 1084 et suivants) pour connaître la majorité applicable à chaque objet.

Rappel: une assemblée extraordinaire a un ordre du jour restreint. Évitez de multiplier les sujets; si nécessaire, tenez plusieurs assemblées distinctes pour préserver la clarté des décisions.

Qui peut la demander et comment la convoquer?

En règle générale, le CA convoque les assemblées. Toutefois, un groupe de copropriétaires représentant un pourcentage des voix prévu à votre DCV (souvent 10 %) peut exiger par écrit la tenue d’une assemblée sur un objet précis. Si le CA ne convoque pas dans le délai prévu, ces copropriétaires pourraient recourir aux mécanismes prévus par le C.c.Q., y compris la possibilité de s’adresser au tribunal afin qu’une personne soit désignée pour convoquer l’assemblée.

Délai et mode d’avis

• Délai: respectez le délai minimal et maximal prévus par votre DCV et par le C.c.Q. Pour plusieurs copropriétés, l’avis part au moins 10 jours avant la date de l’assemblée, sans excéder une certaine limite. Vérifiez vos documents, car le délai peut varier.
• Mode d’envoi: courrier, remise en mains propres contre accusé, ou envoi électronique si permis par la DCV et consenti par le copropriétaire. Assurez-vous que la collecte et l’usage des courriels respectent la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
• Lieu et format: en présentiel, virtuel ou hybride, selon la DCV. En virtuel, prévoyez un outil de vote fiable, la gestion des procurations et l’identification des participants.

Contenu obligatoire de l’avis

• Date, heure, lieu (ou lien de connexion) et ordre du jour détaillé;
• Documents pertinents: devis, soumissions, rapports d’expert, extraits du carnet d’entretien (EUC), étude du fonds de prévoyance, extraits de la DCV et du règlement d’immeuble;
• Rappel des règles de procuration et de quorum prévues à la DCV et au C.c.Q.;
• Modalités de vote (main levée, vote secret, électronique) et d’inscription des copropriétaires.

Astuce: joignez un court mémo expliquant les impacts budgétaires (frais de condo / charges communes / cotisations) et les échéances. Une préparation claire facilite l’adhésion et réduit les questions en plénière.

Ordre du jour, quorum et votes

L’ordre du jour d’une assemblée extraordinaire doit se limiter aux objets indiqués sur l’avis de convocation. Les décisions importantes qui n’y figurent pas ne devraient pas être votées. Les « questions diverses » servent à échanger, pas à décider.

• Quorum: conforme à la DCV et au C.c.Q. Le quorum se calcule en fonction des voix (tantièmes) des copropriétaires présents ou représentés par procuration. À défaut de quorum, l’assemblée est ajournée et reconvoquée selon les modalités prévues; la DCV peut prévoir des règles particulières pour la seconde convocation.
• Majorités: certaines décisions se prennent à la majorité simple des voix exprimées; d’autres requièrent des majorités plus élevées prévues au C.c.Q. (par exemple, pour des travaux affectant la structure, la destination de l’immeuble ou la valeur relative des parties privatives). Consultez les articles pertinents du Code civil et votre DCV pour valider la majorité applicable.
• Procurations: elles doivent respecter la DCV. Précisez clairement le mandataire, l’étendue du mandat et l’objet de l’assemblée. Conservez-les au registre du syndicat.

Pour éviter les contestations, nommez formellement un président d’assemblée, un secrétaire et, au besoin, des scrutateurs. Mentionnez leurs noms au procès-verbal (PV) et faites adopter les procédures (ordre de prise de parole, gestion du vote secret, etc.).

Documents, PV et suivi après l’assemblée

• Registre et pièces: conservez dans le registre du syndicat l’avis, la preuve d’envoi, la liste de présence, les procurations, les documents déposés, les résultats de vote et le PV signé.
• Procès-verbal (PV): il doit refléter fidèlement les débats, résolutions et résultats de vote en indiquant les voix pour/contre/abstention et, au besoin, la pondération en tantièmes. Évitez les commentaires personnels; privilégiez des faits clairs et neutres.
• Transmission du PV: transmettez-le aux copropriétaires dans le délai prévu par la DCV. Pour les décisions exécutoires (ex.: cotisation spéciale, adjudication d’un contrat), diffusez aussi un avis de décision rappelant l’échéancier et les modalités de paiement.
• Exécution et contrats: si des travaux sont approuvés, finalisez le mandat en vérifiant les licences d’entrepreneur (RBQ), les garanties, l’assurance et l’échéancier. Planifiez la communication de chantier et l’accès aux parties communes/privatives touchées.
• Suivi budgétaire: lorsque l’assemblée autorise des dépenses non prévues, adaptez vos prévisions financières, vos appels de cotisations et votre tableau de flux de trésorerie. Gardez en tête l’articulation avec le fonds de prévoyance et l’entretien préventif prévu au carnet d’entretien (EUC).

Pour un déroulement sans friction, plusieurs syndicats choisissent d’être accompagnés pour la convocation, l’animation, la tenue de registre et la rédaction du PV. Voyez nos services de gestion administrative et notre blogue pour des guides complémentaires.

FAQ — Assemblée extraordinaire en copropriété

Quelle différence entre une AGA et une assemblée extraordinaire?

L’AGA couvre les sujets récurrents annuels: états financiers, budget, rapport du CA, nomination du vérificateur, élection des administrateurs, etc. L’assemblée extraordinaire vise un objet précis qui ne peut attendre. Elle suit les mêmes règles de convocation et de tenue, mais son ordre du jour est restreint aux points annoncés.

Peut-on ajouter un point « divers » et voter dessus?

On peut échanger sous « divers », mais par prudence juridique, on évite d’y voter des décisions substantielles qui n’étaient pas annoncées. Si un enjeu nécessite un vote, inscrivez-le clairement à l’ordre du jour d’une prochaine assemblée pour respecter les règles d’information des copropriétaires.

Le CA refuse de convoquer malgré une demande écrite de copropriétaires. Que faire?

Vérifiez d’abord si la demande respecte la DCV (pourcentage de voix, objet précis). Mettez le CA en demeure de convoquer dans le délai raisonnable prévu. À défaut, le C.c.Q. permet de demander au tribunal de désigner une personne qui convoquera l’assemblée. Conservez toutes les preuves de démarche (courriels, lettres, accusés de réception).

Une assemblée virtuelle est-elle valide?

Oui, si la DCV l’autorise ou si une résolution a prévu des modalités équivalentes. Assurez-vous d’un système qui permet d’identifier les copropriétaires, de gérer les procurations, de compter les voix et d’archiver les résultats, en respectant la Loi 25 pour les renseignements personnels.

Comment éviter les contestations après coup?

Respectez les délais et modalités de la DCV et du C.c.Q., tenez un registre complet, nommez un président d’assemblée compétent, annoncez clairement les points à l’ordre du jour et documentez les décisions. Un PV précis et transmis rapidement est votre meilleure protection.

Ressources utiles:

• Code civil du Québec – Copropriété divise (C.c.Q., art. 1084 et suiv.) sur LégisQuébec: https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/ccQ-1991
• Protection des renseignements personnels (Loi 25 – secteur privé, RLRQ c. P-39.1): https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
• RBQ – Vérifier la licence d’un entrepreneur avant d’adjuger des travaux: https://www.rbq.gouv.qc.ca/
• RGCQ – Bonnes pratiques en copropriété: https://rgcq.org/

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Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.

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