Changer de gestionnaire de copropriété : la liste de vérification du conseil
Pour changer de gestionnaire de copropriété sans rien échapper, le conseil d’administration coche quatre moments : avant la décision, à l’envoi de l’avis, pendant le transfert des dossiers, puis trente jours après la bascule. La liste qui suit se remplit en réunion du conseil. Pour la marche à suivre complète, préavis, délais et coûts compris, consultez notre guide pour changer de gestionnaire de copropriété.
Avant la décision : que faut-il vérifier ?
- La déclaration de copropriété : qui nomme et remplace le gestionnaire, le conseil seul ou avec un vote de l’assemblée.
- Le contrat en cours : sa date de fin, son renouvellement automatique et la date limite pour s’y opposer.
- Le préavis de résiliation : le délai, la forme exigée et le destinataire.
- Ce que la sortie peut coûter : indemnité, honoraires jusqu’au terme, frais de transfert des dossiers.
- Deux ou trois propositions écrites, comparées sur la même base.
- Un plan de transition daté, demandé à chaque candidat.
Une question de droit sur le contrat va à l’avocat ou au notaire du syndicat, avant l’envoi de l’avis. Pour comparer les candidats, voyez comment choisir un gestionnaire de copropriété.
À l’avis : que doit contenir le dossier du conseil ?
- Une résolution du conseil, consignée au procès-verbal : fin du mandat en cours, gestionnaire retenu, administrateur responsable de la transition.
- Un avis écrit au gestionnaire sortant, dans le délai et la forme prévus au contrat.
- La date de fin et la liste des documents et des accès à remettre, jointes à l’avis.
- La preuve d’envoi, conservée avec les documents du syndicat.
- Le nouveau mandat signé, dont la date de début suit sans trou la date de fin de l’ancien.
- La lettre de transfert, qui autorise le nouveau gestionnaire à recevoir les dossiers au nom du syndicat.
Si le contrat se reconduit de lui-même, la date à surveiller n’est pas celle de la fin, mais celle de l’opposition. Notre article sur le renouvellement automatique du contrat de gestion explique quoi repérer.
Pendant le transfert : quels documents et quels accès récupérer ?
| Catégorie | À récupérer |
|---|---|
| Comptabilité et banque | Grand livre, états financiers à la date de fin, conciliations bancaires, solde de chaque copropriétaire, factures impayées |
| Registres du syndicat | Déclaration de copropriété, règlement de l’immeuble, procès-verbaux, registre des copropriétaires, carnet d’entretien, étude du fonds de prévoyance |
| Contrats et assurances | Contrats des fournisseurs, police d’assurance, sinistres ouverts, travaux en cours |
| Accès | Signataires bancaires, portail des copropriétaires, boîtes courriel, clés, puces et codes d’accès |
Le Code civil du Québec énumère le contenu du registre que le syndicat doit tenir (art. 1070 C.c.Q.). Demandez en plus une conciliation bancaire et une liste des soldes arrêtées à la date exacte du changement : c’est le point de départ de la comptabilité suivante.
Le gestionnaire sortant tarde ? Relancez par écrit, avec la liste des pièces et une date. Voyez quoi faire quand un gestionnaire ne remet pas les documents du syndicat.
Trente jours après la bascule : que doit confirmer le conseil ?
- Les prélèvements des copropriétaires arrivent au bon compte.
- Les signataires bancaires sont à jour et les anciens accès sont révoqués.
- Les mots de passe partagés ont été changés.
- Les copropriétaires ont reçu les nouvelles coordonnées et la marche à suivre pour leurs demandes et leurs paiements.
- Les fournisseurs et l’assureur connaissent le nouvel interlocuteur.
- La liste écrite des pièces manquantes est suivie, avec une date pour chacune.
- Le changement est présenté à la prochaine assemblée et consigné au procès-verbal.
Où trouver la marche à suivre complète ?
Cette liste résume les gestes. L’ordre des étapes, les clauses du contrat à lire, les délais et les coûts sont détaillés dans notre guide : Changer de gestionnaire de copropriété : la marche à suivre, du préavis au transfert des livres.
Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez un avocat ou un notaire.
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